En gruppe unge sidder omkring et bord og arbejder foran computere

Det skal være nemt og hurtigt at betjene det lokale foreningsliv i Billund Kommune. Derfor har kommunen investeret i KMD Booking, som digitaliserer processen ved booking af kommunens hal- og møderumsfaciliteter, integrerer til økonomisystemer og understøtter ansøgninger af tilskuds- og puljemidler.

I Billund Kommune står det nedfældet i strategipapirerne, at man vil være en borgervendt organisation. Den vision står de formentlig ikke alene med i det danske kommunelandskab. Til gengæld er Billund Kommune mere end almindeligt optaget af at efterleve visionen. Så når der eksempelvis skal investeres i en ny-it-løsning, er det ikke nok, at løsningen er nem og effektiv at administrere for kommunens medarbejdere. En ny løsning skal også måles på dens evne til at skabe mere værdi for borgerne.

Det var på denne baggrund, Billund Kommune for ca. et års tid siden gik på jagt efter en ny løsning til booking af kommunens hal- og møderumsfaciliteter. Den tidligere bookingprocedure på området var præget af mange manuelle processer, der blev håndteret i forskellige siloer. Billund Kommune ønskede derfor en løsning, der kunne digitalisere den samlede bookingprocedure, og som samtidig havde potentialet til at forbedre en række relaterede administrative processer.

Tværgående behovsopfyldelse

“Vi var meget optaget af at finde en løsning, der ikke bare dækkede behovet i Kultur og Fritid, men som også kunne fungere på tværs af flere forvaltninger. Eksempelvis som erstatning for vores nuværende kantinesystem på rådhuset, som bookingsystem i vores svømmehaller og fitnesscentre, til håndtering af skoleforløb på museet og til billethåndtering, når vi afholder arrangementer. Vi ville også gerne have en løsning, der kunne integrere med vores økonomisystemer i kommunen. Så når der eksempelvis bliver betalt for en vare i cafeen i én af vores haller, bliver det automatisk bogført det rigtige sted,” siger Rasmus Kaufmann, Kultur- og Fritidschef i Billund Kommune.

“Der var flere løsninger i spil, men i sidste ende faldt valget på KMD Booking, fordi det var den løsning, der opfyldte flest af vores ønsker. Og så var der endda en række områder, hvor løsningen kunne mere end det, vi havde ønsket.”

Der var flere løsninger i spil, men i sidste ende faldt valget på KMD Booking, fordi det var den løsning, der opfyldte flest af vores ønsker. Og så var der endda en række områder, hvor løsningen kunne mere end det, vi havde ønsket

rasmus kaufmann, kultur- og fritidschef, billund kommune

Digital understøttelse af tilskuds- og puljeansøgninger

Ét af de områder, der kommer til at forbedre borgernes og især fritidsforeningernes brugeroplevelse, er ansøgningsprocessen af tilskuds- og puljemidler i KMD Booking. Tidligere var det ikke unormalt, at repræsentanter fra de lokale foreninger troppede personligt op på kommunekontoret og afleverede deres regnskaber i plastikposer, når de skulle søge midler. Det er på alle måder en ressourcetung proces – både for borgerne og for kommunen. Med KMD Booking bliver ansøgningsprocessen digitaliseret fra A-Z, så al information fremover bliver samlet og håndteret ét sted.

“Selvom det kræver lidt tilpasning af løsningen, kan vi også se, at vi potentielt kan håndtere andre tilskuds- og puljeordninger i KMD Booking end dem, der er på Kultur og Fritidsområdet,” siger Kristina Nøhr Højgaard, udviklingskonsulent i Billund Kommune. “Eksempelvis ansøgning af paragraf 18-midler, handicaptilskud og udbetaling af midler til projekter fra vores Borger Idékasse.” 
Udover håndteringen af diverse tilskuds- og puljeordninger i KMD Booking lægger Billund Kommune også vægt på, at løsningen er direkte integreret til organisationsværktøjet Conventus, der er målrettet foreningslivet.

“Der er mange af vores foreninger, der i forvejen anvender Conventus. Når de opdaterer stamoplysningerne i Conventus – eksempelvis udskiftning af en mailadresse eller en formandspost – slår det automatisk igennem i KMD Booking, så informationen altid er opdateret. Det var også et plus. Ligesom det også var et plus, at KMD Booking har mulighed for at vise en engelsk version af løsningen, fordi vi er en meget international kommune.”

 

Der er mange af vores foreninger, der i forvejen anvender Conventus. Når de opdaterer stamoplysningerne i Conventus – eksempelvis udskiftning af en mailadresse eller en formandspost – slår det automatisk igennem i KMD Booking, så informationen altid er opdateret. Det var også et plus. Ligesom det også var et plus, at KMD Booking har mulighed for at vise en engelsk version af løsningen, fordi vi er en meget international kommune.

kristina nøhr Højgaard, udviklingskonsulent, billund kommune

Fælles overblik og løbende optimering

KMD Booking skal implementeres i Billund Kommune henover efteråret 2020, og så er forventningen, at løsningen er i drift engang i foråret 2021. På det tidspunkt vil det forhåbentlig ikke kun være de kommunale haller og mødelokaler, der er koblet op på løsningen, men også de private og selvejende idrætsfaciliteter.

“Vores drøm er, at alle private og kommunale institutioner indenfor kultur- og fritidsområdet i Billund Kommune kan anvende den samme bookingplatform. For det betyder, at alle borgere i Billund Kommune kun skal orientere sig ét sted. I dag kan det være svært at få det overblik,” siger Rasmus Kaufmann og fortæller, at Billund Kommune også har tilkøbt et modul i KMD Booking, så man ved hjælp af infrarøde kameraer kan se, hvordan den kapacitet, der er blevet booket, rent faktisk bliver udnyttet. 

Vores drøm er, at alle private og kommunale institutioner indenfor kultur- og fritidsområdet i Billund Kommune kan anvende den samme bookingplatform. For det betyder, at alle borgere i Billund Kommune kun skal orientere sig ét sted. I dag kan det være svært at få det overblik

RASMUS KAUFMANN, KULTUR- OG FRITIDSCHEF, BILLUND KOMMUNE

“Hvis vi over et år eksempelvis kan se, at der altid bliver booket en stor hal hver tirsdag til en bestemt aktivitet, men at der aldrig dukker mere end 10 mennesker op, kunne det måske være en ide at flytte den aktivitet til et mindre sted, så vi udnytter vores kapacitet bedst muligt. Vi har ikke købt de infrarøde kameraer endnu, men den form for optimering kunne være et naturligt næste skridt for os med KMD Booking,” slutter han.