Hold dig opdateret
Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få de seneste nyheder, indsigter og invitationer for kommuner og regioner direkte i din indbakke.
Tilmeld dig her
Digital håndtering af sager og dokumenter bliver løftet, når siloer mellem it-systemer bliver brudt ned. Rejsen fra klassisk ESDH til en samlet informationsplatform for alle typer af sager og dokumenter giver både brugere, borgere og forbrugere nye muligheder.
I både offentlige og private organisationer har man i årevis digitaliseret dokumenter og sager for at registrere og bevare nødvendige oplysninger. It-løsningen kaldes for ESDH – eller elektronisk sags- og dokumenthåndtering, men det er en løsning, som lever et liv adskilt fra organisationens øvrige it-systemer med de mange begrænsninger, som det typisk har givet.
Enkelte steder har man videreudviklet ESDH-løsningen, så systemet også kan understøtte processer, hvor brugeren bliver guidet digitalt igennem sin sagsbehandling. Selve systemet har dog været én silo blandt mange, så der har været været god grund til at gentænke hele ESDH-konceptet, så det kan hjælpe sagsbehandleren til meget mere.
”Den næste generation af ESDH kalder vi EIM eller Enterprise Information Management, og med den er vi beredt til at sende ESDH på en velfortjent pension. Her taler vi om en platform, der naturligvis både kan sikre, bevare og organisere dokumenter i en given sagskontekst og levere den digitale procesunderstøttelse i systemet. Men samtidig muliggør den definition og opbevaring af andre typer af information, som dermed markant ændrer anvendelsesmulighederne. Det har for os ikke handlet om at skrotte ESDH, men om en nødvendig videreudvikling og overbygning,” forklarer Jakob Brix, som er Senior Business Architect på KMD WorkZone.
Den næste generation af ESDH-løsningen kalder vi EIM eller Enterprise Information Management, og med den er vi beredt til at sende ESDH på en velfortjent pension. Her taler vi om en platform, der naturligvis både kan sikre, bevare og organisere dokumenter i en given sagskontekst og levere den digitale procesunderstøttelse i systemet. Men samtidig muliggør den definition og opbevaring af andre typer af information, som dermed markant ændrer anvendelsesmulighederne. Det har for os ikke handlet om at skrotte ESDH, men om en nødvendig videreudvikling og overbygning.
En politibil, dens kilometer, våben og udstyr
Behovet for en ”sag” eller kontekst kan for eksempel optræde, når to politibetjente kører patrulje og er nødt til at stoppe en stjålen bil. Det har man behov for at registrere – men man har samtidig behov for at vide, hvilken politibil, der blev kørt i, hvilke egenskaber bilen har, hvor langt den har kørt, hvilket udstyr bilen indeholder og meget andet. Mange af disse oplysninger har dog været registreret i andre systemer, så det har typisk krævet individuel udvikling for at koble oplysningerne sammen.
”Vi har udviklet KMD WorkZone til at være en platform, som kan håndtere og beskrive den samlede informationsmodel i en given organisation eller virksomhed. Hvad enten der er tale om specifikke typer af dokumenter, bygninger, droner, containere eller våben, understøtter platformen at man selv definerer informationsobjekter, tilrettelægger relationer, og definerer procesunderstøttelse og interaktioner i det ønskede omfang,” forklarer Jakob Brix.
Vi har udviklet KMD WorkZone til at være en platform, som kan håndtere og beskrive den samlede informationsmodel i en given organisation eller virksomhed. Hvad enten der er tale om specifikke typer af dokumenter, bygninger, droner, containere eller våben, understøtter platformen at man selv definerer procesunderstøttelse og interaktioner i det ønskede omfang.
”Hvis man ønsker at understøtte sin forretning eller organisation digitalt, så behøver man ikke længere starte et udviklingsprojekt for at komme i gang – i stedet er det en opgave, som en forretningskonsulent hos kunden kan gøre selv. Det betyder større fleksibilitet og gør hele processen sindssygt hurtigere og billigere – og så betyder det mere sammenhængende digitale processer, som gerne også skal effektivisere selve de daglige processer,” tilføjer han.
Kombinationen af den fleksible informationsmodellering og KMD WorkZone-platformens øvrige værktøjer til at understøtte processer, regler og ekstern dialog gør at mange vil være i stand til selv at udvikle løsninger – uden at skrive en eneste linje kode og uden at etablere et decideret udviklingsprojekt med en leverandør.
At oprette et mappe-objekt, et certifikat, en selvbetjeningsdialog eller et procesflow, der modtager dialog-respons, opretter certifikatudkast på baggrund af skabelon og indsamler oplysninger så alt er klar til en sagsbehandlers vurdering og godkendelse, er for eksempel alt sammen noget der kan foretages inden for rammerne af konfigurering og opsætning af standardplatformen. KMD WorkZone EIM redefinerer både den gængse forståelse af ESDH, og udfordrer i høj grad forudsætningen for at udvikle individuelle, fagspecifikke applikationer.
En revitalisering af hele området
”Det giver mulighed for en helt ny form for sammenhængskraft og transformation i en organisation. Der ligger selvfølgelig en organisatorisk øvelse i det, men til gengæld er resultatet en revitalisering af hele området, fordi man kan gentænke organisationen eller forretningen. En styrelse kan fx bevæge sig op på et enterprise niveau i stedet for at skulle håndtere en bred vifte af selvstændige systemer, som man skal bruge mange kræfter på at integrere og få til at tale sammen,” forklarer Jakob Brix.
Det giver mulighed for en helt ny form for sammenhængskraft og transformation i en organisation. Der ligger selvfølgelig en organisatorisk øvelse i det, men til gengæld er resultatet en revitalisering af hele området, fordi man kan gentænke organisationen eller forretningen. En styrelse kan fx bevæge sig op på et enterprise niveau i stedet for at skulle håndtere en bred vifte af selvstændige systemer, som man skal bruge mange kræfter på at integrere og få til at tale sammen.
Men revitaliseringen er ikke noget, man kun kommer til at mærke som medarbejder i en styrelse eller en privat virksomhed. For også i den anden ende af en sag, hvor en borger eller kunde venter, vil processen rykke.
”Det er jo en værdifuld udvikling, både når det handler om at skabe bedre sammenhængskraft, og når det gælder om at skulle spare på sine udgifter. Der er altså penge at spare, det er der ingen tvivl om. Men det er helt klart også en løftestang for hurtigere processer for borgere og kunder, som måske endda kan opleve en større konsistens og kvalitet, fordi en sag ikke skal bæres håndholdt gennem flere systemer, men i stedet fungerer på én platform,” siger Jakob Brix.
ESDH-funktionalitet er fortsat vigtig
På WorkZone-teamet kalder man udviklingen fra ESDH til EIM for et paradigmeskifte, som helt givet vil redefinere og udfordre en række eksisterende opfattelser, men man understreger samtidig, at hverken KMD WorkZone eller kunderne forlader ESDH-funktionaliteten – det handler primært om at tage de mange nye muligheder i brug.
”Det handler om at se, at nogle af organisationens udfordringer kan løses ved hjælp af et værktøj, som allerede er implementeret i huset. At få de muligheder sat op vil vi eller en af vores partnere altid gerne hjælpe med, hvor man typisk vil starte med en enkel arbejdsgang, så man lærer systemet at bruge,” siger Jakob Brix.
Det handler om at se, at nogle af organisationens udfordringer kan løses ved hjælp af et værktøj, som allerede er implementeret i huset. At få de muligheder sat op vil vi eller en af vores partnere altid gerne hjælpe med, hvor man typisk vil starte med en enkel arbejdsgang, så man lærer systemet at bruge.
