Sagsbehandlingen behøver ikke at trække tænder ud

Større gennemsigtighed. Mere sikkerhed. Sparet tid. Tættere samarbejde. Og ikke mindst bedre borgerservice. Det er nogle af de fordele, Københavns Kommune har oplevet, efter de implementerede KMD Lex til understøttelse af sagsbehandlingsprocessen for almindeligt og udvidet helbredstillæg samt udbetaling af enkeltydelser.

Der er ingen grund til at pakke det ind. Lovgivningen på tandplejeområdet er kompleks. Der findes mange forskellige tilbud og tilskud til borgerne, og det kan være en besværlig proces at administrere et forløb, der ofte involverer flere offentlige instanser og praktiserende tandlæger. Denne kompleksitet på tandplejeområdet har Københavns Kommune forsøgt at reducere ved at implementere KMD Lex. Løsningen er designet til at understøtte kommunens administrative sagsgange i forbindelse med bevilling og udbetaling af tilskud til tandbehandlinger.

KMD Lex kan dække flere forskellige områder af lovgivningen indenfor tandpleje. Tilbage i 2013 implementerede Københavns Kommune den del af KMD Lex, der understøtter sagsbehandlingsprocessen for almindeligt og udvidet helbredstillæg for pensionister. I stedet for at håndtere bunkevis af papir og holde manuelt styr på bevillinger og afregninger er al relevant information i dag samlet i én løsning, og sagsbehandlerne i socialforvaltningen, tandkonsulenterne i sundheds- og omsorgsforvaltningen samt de praktiserende tandlæger kan kommunikere direkte sammen i et specialoprettet dialogforum.

Sparer 10 minutter per afregning

“Digitaliseringen af arbejdsgangene for udbetaling af almindeligt og udvidet helbredstillæg til pensionister i Lex har været en succes,” siger Flemming Hviid, leder i Voksentandplejen under sundheds- og omsorgsforvaltningen. “Derfor besluttede vi at udvide projektet i 2018 ved at koble udbetaling af enkeltydelser på Lex. I Københavns Kommune udbetaler vi cirka 45 millioner kroner til tandbehandlinger om året, og cirka halvdelen af det beløb går til kontanthjælpsmodtagere via enkeltydelser, så den gruppe var vigtige at få med.”

“Det geniale ved udbetalingsprocessen på enkeltydelsesområdet er, at når der er oprettet en bevilling, er det meget nemt at sende pengene direkte ud til en tandlæge med den nødvendige dokumentation på plads. Summeringen af regningen er helt fantastisk sat op. Vi sætter flueben ud fra de enkelte kategorier eller tilpasser et beløb, hvis der er behov for det, og så afsted. Sammenlignet med vores tidligere proces vil jeg tro, at vi sparer 10 minutter for hver afregning, vi laver.”

Det geniale ved udbetalingsprocessen på enkeltydelsesområdet er, at når der er oprettet en bevilling, er det meget nemt at sende pengene direkte ud til en tandlæge med den nødvendige dokumentation på plads. Summeringen af regningen er helt fantastisk sat op. Vi sætter flueben ud fra de enkelte kategorier eller tilpasser et beløb, hvis der er behov for det, og så afsted. Sammenlignet med vores tidligere proces vil jeg tro, at vi sparer 10 minutter for hver afregning, vi laver.

Flemming Hviid, leder i Voksentandplejen under sundheds- og omsorgsforvaltningen

Borger skal ikke bekymre sig

For at forstå værdien af KMD Lex til håndtering af enkeltydelser er man også nødt til at forstå den række af tidskrævende arbejdsgange, der tidligere fandt sted i Københavns Kommune. Først skulle tandlægen sende afregningen for en tandbehandling med gammeldags post til Voksentandplejen. I Voksentandplejen skulle sagsbehandleren scanne regningen, foretage manuelle beregninger, godkende afregningen og sende beløbet til tandlægen. Hvis en regning var dyrere end angivelsen i bevillingen, skulle tandkonsulenten først kontakte tandlægen for at få en uddybende forklaring på ekstraregningen og dernæst kontakte socialforvaltningen for at få godkendt beløbet. Den sagsbehandlingspraksis resulterede hver uge i massevis af arbejdstimer brugt på simpel koordinering og kommunikation mellem de involverede parter.

“Det kunne også ske, at en borger ikke kunne finde sin bevilling eller glemte at tage den med til tandlægen. Nu ligger den altid i Lex. På den måde har vi taget borgeren ud af ligningen på en positiv måde. De skal ikke involveres i, hvor regningen kommer fra, eller hvem der skal betale den. De har kun brug for at vide, at der er nogen, der hjælper dem,” siger Camilla Thorsteinsson Andreasen, sagsbehandler i København Kommunes socialforvaltning.

Har fået ny sikkerhedsmekanisme

Ligesom Flemming Hviid har hun også været dybt involveret i videreudviklingen af KMD Lex sammen med et fast team af konsulenter i KMD. Når hun skal pege på, hvordan løsningen har været med til at løfte kvaliteten af sagsbehandlernes arbejde, fremhæver hun bl.a., hvordan løsningen har skabt mere gennemsigtige processer.

“Vi har fået bedre muligheder for at gribe ind overfor eventuelle afvigelser og stoppe en proces, hvis der er noget, der ser forkert ud. Engang imellem bliver vi tjekket af Rigsrevisionen og skal kunne svare på spørgsmål vedrørende vores processer. Her er det en tryghed at have Lex, fordi det er blevet nemmere at dokumentere vores udbetalinger og dialog med tandlægerne. Vi har simpelthen fået en sikkerhedsmekanisme, vi ikke havde tidligere,” siger Camilla Thorsteinsson Andreasen.

Vi har fået bedre muligheder for at gribe ind overfor eventuelle afvigelser og stoppe en proces, hvis der er noget, der ser forkert ud. Engang imellem bliver vi tjekket af Rigsrevisionen og skal kunne svare på spørgsmål vedrørende vores processer. Her er det en tryghed at have Lex, fordi det er blevet nemmere at dokumentere vores udbetalinger og dialog med tandlægerne. Vi har simpelthen fået en sikkerhedsmekanisme, vi ikke havde tidligere.

Camilla Thorsteinsson Andreasen, sagsbehandler i København Kommunes socialforvaltning

Øget og tættere samarbejde

Både hun og Flemming Hviid melder derudover om en række afledte effekter af den øgede digitalisering på tandplejeområdet. Der bliver brugt mindre tid på at håndtere borgerklager og yde telefonservice til tandlægerne, og det forhøjede tempo i sagsgangene har resulteret i, at borgerne ikke skal vente så længe på at få udført en behandling.

“Alt i alt har Lex givet os smidigere arbejdsgange i kommunen. Nu kan vi alle sammen følge med i, hvad hinanden laver, og hvis der opstår spørgsmål, kan vi hurtigt tage kontakt i dialogforummet. Det betyder, at vores forvaltninger er rykket tættere sammen. Og hvis der er noget, sådan nogle som Camilla og jeg godt kan lide, så er det øget samarbejde på tværs af forvaltningerne,” slutter Flemming Hviid.

Hold dig opdateret

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få de seneste nyheder, indsigter og invitationer fra KMD Administration.

Tilmeld dig her