Mand og kvinde kigger på grafer på computer

Folketinget vedtog en ny ferielov i januar 2018 med nyt optjenings- og afholdelsesprincip. Siden er KL og Forhandlingsfællesskabet blevet enige om to nye ferieaftaler, som implementerer loven med virkning fra 1. september i år. Men hvad betyder den nye ferielov og de nye kommunale ferieaftaler for kommunernes administration?

I år kommer danskerne til at bruge den nye ferielov for første gang, hvis de skal på ferie i årets sidste måneder. For fra 1. september træder de nye regler i kraft, og herefter optjener alle danskere som udgangspunkt løbende deres ferie hver måned og med mulighed for efterfølgende at holde ferien med det samme.

Ferieloven er blevet ændret, fordi EU-kommissionen har vurderet, at Danmark ikke levede op til arbejdsdirektivet om, at alle skal have ret til minimum fire ugers betalt ferie om året, der kan optjenes og afholdes indenfor en 12 måneders periode. Det levede den hidtidige ferielov ikke op til, da der kunne være en forskydning på op til 16 måneder mellem optjening og afvikling.

De nye regler betyder, at måden at administrere ferie på ændrer sig for alle 98 kommuner.

”Det har altid været en stor opgave for kommunerne at holde styr på ferie og økonomien bag. Der er rigtig mange små regler i den nye ferielov, som vi skal have integreret i de systemer, som kommunerne arbejder i. Det er ikke noget, folk som sådan tænker over, før de måske står i en situation, hvor systemet skal hjælpe med en beregning, men alle beregninger skal kunne håndteres i kommunernes systemer. Det gør vores opgave, med at gøre systemerne klar, mere kompleks,” siger senior business specialist i KMD, Henny Overballe.

Det har altid været en stor opgave for kommunerne at holde styr på ferie og økonomien bag. Der er rigtig mange små regler i den nye ferielov, som vi skal have integreret i de systemer, som kommunerne arbejder i. Det er ikke noget, folk som sådan tænker over, før de måske står i en situation, hvor systemet skal hjælpe med en beregning, men alle beregninger skal kunne håndteres i kommunernes systemer. Det gør vores opgave, med at gøre systemerne klar, mere kompleks.

Henny Overballe, Senior Business Specialist i KMD

I KMD har et team sammensat af forskellige specialister gennemgået de enkelte funktioner i systemerne, hvor kommunerne kan støde på noget ferierelateret. Det kan fx være i forhold til ferieregnskab eller konteringsregler.

”Den nye ferielov betyder rigtig meget for kommunerne. Hele optjenings- og afviklingsprocessen bliver anderledes, men det gør hele kommunens økonomi også, fordi det ændrer ved deres budgetter for de næste mange år. Vi har analyseret samtlige af vores løsninger. Det har været en kæmpe opgave, som vi har gennemført efter en særlig proces, hvor vi har fokuseret på ændringer vedrørende de blivende ferieregler,” siger Ingelise Pedersen, lead business specialist i KMD.

Tilvænningsproces for kommunerne

Med den nye ferielov følger også nye ferieaftaler på det kommunale område.

”Det er ikke bare en ny ferielov. Der er to nye kommunale ferieaftaler, som også skal integreres i systemerne. Derfor kommer vi også til at køre flere varianter af løsninger for at kunne håndtere de her regler,” forklarer Inge-Lis Lyksbo Müller, der arbejder som lov- og overenskomstspecialist i KMD og har stået for den løbende dialog og afklaring med Kommunernes Landsforening, Danske Regioner og Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering.

Det er ikke bare en ny ferielov. Der er to nye kommunale ferieaftaler, som også skal integreres i systemerne. Derfor kommer vi også til at køre flere varianter af løsninger for at kunne håndtere de her regler.

Inge-Lis Lyksbo Müller, Lov- og overenskomstspecialist i KMD

”Det er et andet flow i forhold til ferieoptjening og afvikling. For kommunerne vil det kræve en anden planlægning, og der vil være et ekstra stykke arbejde, indtil alle har vænnet sig til det nye. Eksempelvis hvis der skal laves aftaler omkring ferie på forskud med medarbejderne, hvilket er et nyt element i ferieloven og ferieaftalen. Det er en anden måde at få planlagt sin ferie, fordi ferien optjenes løbende,” siger hun.

Ingelise Pedersen tilføjer:

”Der er en tilvænningsproces. For hvordan skal processen se ud på lønkontoret helt konkret? Der ligger også en opgave i at få formidlet budskabet til de decentrale brugere om, hvad de nye ferieregler egentlig betyder og i sidste ende også til den enkelte medarbejder. Som følge af de nye regler omkring feriedifferenceberegning er der også en stor opgave i for eksempel at forklare de mange ferieberegninger, der i sidste ende vil komme på lønsedlerne.”

Systemændringer i etaper

KMD har løbende haft møder med kommunerne for at få sparring og input til, hvordan de gerne vil have de forskellige ferieoplysninger udstillet i systemerne.

”Vi har taget det i etaper. Vi har implementeret de forskellige regler i takt med, hvornår de har virkning fra. Det betyder, at vi først har set på, hvordan det korte ferieår påvirkede vores løsninger. Herefter har vi set på indefrysningsperioden og til sidst alle de regler og bestemmelser, der relaterer sig til ikrafttrædelsesdatoen for overgangen til de nye bestemmelser 1. september 2020,” siger Henny Overballe.

”Kommunerne har været vant til at se det hele på en bestemt måde, men når vi nu skulle implementere et helt nyt regelsæt, så var og er det stadigt relevant med en åben dialog om, hvordan vi fremadrettet skal udstille oplysningerne, så det bliver så brugervenligt som muligt. Der har været rigtig mange nye regler og metoder, som vi sammen skulle finde løsninger på, så vi får det bedste overblik,” tilføjer Ingelise Pedersen.

Kommunerne har været vant til at se det hele på en bestemt måde, men når vi nu skulle implementere et helt nyt regelsæt, så var og er det stadigt relevant med en åben dialog om, hvordan vi fremadrettet skal udstille oplysningerne, så det bliver så brugervenligt som muligt. Der har været rigtig mange nye regler og metoder, som vi sammen skulle finde løsninger på, så vi får det bedste overblik.

Ingelise Pedersen, Lead Business Specialist i KMD

De tre specialister har sammen med resten af teamet og arkitekter gennemgået alle systemer og fundet frem til, hvad der skulle ændres i fx løn- og økonomisystemerne herunder. Listen er kun et udsnit:

  • KMD Opus Vagtplan
  • KMD Opus Løn og Personale
  • KMD Opus Økonomi – fx Forventet Regnskab/Mit Forventede Regnskab
  • Moduler til KMD Opus. Rollebaseret Indgang, Apps, Fravær
  • Snitflader til 3. part som f.eks. eIndkomst og Feriekonto/FPI

Fra forskudt ferie til samtidighedsferie

Tidligere har man optjent ferie i perioden 1. januar til 31. december. Det har man kunnet afholde det efterfølgende år fra 1. maj.

Med den nye lov optjener man løbende ferie, som man kan afholde den følgende måned. Hver måned vil man optjene 2,08 feriedage.