Brønderslev Kommune: vigtigt at systemet bliver implementeret ordentligt

Det er kommunens cirka 700 sundhedsansatte, som dagligt bruger systemet til at koordinere og lave forløb og planer for borgerne. Det nye it-system kommer i sidste ende borgerne til gode, da det er målet, at borgeren oplever en mere sammenhængende indsats. Derfor har det været afgørende for Brønderslev Kommune, at de mange ansatte har fået undervisning i systemet. Et grundigt forarbejde med fokus på gevinstrealisering og forandringsledelse har været nøglen til en god implementering, lyder det fra visitationschef i Brønderslev Kommune.

Det nye it-system skulle forankres godt i organisationen. Det var hovedformålet med det arbejde, som en styregruppe i Brønderslev Kommune har lagt kræfter i forud for implementeringen af det nye it-system KMD Nexus. Det nye system samler oplysninger om borgerne ét sted på områderne inden for sundhed, ældre, handicap, psykiatri og misbrug og skal være med til at sikre en koordineret indsats for borgerne.

- Det er vigtigt for os at have et system, som giver et overblik over vores arbejde og indsatser for borgerne. Derfor har vi også under implementeringen af det nye system været meget fokuserede på at undervise vores medarbejdere i, hvordan systemet fungerer og gøre det klart, hvorfor vi implementerer et nyt system. Alene det at vi nu har samlet alt i ét system og ikke flere forskellige systemer, giver et rationale, siger Ellen Lykke, visitationschef i Brønderslev Kommune.

Hun har siddet med i den styregruppe, som siden slutningen af 2015 har planlagt og styret den endelige implementering af det nye it-system KMD Nexus på hele sundhedsområdet i Brønderslev Kommune, som omfatter blandt andet ældreområdet og handicap- og psykiatriområdet.

Vigtigt at føle ejerskab over it-systemet

For at sikre en god implementeringsfase har konsulenter fra KMD undervist og ydet rådgivning omkring forandringsledelse og gevinstrealisering til styregruppen og udvalgte medarbejdere, herunder de medarbejdere, som er uddannede systemadministratorer.

- Vores mål med at arbejde med forandringsledelse og gevinstrealisering har været at sikre forståelse, følgeskab og derved også ejerskab over KMD Nexus for alle i organisationen. Det har været vigtigt for os, at vi har haft fælles mål for implementering og drift af it-systemet, så alle ved, hvad der skal ske, og hvornår det skal ske, siger Ellen Lykke og nævner ledelsesinformation, effektive arbejdsgange og trivsel som nogle af de gevinster, som de praktisk har arbejdet med.

- Det betyder rigtig meget, at vi aktivt har arbejdet med forandringsledelse og gevinstrealisering. Vi er blevet bedre til sammen at stille skarpt på tingene, og helt konkret er vi blevet bedre til at sætte mål i vores sagsbehandlingssystem, siger Ellen Lykke.

Alle har fået undervisning i it-systemet

Susanne Fløche, systemadministrator og konsulent i Ældreområdet i Brønderslev Kommune, har været projektleder på implementeringen af det nye it-system på Ældreområdet.

- Systemet er blevet taget rigtig godt imod af medarbejderne. For de ansatte er det særligt vigtigt, at det er et system, som er lettilgængeligt og let at finde rundt i. I opstarten havde vi selvfølgelig nogle opringninger omkring systemet på funktionsniveau. Men allerede her et par måneder efter den endelige implementering - og efter folk har fået føling med systemet - går deres henvendelser mere på forbedringsforslag til systemet, forklarer Susanne Fløche og understreger, at arbejdet med at samle erfaringer og input til systemet vil fortsætte i 2017 i samarbejde med medarbejdere og superbrugere af systemet.

På Ældreområdet er det særligt hjemmesygeplejersker, hjælpere og assistenter, som hjælper borgerne ude i deres private hjem, hjælpere, sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter på plejecentre, pædagoger inden for demensområdet samt ansatte inden for forebyggende hjemmebesøg, som bruger it-systemet. Alle de ansatte, som samlet tæller cirka 700, fik i løbet af seks uger undervisning i KMD Nexus.

- Implementeringstiden blev kortere, fordi vi valgte at gøre det på den måde, hvor vi underviste fokuseret i tre lokaler. Vi har haft meget fokus på, at overgangen fra det gamle system til det nye skulle være så kort som muligt, så man hurtigt får fingrene i det nye, siger Susanne Fløche.

Implementering kræver en stor indsats af hele organisationen

Louise Eff har været med fra KMD som management konsulent til at sørge for, at projektet kom godt fra start på det strategiske og organisatoriske område. Hun har blandt andet været med til at fastsætte de gevinster, som kommunen kan opnå ved at sætte ekstra fokus på at implementere det nye it-system i organisationen.

Ifølge Louise Eff er der flere fordele ved at sætte fokus på gevinstrealisering og forandringsledelse, når man implementerer et nyt it-system. Når man taler om gevinster, er det forbedringer, man kan måle, når man har lavet en forandring, og som efterfølgende bliver vurderet positive af de folk, som har været involveret i projektet.

- Uanset hvor brugervenligt et system er, er det altid et stort arbejde for en organisation, når et nyt system skal implementeres. Ved at bruge gevinstrealisering får man defineret et mål, og hvordan man ved, om målet er nået. Det giver organisationen mulighed for at styre efter det. Man kan sige, at ved at arbejde systematisk med gevinstrealisering sikrer man et godt projekt, en god implementering og et godt resultat, siger Louise Eff.

- Ledelsen i Brønderslev Kommune har været meget aktive og synlige gennem hele forløbet. Det er vigtigt, at medarbejderne kan mærke, at ledelsen bakker hundrede procent op. Det har de gjort ved at deltage i alle workshops og været tilgængelige for projektledelsen til at svare på spørgsmål, og så har de stået ved de strategiske til- og fravalg. At ledelsen har været så aktiv, kan vi tydeligt aflæse i temperaturmålingerne blandt medarbejderne, siger Louise Eff og henviser til den temperaturmåling, som KMD foretog i forbindelse med implementeringen af KMD Nexus.

Positive tilbagemeldinger fra medarbejderne

Temperaturmålingen er en måling af, hvordan medarbejderne er forberedte og motiverede til den forandring, der står foran dem. I målingen, som er en såkaldt ADKAR-analyse, vurderer medarbejderne en forandring ud fra en skala fra 1-5. I en vellykket forandring scorer medarbejderne mindst 3 på skalaen. Målingen viser blandt andet, at 98,3 procent af de 54 adspurgte scorer 3 eller derover på spørgsmålet: ”Jeg ser frem til at udføre mine opgaver i det nye system”. 92,4 procent af de adspurgte scorer 3 eller derover på spørgsmålet om, hvorvidt deres nærmeste leder bakker op om ændringerne.

Ifølge Louise Eff viser resultatet af målingen, at medarbejderne har oplevet en klar og positiv kommunikation omkring systemskiftet.

Det er visitationschef Ellen Lykke enig i.

- Vi er glade for, at temperaturmålingen har vist så positive tilbagemeldinger på processen. Vi har været meget bevidste om, at det ikke bare lige er et flyt og et skifte, vi laver natten over. Det kræver en tidsmæssig investering at få brugerne af systemet involverede og skabe en forståelse for, hvorfor vi implementerer et nyt system. Næste skridt for os er at finde ud af, hvordan vi også sørger for at få brugt al den data, som systemet indeholder, strategisk i vores arbejde, siger Ellen Lykke.

Hvorfor arbejde med gevinstrealisering?

Gevinstrealisering handler om at definere, hvad man vil opnå med et projekt: Vil man have bedre borgeroplevelse, bedre data, enklere arbejdsgange eller bedre dokumentation eller. Og ikke mindst at definere hvilken værdi, det har for organisationen at opnå det.

Hvorfor arbejde med forandringsledelse?

Forandringsledelse handler om at sætte fokus på det vigtigste i et implementeringsprojekt; at medarbejderne tager de nye arbejdsgange til sig og bruger det nye system optimalt.