Uddannelses- og Forskningsstyrelsen håndterer årligt 2,5 millioner meddelelser med KMD-løsning

Omfatter 320.000 slutbrugere

Komplicerede, dynamiske beregninger

Beregning, administration, udbetaling og opfølgning er en kompliceret affære. Der er rigtig mange datakilder og parametre til håndtering af ordningen – uddannelse, bopæl, forældreindkomst, skat, sociale ydelser, børneydelser, studiemæssig status og meget mere. Data, der ifølge sagens natur kan ændre sig fra dag til dag. Dertil kommer ændringer i lovgivningen omkring SU. Resultatet af behandlingen af alle disse dynamiske data er en udbetalingsfil, som sender beløbet til slutbrugers NemKonto hver måned.
Det stiller store krav til det set-up og løsning, der sikkert og leveringsdygtigt kan håndtere alle disse data, varianter, processer mm. 

2,5 mil. meddelelser årligt

Den løbende kommunikation med de 320.000 brugerne håndteres i dag af en KMD-løsning, der hedder KMD Customer Experience Platform. Her sendes der i snit 2,5 mil. personlige meddelelser årligt på baggrund af 277 forskellige brevvarianter. Hertil kom ca. 10.000 fysiske breve årligt til de borgere, der af den ene eller anden grund modtager et brev i stedet for digital post.

Et klassisk forarbejde til en ny løsning

Indtil for 3 år siden benyttede Styrelsen en ældre KMD-løsning, der dels var på vej til at skulle udfases, dels var forældet på mange måder. For eksempel kunne brevtekster ikke ændres i Styrelsen, men skulle ud af huset hver gang. Sammen med KMD gennemgik man ønsker og krav. I processen indgik workshops, skabelse af overblik over dokumenter, data-templates, outputs, kørsler etc. og beskrivelse af arbejdsgange, interne systemer og brugerønsker – kort og godt et klassisk forarbejde.
Overordnet var målsætningen at få processer tættere på afdelingen og få optimeret processerne og dermed:

• Bedre kontrol, 
• Hurtigere omstilling
• Ressourcebesparelser 
• Øget effektivitet

Og den er indfriet til fulde ifølge Willy Kofoed:
”Vi har fået tidsmæssige besparelser. Nu kan ændringer udføres nærmest on-the-fly. Og vi kan tilrettelægge arbejdet meget mere optimalt og hensigtsmæssigt. Nu kan vi i stedet anvende budget og ressourcer på videreudvikling. Meget tilfredsstillende.”

Fremtiden og valg af samarbejdspartner

Ifølge Willy Kofoed ligger det fremtidige udviklingspotentiale i en endnu bedre service set fra et slutbruger-perspektiv, dvs. endnu hurtigere opgørelser, større aktualitet og en forbedret brugeroplevelse. En proces, der nu er ved at blive sat i gang.
Ved valg af samarbejdspartner er pris og produktegenskaber naturligvis afgørende.
Men Willy Kofoed tilføjer:
”Men måske endnu vigtigere er åbenhed og ærlighed i relationen og at samarbejdspartneren er proaktiv. Og så naturligvis en vished om, at virksomheden også er der i morgen. Og i overmorgen”
Og jo, Willy Kofoed kan fint anbefale KMD Customer Experience Platform.