Førsteklasses digital skoleindskrivning

“Til trods for at vi var ude på nyt terræn, lykkedes det os at få 85% af familierne til at indskrive deres barn digitalt, og det var langt over forventning. Og langt over hvad andre kommuner har fået igennem i deres første omgang. Det tyder på, at noget af det, vi har gjort, har været det rigtige,” fortæller Birgitte Hjelm Paulsen, projektleder i afdelingen for Økonomi og Organisationsudvikling hos Odense Kommune.

KMD Skoleindskrivning har eksisteret på markedet i en årrække men er nyt for Odense Kommune. Hidtil skulle forældrene til de kommende 0. klasse-elever manuelt udfylde et skema om barnet og møde op på skolen hos skolesekretæren, som efterfølgende tastede alle oplysningerne ind i systemet.

Én-kanal strategi

Egentlig skulle Odense Kommune ikke i gang med digitalisering af skoleindskrivningen før i slutningen af 2012. Men da de alligevel havde indkøbt løsningen i forbindelse med et udbud, besluttede de sig for at tage en prøveomgang for at få nogle erfaringer, før de blev presset af lovgivningen.

En af grundene til, at KMD Skoleindskrivning blev en succes allerede i forsøgsrunden, var, at forældrene i første omgang ikke blev givet andre valg end den digitale løsning. “En af de ting, som helt sikkert har haft en god effekt, er, at vi fokuserede på én kanal. Vi sendte brev ud til forældrene og bad dem om at gå ind på en side på kommunens hjemmeside med vejledning og login til KMD Skoleindskrivning. Det, at vi kun oplyste dem om én kanal, gjorde, at de fleste tænkte, nå, er det sådan, så gør jeg sådan”, fortæller Birgitte Hjelm Paulsen.

“Det er en del af succesen – at vi ikke opstillede syv andre måder at gøre det på, hvis man ikke kunne finde ud af det digitalt,” vurderer Birgitte Hjelm Paulsen.

Nemt og overskueligt

“En anden del var, at den mulighed, vi gav, var rigtig, rigtig god,” fortæller Birgitte Hjelm Paulsen, der både har oplevet KMD Skoleindskrivning som fagperson og som forælder til en datter, der i år skulle indskrives i skolen.

“Vi har fået et nyt system, der lever op til de krav til selvbetjeningssystemer, der er i dag. Og alle de data, kommunen allerede har på barnet og forældrene, ligger i systemet. Det gør det meget overskueligt, hvilke oplysninger man som forælder siger ja til,” uddyber Birgitte Hjelm Paulsen.

Hjælp til selvhjælp i Vollsmose

Der findes områder i Odense Kommune, der har en demografi, som gør, at kommunen på forhånd vidste, at der ville blive brug for ekstra hjælp til skoleindskrivningen. Det gælder både udfordringerne med at forstå det danske bureaukrati og med at benytte de digitale selvbetjeningsløsninger.

I Vollsmose lavede kommunen derfor en særlig indsats på biblioteket og på en af de lokale folkeskoler: personale fra Borgerservice stod klar til at lave straks-udstedelse af NemId, og fra skoleafdelingen stod personalet klar til at hjælpe med at få borgerne indskrevet digitalt.

“I stedet for at give vores fremmedsprogede borgere en fisk, gav vi dem en fiskestang. Vi lærte dem, hvordan de skulle indskrive deres barn digitalt – så de selv kan klare det næste gang, de har et barn, som skal indskrives i skolen. Det blev en stor succes. På den korte tid, vi var der, fik vi udstedt 20 NemId, og 30 børn blev skrevet op i skolen,” fortæller Birgitte Hjelm Paulsen.

"Tidligere, når deadline var overskredet, og børnene endnu ikke var blevet indskrevet, lå der et stort ressourcekrævende stykke arbejde forude med at få forældrene til at tage affære. Da vi nåede til deadline for tilmelding i år, var der procentvis flere indskrevet i skolerne i Vollsmose end normalt. Det har gjort os mere effektive,” konkluderer Birgitte Hjelm Paulsen.

Klædt på til kulturforandring

På skolerne er den administrative og den kulturforberedende del af skoleindskrivningen nu blevet adskilt. Tidligere skulle forældre og børn møde personligt op på skolen i forbindelse med indskrivningen, og alle fik set hinanden lidt an. Men i dag er den administrative del af skoleindskrivningen én ting og kendskab til hinanden og lokaliteterne noget andet.

Efter evalueringen af første runde er en af erfaringerne i Odense Kommune, at der skal gøres mere ud af at kommunikere budskabet om de nye digitale tiltag til det administrative skolepersonale, som hidtil har siddet med indskrivningen.

“Det er en kulturændring, hvor man måske synes, at der bliver taget lidt fra en, fordi indskrivningen ikke længere foregår ude på skolerne,” fortæller Birgitte Hjelm Paulsen. “Det, at vi har kørt en runde uden lovgivningspres, har heldigvis gjort, at vi har tid til at justere. Vi har allerede taget hånd om at give skolesekretærerne et højere vidensniveau om løsningen og dermed et bedre udgangspunkt for at tage ejerskab,” fortsætter hun og tilføjer:

“Men jeg må sige, at jeg kun har oplevet, at det administrative skolepersonale har været utrolig loyale over for den nye løsning. Og det er også en del af forklaringen på den store succes”.

Fuld fokus på digitalisering

I Odense Kommune er der stort fokus på arbejdet med de mange digitale selvbetjeningsmuligheder, og man er ikke bange for at stille krav til borgerne. Udgangspunktet er, at kommunen hellere giver hjælp til selvhjælp end dispensation.

“Vores filosofi er, ja - det koster lidt ekstra nu og her. Men har vi en familie med 3-4 børn, som lærer at bruge de digitale løsninger i første omgang, så klarer de den selv ved barn nummer to, tre og fire. Og måske hjælper de også naboen, som har en, der skal skrives op til skole, og på den måde spreder det sig. Hvis man i starten bruger lidt ekstra tid, giver det bonus i det lange løb, og over tid er investeringen tjent ind,” forklarer Birgitte Hjelm Paulsen og tilføjer:

“Digitalisering handler om at tage en beslutning. At have en klar holdning, for så ved folk, hvilken retning vi skal gå, og hvad vi skal arbejde efter. Og så er det også nemmere at kommunikere budskabet ud til borgerne”.