Fors øger kundefokus og effektiviserer arbejdsgange med KMD Easy Energy

Den 1. januar 2016 blev tre til en. Holbæk Forsyning A/S, Lejre Forsyning A/S og Roskilde Forsyning A/S fusionerede og dannede Fors A/S. Det var en konsolideringsøvelse med oplagte stordriftsfordele. Men selvfølgelig var der organisatoriske, tekniske og kulturelle udfordringer forbundet med at smelte flere enheder sammen i ét selskab. Herunder valg og anvendelse af det fremtidige afregnings- og kundesystem. Det fortæller kundedirektør i Fors A/S, Thomas Hopp.

- Før fusionen anvendte man to forskellige afregningssystemer i de tre selskaber. Og selvom der var to selskaber, der anvendte den samme løsning, anvendte de den på to forskellige måder. Så vores største udfordring var at reducere kompleksiteten ved at vælge én løsning og derefter strømline brugen af den løsning på tværs af organisationen.

I beslutningsprocessen vejede det tungt, at det fremtidige afregningssystem skulle kunne understøtte de forskellige forbrugsarter, Fors A/S har indenfor vand, varme, spildevand og affald. Her har Fors A/S særlige krav til vægtafregnet affald og håndtering af fjernvarmeaflæsning. Den opgave var der kun én løsning i markedet, der kunne løfte.

- Vi ønskede ikke at være prøvekaniner på en helt ny løsning med alle de børnesygdomme, der følger med. Det skulle være kendt og gennemtestet teknologi. Derfor faldt valget på KMD Easy Energy, siger Thomas Hopp.

Easy Energy understøtter digitaliseringsrejse

Hovedoverskriften for al drift og forretningsudvikling i Fors A/S er kundefokus og effektivisering. Midlet til at nå dette mål går bl.a. gennem øget digitalisering af services, processer og arbejdsopgaver.

- Vores it-systemer skal kunne understøtte vores strategiske målsætninger i forretningen. Her har vi på den side fokus på at arbejde hurtigere og mere effektivt med opgaverne. Og eksternt har vi fokus på at tilbyde flere digitale løsninger til vores kunder – eksempelvis i form af mere moderne selvbetjeningsløsninger. På begge områder er Easy Energy et naturligt skridt på vores digitaliseringsrejse, siger Thomas Hopp.

Lydhør og fleksibel samarbejdspartner

Man skifter ikke bare system eller lægger flere systemer sammen til ét, uden det kan mærkes i organisationen. Det er en kompleks opgave, der har krævet et tæt samarbejde mellem projektlederen i Fors A/S, Camilla Hitzner Jørgensen, og konsulenterne i KMD.

- Første fase af implementeringsprojektet var at konvertere data fra ét af selskaberne til Easy Energy. Det er gået rigtig fint. KMD havde lavet en god analyse på forhånd, og de har arbejdet meget effektivt med opgaven. Og så har konsulenterne lyttet til, hvad jeg havde at sige. De har ikke bare trumfet deres egne forslag igennem. Det kan jeg godt lide, siger Camilla Hitzner Jørgensen.

Hun fortæller, at hun og KMD indledningsvis håndterede kommunikationen via projektledelsesværktøjet Teamwork. Men kort inde i projektet supplerede de den skriftlige dialog med faste statusmøder hver uge, hvor de i fællesskab drøftede, hvor langt man var, hvilke opgaver der kunne afsluttes, og hvad der var næste skridt.

Gør det smartest

- En anden kvalitet ved KMD som samarbejdspartner har været viljen til at finde løsninger, fortæller Camilla Hitzner Jørgensen.

- KMD har taget ansvaret på sig og fundet en måde at løse problemet på. De har været meget fleksible og har eksempelvis foretaget tilpasninger af Easy Energy løbende – og nogle gange er det endda sket indenfor en halv time, siger hun.

Udover den rent tekniske sammenlægning af systemer har Fors A/S også haft fokus på at skabe en ny fælles kultur på tværs af de tidligere selskaber. Sammen med KMD har de afholdt workshops, hvor der er blevet arbejdet med gamle vaner, nye rutiner og ensretning af fremtidige processer.

- Der er mange meninger om, hvordan man skal gøre tingene, når man samler tre selskaber til et. Men for os handler det ikke om at gøre det på Roskilde-, Lejre- eller Holbæk-måden. Det handler om at gøre det på den smarte måde, og det skal Easy Energy hjælpe os med, siger Thomas Hopp.

Alt i alt et vellykket projekt

Forventningerne til KMD Easy Energy har først og fremmest drejet sig om at styrke interne arbejdsgange og kommunikationen med kunder nu og her. Men Thomas Hopp er allerede begyndt at tænke på fremtidige initiativer.

- I takt med at vi får udbredt fjernaflæste målere i hele vores forsyningsområde, bliver næste naturlige skridt for os at aktivere vores kundedata. Det kan være i form af alarmsystemer, hvis vi eksempelvis registrerer, at vandforbruget på en adresse stikker helt af. Den proaktive service skal vores kunder kunne forvente af os. Hvis vi ligger inde med deres forbrugsdata, vil jeg næsten sige, at vi har pligt til at orientere dem, inden skaden sker, og de får en kæmperegning, eller huset bliver ødelagt, siger han.

Det er endnu for tidligt at registrere en dokumenteret effekt af KMD Easy Energy i Fors A/S. Men det er udelukkende, fordi løsningen ikke har været implementeret i længere tid. Både Thomas Hopp og Camilla Hitzner Jørgensen har en klar forventning om kortere ekspeditionstider per kunde, større kundetilfredshed og lavere driftsomkostninger som følge af, at man i fremtiden kun anvender ét system fra én leverandør.

- Samlet set kan vi allerede nu se, at projektet har været vellykket, slutter Thomas Hopp.

Om Fors A/S

Fors A/S er en sammenlægning af Holbæk Forsyning A/S, Lejre Forsyning A/S og Roskilde Forsyning A/S. Fors A/S leverer vand og fjernvarme og håndterer spildevand, kloakker og affald. Fors A/S har ca. 190 medarbejdere og en omsætning på ca. 670 mio. kr. om året.

Om KMD Easy Energy

• Moderne brancheløsning til kundestyring og forbrugsafregning
• Customer engagement-platform med selvbetjeningsunivers
• Leveres som Software-as-a-Service (SaaS)
• Modulopbygget funktionalitet