Undersøgelser viser, at fakturabehandling er en af de absolut mest ressourcekrævende, administrative processer i forhold til de samlede bogføringsopgaver. En kommune modtager i gennemsnit 100.000 fakturaer på et år. Hver faktura tager mere end 2 minutters behandlingstid – og der bliver derfor brugt mange timer på at betale regninger. Ved at sikre, at regningerne bliver betalt korrekt på en mere automatiseret måde, kan det frigøre ressourcer til andre prioriterede områder i kommunen.

KMD har i samarbejde med 5 kommuner udviklet løsningen KMD LetBetaling og har nu allerede 30 Kunder kørende på løsningen.

KMD LetBetaling benytter kunstig intelligens og Machine Learning til at løse en tidligere meget ressourcekrævende og manuel opgave. Kommunerne kan høste gevinster ved at tage denne nye teknologi i brug, og det kan være en del af svaret på Moderniserings- og Effektiviseringsprogrammet (MEP) med et betydeligt effektiviseringspotentiale.

Vejen til automatisk behandling og kontering med KMD LetBetaling

KMD LetBetaling bygger videre på mange års erfaring med både kommunal økonomistyring fra KMD OPUS Økonomi og håndtering og analysere af fakturaer i KMD Indkøbsanalyse. Vores erfaring krydret med metoder som kunstig intelligens og Machine Learning, hvilket sikrer en løsning, der giver kommunerne mulighed for automatisk at behandle fakturaer og kontere dem i KMD OPUS Økonomi.

Ud over at kategorisere varerne oversættes UNSPSC- hierarkiet til kommunens egen artskontoplan. Den enkelte fakturalinje beriges med kostbærer og art samt en sandsynlighed på begge for kategoriseringens præcision.

KMD LetBetalings Machine Learning-motor vurderer herefter både leverandøren og beløbet. Fakturaen bliver derefter sendt til enten til automatisk eller manuel behandling. Dette minimerer kraftigt antallet af fakturaer, der skal behandles manuelt. Kort sagt sikrer KMD LetBetaling, at de mere end 80% af fakturaerne, der nemt kan sættes til betaling, bliver håndteret automatisk.

Det frigiver tid til at håndtere de 20%, der er mere komplicerede

Machine Learning-algoritmerne i løsningen lærer af de historiske fakturabehandlinger, og KMD Letbetaling kan derfor se mønstre i fakturaer og kan løbende lære og udvikles til at præcisere, hvordan fakturaer skal opsplittes og konteres korrekt.

Hurtigere behandling og mindre tidsforbrug

For en gennemsnitskommune med 100.000 årlige fakturaer vil der forventeligt være et effektviseringspotentiale på flere årsværk. Reduktion i administrationsomkostning er bare én af gevinsterne ved løsningen. Derudover sikrer KMD LetBetaling også:

• Ensretning af kontering på tværs af organisationen
• Øget kvalitet af bogføringen og håndteringen af momsafløftningen
• Øget detaljeringsgrad af fakturabehandling, der giver forbedrede muligheder for detailanalyse