KMD Refusion husker alt det, du glemmer

Der løbes stærkt i mange danske virksomheder. Så stærkt at det kan være svært at overskue alle opgaver. Det gælder også området for refusion, hvor man som virksomhed kan søge refusion for medarbejdere med berettiget fravær såsom sygdom eller barsel.

“Virkeligheden er, at nogle virksomheder ikke får prioriteret refusionsopgaven højt nok. Det kan skyldes manglende indsigt i medarbejdernes fravær, dårlige fraværsregistreringer eller begrænset viden om den komplekse lovgivning. Uanset årsag kan konsekvensen være, at virksomheden går glip af mange penge, de ellers har krav på,” siger Hanne Prangsgaard, som er ekspert indenfor refusion og produktansvarlig for KMD Refusion.

Automatiseret systemunderstøttelse

Opfølgning på fravær og ansøgning af refusion foregår mange steder manuelt på papir, i fysiske mapper eller Excel-ark. Med KMD Refusion, som er et tilkøb til KMD Nettoløn og KMD Payroll Cloud, får man en fuldautomatisk løsning. Løsningen er unik og indeholder al lovgivning på refusionsområdet. Indberetning i NemRefusion er enkel med klargjorte eller komplette indberetninger. Og med rapporter til opfølgning på de indsendte anmodninger bliver en tung manuel opgave forenklet.

“En af nøglerne til at få styr på refusion er at få styr på registrering af fravær. Hvis en virksomhed ikke har et tidsregistreringssystem, ikke anvender tidsregistreringssystemet korrekt eller tidsregistrerer for sent, kommer problemerne,” siger Hanne Prangsgaard.

Hun forklarer, at hvis man benytter de opfølgningsrapporter, der er en del af KMD Refusion, bliver det hurtigt synligt, såfremt tidsregistreringerne ikke gennemføres optimalt. I en automatiseret proces kigger KMD Refusion bl.a. på forskellige fraværstyper og reglerne for disse typer, hvornår fraværet skal anmeldes, hvordan man søger om refusion, om man har modtaget midlerne og i givet fald hvorfor ikke. KMD Refusion integrerer direkte til NemRefusion, så man ikke skal foretage indberetningen manuelt.

Kontant og organisatorisk gevinst

Én af gevinsterne forbundet med at systemunderstøtte refusionsprocessen er selvfølgelig det kontante beløb, som tilfalder virksomheden ved korrekt og rettidig indberetning af medarbejdernes fravær.

En anden gevinst er den interne optimering af arbejdsgange, som implementeringen af et refusionssystem medfører.

“Der kan eksempelvis være ledere i organisationen, der konsekvent glemmer at indberette de timelønnedes fravær. Eller funktionærer, hvis fravær aldrig bliver registreret. Der er også mange, der ikke ved, at de eksempelvis kan få refusion fra første dag for nyansatte medarbejdere. Og for medarbejdere med delvis fravær er der også penge at hente, hvis man kender reglerne,” siger Hanne Prangsgaard.

Træk rapport med afvigelser

KMD Refusion kan også beregne den forventede refusionsydelse, som kan holdes op mod den faktiske refusionsydelse.
“Med mulighed for at angive en årsag bliver det meget synligt for virksomheden, hvis der er afvigelser mellem det forventede beløb og det beløb, der modtages. Det kan trækkes ud som rapporter, ledelsen kan følge op på. Et andet eksempel er synligheden, hvis der generelt tidsregistreres for sent. En forbedring af processen vil betyde endnu flere refusionsmidler retur i fremtiden,” slutter Hanne Prangsgaard.