Det er kommunens cirka 700 sundhedsansatte,
som dagligt bruger systemet til at koordinere og lave
forløb og planer for borgerne. Det nye it-system kommer
i sidste ende borgerne til gode, da det er målet,
at borgeren oplever en mere sammenhængende indsats.
Derfor har det været afgørende for Brønderslev
Kommune, at de mange ansatte har fået undervisning
i systemet. Et grundigt forarbejde med fokus på gevinstrealisering
og forandringsledelse har været nøglen
til en god implementering, lyder det fra visitationschef
i Brønderslev Kommune.
Det nye it-system skulle forankres godt i organisationen. Det
var hovedformålet med det arbejde, som en styregruppe i
Brønderslev Kommune har lagt kræfter i forud for implementeringen
af det nye it-system KMD Nexus. Det nye system
samler oplysninger om borgerne ét sted på områderne inden
for sundhed, ældre, handicap, psykiatri og misbrug og skal
være med til at sikre en koordineret indsats for borgerne.
- Det er vigtigt for os at have et system, som giver et overblik
over vores arbejde og indsatser for borgerne. Derfor har vi
også under implementeringen af det nye system været meget
fokuserede på at undervise vores medarbejdere i, hvordan systemet
fungerer og gøre det klart, hvorfor vi implementerer et
nyt system. Alene det at vi nu har samlet alt i ét system og ikke
flere forskellige systemer, giver et rationale, siger Ellen Lykke,
visitationschef i Brønderslev Kommune.
Hun har siddet med i den styregruppe, som siden slutningen
af 2015 har planlagt og styret den endelige implementering
af det nye it-system KMD Nexus på hele sundhedsområdet i
Brønderslev Kommune, som omfatter blandt andet ældreområdet
og handicap- og psykiatriområdet.
Vigtigt at føle ejerskab over it-systemet
For at sikre en god implementeringsfase har konsulenter fra
KMD undervist og ydet rådgivning omkring forandringsledelse
og gevinstrealisering til styregruppen og udvalgte medarbejdere,
herunder de medarbejdere, som er uddannede systemadministratorer.
- Vores mål med at arbejde med forandringsledelse og gevinstrealisering
har været at sikre forståelse, følgeskab og derved
også ejerskab over KMD Nexus for alle i organisationen. Det har været vigtigt for os, at vi har haft fælles mål for implementering
og drift af it-systemet, så alle ved, hvad der skal ske, og
hvornår det skal ske, siger Ellen Lykke og nævner ledelsesinformation,
effektive arbejdsgange og trivsel som nogle af de
gevinster, som de praktisk har arbejdet med.
- Det betyder rigtig meget, at vi aktivt har arbejdet med forandringsledelse
og gevinstrealisering. Vi er blevet bedre til
sammen at stille skarpt på tingene, og helt konkret er vi blevet
bedre til at sætte mål i vores sagsbehandlingssystem, siger
Ellen Lykke.
Alle har fået undervisning i it-systemet
Susanne Fløche, systemadministrator og konsulent i Ældreområdet
i Brønderslev Kommune, har været projektleder på
implementeringen af det nye it-system på Ældreområdet.
- Systemet er blevet taget rigtig godt imod af medarbejderne.
For de ansatte er det særligt vigtigt, at det er et system, som er
lettilgængeligt og let at finde rundt i. I opstarten havde vi selvfølgelig
nogle opringninger omkring systemet på funktionsniveau.
Men allerede her et par måneder efter den endelige implementering
- og efter folk har fået føling med systemet - går
deres henvendelser mere på forbedringsforslag til systemet,
forklarer Susanne Fløche og understreger, at arbejdet med
at samle erfaringer og input til systemet vil fortsætte i 2017 i
samarbejde med medarbejdere og superbrugere af systemet.
På Ældreområdet er det særligt hjemmesygeplejersker, hjælpere
og assistenter, som hjælper borgerne ude i deres private
hjem, hjælpere, sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter
på plejecentre, pædagoger inden for demensområdet
samt ansatte inden for forebyggende hjemmebesøg, som
bruger it-systemet. Alle de ansatte, som samlet tæller cirka
700, fik i løbet af seks uger undervisning i KMD Nexus.
- Implementeringstiden blev kortere, fordi vi valgte at gøre det
på den måde, hvor vi underviste fokuseret i tre lokaler. Vi har
haft meget fokus på, at overgangen fra det gamle system til
det nye skulle være så kort som muligt, så man hurtigt får fingrene
i det nye, siger Susanne Fløche.
Implementering kræver en stor indsats af hele organisationen
Louise Eff har været med fra KMD som management konsulent
til at sørge for, at projektet kom godt fra start på det
strategiske og organisatoriske område. Hun har blandt andet
været med til at fastsætte de gevinster, som kommunen kan
opnå ved at sætte ekstra fokus på at implementere det nye
it-system i organisationen.
Ifølge Louise Eff er der flere fordele ved at sætte fokus på gevinstrealisering
og forandringsledelse, når man implementerer
et nyt it-system. Når man taler om gevinster, er det forbedringer,
man kan måle, når man har lavet en forandring, og som
efterfølgende bliver vurderet positive af de folk, som har været
involveret i projektet.
- Uanset hvor brugervenligt et system er, er det altid et stort
arbejde for en organisation, når et nyt system skal implementeres.
Ved at bruge gevinstrealisering får man defineret et mål,
og hvordan man ved, om målet er nået. Det giver organisationen
mulighed for at styre efter det. Man kan sige, at ved
at arbejde systematisk med gevinstrealisering sikrer man et
godt projekt, en god implementering og et godt resultat, siger
Louise Eff.
- Ledelsen i Brønderslev Kommune har været meget aktive og
synlige gennem hele forløbet. Det er vigtigt, at medarbejderne
kan mærke, at ledelsen bakker hundrede procent op. Det
har de gjort ved at deltage i alle workshops og været tilgængelige
for projektledelsen til at svare på spørgsmål, og så har de
stået ved de strategiske til- og fravalg. At ledelsen har været
så aktiv, kan vi tydeligt aflæse i temperaturmålingerne blandt
medarbejderne, siger Louise Eff og henviser til den temperaturmåling,
som KMD foretog i forbindelse med implementeringen
af KMD Nexus.
Positive tilbagemeldinger fra medarbejderne
Temperaturmålingen er en måling af, hvordan medarbejderne
er forberedte og motiverede til den forandring, der står foran
dem. I målingen, som er en såkaldt ADKAR-analyse, vurderer
medarbejderne en forandring ud fra en skala fra 1-5. I en vellykket
forandring scorer medarbejderne mindst 3 på skalaen.
Målingen viser blandt andet, at 98,3 procent af de 54 adspurgte
scorer 3 eller derover på spørgsmålet: ”Jeg ser frem til at
udføre mine opgaver i det nye system”. 92,4 procent af de
adspurgte scorer 3 eller derover på spørgsmålet om, hvorvidt
deres nærmeste leder bakker op om ændringerne.
Ifølge Louise Eff viser resultatet af målingen, at medarbejderne
har oplevet en klar og positiv kommunikation omkring systemskiftet.
Det er visitationschef Ellen Lykke enig i.
- Vi er glade for, at temperaturmålingen har vist så positive
tilbagemeldinger på processen. Vi har været meget bevidste
om, at det ikke bare lige er et flyt og et skifte, vi laver natten
over. Det kræver en tidsmæssig investering at få brugerne af
systemet involverede og skabe en forståelse for, hvorfor vi
implementerer et nyt system. Næste skridt for os er at finde
ud af, hvordan vi også sørger for at få brugt al den data, som
systemet indeholder, strategisk i vores arbejde, siger Ellen
Lykke.
Hvorfor arbejde med gevinstrealisering?
Gevinstrealisering handler om at definere, hvad man
vil opnå med et projekt: Vil man have bedre borgeroplevelse,
bedre data, enklere arbejdsgange eller bedre
dokumentation eller. Og ikke mindst at definere hvilken
værdi, det har for organisationen at opnå det.
Hvorfor arbejde med forandringsledelse?
Forandringsledelse handler om at sætte fokus på det
vigtigste i et implementeringsprojekt; at medarbejderne
tager de nye arbejdsgange til sig og bruger det nye
system optimalt.