Sorø Kommune optimerer og effektiviserer økonomistyringen med nye værktøjer i KMD Nexus

Af flere forskellige årsager er voksenhandicap-området et vanskeligt område at budgettere. Unge kan pludselig få et behov for et botilbud. Ældre kan komme ud for en ulykke, der kræver genoptræning. Borgere kan ryge ud i et behandlingskrævende misbrug og så videre. Alle de scenarier sætter gang i en fagligt funderet kommunal indsats – men den indsats har også en økonomisk dimension. Og det er netop koblingen mellem faglige indsatser og økonomi, der ligger til grund for Sorø Kommunes nylige investering i en række økonomimoduler til KMD Nexus, som er kommunens fagsystem på voksenhandicap-området.

“Sorø Kommune igangsatte et stort projekt med det formål at få et bedre indblik i budgetteringen og økonomistyringen på voksenhandicap-området. Det var i den forbindelse, jeg fortalte, at der i KMD Nexus var en mulighed for at koble økonomi sammen med de faglige indsatser. Så der automatisk kommer et større fokus på økonomi, i det øjeblik en sagsbehandler overhovedet overvejer at visitere en borger til et tilbud,” siger Ulla Frostholm, systemansvarlig for KMD Nexus i Sorø Kommune.

Mere effektive processer

Ulla Frostholms kollega, Lone Aagaard, er økonomikonsulent i Sorø Kommune. Hun forklarer, at det ikke er, fordi kommunen ikke tidligere har haft fokus på økonomi og budgetoverskridelser. Men implementeringen af de nye KMD Nexus-moduler skal gøre det lettere for sagsbehandlerne at tænke økonomi ind i deres daglige arbejde.

“Sagsbehandlerne har været nødt til at kontakte mig for at få svar på, hvad et tilbud til en borger koster. Det er ikke en effektiv proces. Med integrationen af de nye økonomimoduler kan sagsbehandlerne selv se og følge nettoudgiften på deres borgere, og de kan selv sætte økonomiske scenarier op for forskellige tilbud til en borger og fremlægge det for visitationsudvalget,” siger Lone Aagaard.

Bostederne bliver herrer i eget hus

Det er ikke kun sagsbehandlerne, der kan effektivisere deres arbejdsgange og få et større økonomisk indblik i deres sager. Ude på kommunens bosteder får de også flere muligheder med de nye KMD Nexus-moduler.

“Al den nødvendige information til at styre deres egen økonomi bliver nu tilgængelig i KMD Nexus, så de ikke behøver at kontakte os, hver gang de skal opkræve takster. Jeg ved, at man ude på bostederne ser frem til i højere grad at blive herrer i eget hus på den måde,” siger Lone Aagaard og tilføjer, at bostederne også kan bruge økonomistyringsværktøjerne til at følge med i deres aktuelle belægningsprocent, og hvor mange ledige pladser de eksempelvis forventer at have det næste kvartal, halve eller hele år.

Politisk ledelsesrapportering

Også på det politiske niveau forventer Sorø Kommune, at det økonomiske overblik i KMD Nexus vil få en betydning.

“Overblikket fra KMD Nexus kan eksempelvis bruges som ledelsesrapportering til vores politiske udvalg. Vi får adgang til nogle forklaringsnøgler, som vi ikke havde før – eller som i hvert fald var besværlige at grave frem, fordi rapporterne manuelt skulle stykkes sammen. Nu kan vi nemt se, at vores belægningsprocent på bostederne eksempelvis kun ligger på 92 i et kvartal, hvilket kan forklare eventuelt faldende indtægter. Men vi kan også dykke ned i tallene og se, at den forventede belægningsprocent ligger på 100 i det følgende kvartal, hvilket betyder, at indtægterne stiger igen. Det er værdifuld information,” siger Lone Aagaard. 

Data kan være forhandlingsgrundlag

Forventningen til implementeringen af de nye økonomistyringsværktøjer er ikke, at Sorø Kommune helt kan undgå budgetoverskridelser på voksenhandicap-området. For den store omskiftelighed i karakteren og antallet af sager vil altid gøre det vanskeligt at budgettere præcist. Men derfor kan implementeringen af økonomimodulerne alligevel godt få en positiv indflydelse på økonomien, siger Lone Aagaard. 

“Hvis en sagsbehandler sidder med en sagsmappe på 100 borgere, og de 10 af borgernes sager minder meget om hinanden, kan det da godt være, at de spørger sig selv, hvorfor ét tilbud til en borger koster 75.000 kroner om året, mens de lignende tilbud til de øvrige ni borgere kun koster 50.000 kroner. Det perspektiv må de meget gerne få ind under huden. For det kan jo give anledning til en forhandling med et bosted med det formål at få taksten ned.” 

Borgeropkrævninger er på vej

Ulla Frostholm forklarer, at Sorø Kommune har valgt at implementere modulerne Økonomiindsigt, Takstopkrævning og Borgeropkrævning til deres KMD Nexus-platform. I første fase er de i gang med at rulle Økonomiindsigt og Takstopkrævning ud, mens de i anden fase ruller Borgeropkrævning ud, så kommunen kan foretage borgeropkrævninger direkte fra KMD Nexus ude på bostederne. Det kan eksempelvis være til betaling af mad, rengøringspakker eller deltagelse i arrangementer.

“Vores forventning er, at når vi får koblet Borgeropkrævningsmodulet på KMD Nexus, så bliver det en yderligere forenkling af området, fordi det vil betyde, at færre personer skal ind over de mange betalinger, der foregår ude på bostederne hver dag. I dag foregår det i forskellige små systemer og involverer mange forskellige mennesker. Det kommer til at gøre vores økonomistyring på voksenhandicap-området endnu mere smidig,” slutter Ulla Frostholm.