Samarbejde løfter både Frie og KMD Føniks

"Vi har de mest tilfredse medlemmer", siger Frie på deres hjemmeside, og det er ikke en position, de er kommet sovende til. Frie så tidligt et potentiale i en it-løsning, der både kan sætte fart på forretningsudviklingen og frigøre medarbejderressourcer. For på den måde kan medlemmerne få mere - for mindre.

Siden 2018 har Frie benyttet KMD Føniks, som de også selv har været med til at sætte retning for. Ifølge udviklingschef Karsten Winther Hansen er det et samarbejde, der både gør it-løsningen stærkere - og Frie endnu bedre.

Automatiserede workflows guider på lovtungt område

Det helt afgørende for en sagsbehandler i a-kassen er at have fuldstændig styr på områdets lovtunge og komplekse processer. Tidligere gik der typisk 1-2 år med oplæring, før en sagsbehandler var selvkørende, og her ser Frie en stor styrke i KMD Føniks:

- I stedet for selv at skulle huske alle trin i behandlingen af nyledige, bliver sagsbehandleren guidet gennem en struktureret, styret proces, hvor systemet også automatisk finder relevante oplysninger frem. Det giver en ensartet sagsbehandling af høj kvalitet, og sagsbehandlingen tager kortere tid. Faktisk bidrager det også til læring - nye medarbejdere kommer simpelthen hurtigere i gang, forklarer Karsten Winther Hansen.

Overblik til både sagsbehandlere og ledelse

Den digitale løsning rækker også ud til medlemmerne gennem en medlemsportal, og det giver sammenhæng fra A til Z. I stedet for papirblanketter modtager a-kassen strukturerede data, der automatisk danner de relevante workflows i KMD Føniks.

- Det betyder også, at opgaverne kommer i lister, der gør det nemt at fordele dem til medarbejderne. Sagsbehandleren kan altid se, hvor en sag befinder sig i processen, og ledelsen har det samlede overblik ét sted.

Fælles ansvar giver stort engagement

Med KMD Føniks har KMD indgået en særlig aftale med kunderne, hvor produktansvaret er delt. Alle kunder er en del af udviklingen, og det er en model, der er yderst vigtig for Frie:

- Vi har tidligere haft vores eget a-kasse-system, så vi er vant til at have indflydelse. Den indflydelse har vi fået med os, så vi er med til at pege på, hvad der skal udvikles - og med til at prioritere mellem ønskerne, fortæller udviklingschefen.

Han oplever, at tanker og ønsker fra driften i Frie bliver hørt, og det sker i en ganske fri dialog, hvor tingene kan siges lige ud af posen.

- Modellen kræver vores tid og engagement. Men det er det værd. Faktisk kunne vi godt ønske os at komme med længere ind i udviklingsprocessen, så vi kan bidrage med vores faglighed endnu tidligere, siger han.

Frie har også benyttet sig af muligheden for at få udviklet egne funktionaliteter - mindre projekter, som fællesskabet ikke har haft på ønskesedlen.

Udviklingsfællesskabet udvikler også fagligheden

Gennem årene har udviklingssamarbejdet omkring KMD Føniks udviklet sig til mere end et it-udviklingsprojekt. Karsten Winther Hansen mødes også med andre kunder uden for KMD-regi - hvor de bruger hinanden til faglig sparring. En slags ERFA-gruppe, når der er særlige udfordringer, eller nogen har opdaget en ny måde at løse opgaverne på.

- Man kan sige, at samarbejdsmodellen omkring KMD Føniks kræver, man har lyst og ressourcer til at engagere sig. Men for os er den et stort plus, for her må man gerne ha' ambitioner, og man bliver en del af et stærkt fagligt fællesskab. Kort sagt er både brugervenlighed og funktionalitet spot on i KMD Føniks. Samtidig har vi et fællesskab, der både gør løsningen og vores arbejde bedre, slutter han.

Frie's top 3 krav til it-løsningen:

1. Stabilitet. At løsningen er pålidelig i sin præsentation og behandling af oplysninger.
2. Optimerede processer. At løsningen støtter og guider medarbejderne i korrekte, optimerede processer i sagsbehandlingen.
3. Brugervenlighed. At brugerne møder et nutidigt udtryk, der er nemt at betjene.