Har din leder de rigtige digitale værktøjer?

Flere og flere ledere i såvel det private som i den offentlige sektor er i stigende grad bevidste om, hvilken værdi digitalisering af arbejdsgange og processer kan have for deres virksomheds eller organisations samlede performance. Det har stor effekt på de interne linjer, og det skaber en bedre brugeroplevelse for kunder, borgere og medarbejdere.

Men med bevidstheden om potentialet ved digitalisering kommer også et ønske fra lederne selv så vel som et krav fra medarbejderne omkring dem om, at ledelsen skal gå forrest og arbejde digitalt.

Digitalisering er både skræmmende og fedt

Digitaliseringen medfører ofte en langt højere transparens i organisationen. Det er nemmere for direktøren at indlede en chat med en sagsbehandler eller faglig medarbejder og stille spørgsmål til det materiale, som direktøren nu har fået forelagt. Direktøren kan springe bureaukratiet over og få svar direkte fra den eller de medarbejdere, der besidder den faglige dybde. Det er fedt, både for direktøren og den faglige medarbejder.

Men det betyder også, at et antal mellemledere, som tidligere har fungeret som mellemled og har beriget indholdet ud fra deres kendskab til andre hensyn end den faglige medarbejder måske sidder med, springes over. Dermed fjernes potentielt noget af mellemledelsens retfærdiggørelse – eller også overses den med uheldige konsekvenser til følge. Det kan være skræmmende. For såvel direktionen som mellemledelsen.

Med transparensen følger også muligheden for altid at se, hvem der har ansvaret for sagen, hvor en sag ligger, hvor længe den har ligget dér eller hvor der typisk er ”sagspukler”. Det kan være meget skræmmende. Og hvor det traditionelt har været medarbejderne, der har frygtet digitalisering i effektiviseringens navn, så er det også skræmmende for nogle ledere at få udstillet, for hele organisationen, hvor sagerne ligger og venter.

Kulturdriver

Transparensen i moderne digitale løsninger er en vigtig driver for digitaliseringen. Den gennemtvinger nye organisatoriske mekanismer, hvor afstanden mellem ledelse og medarbejdere forkortes, hvor mellemledelsens rolle skifter fra en ”overdommer” (er det rigtigt, det medarbejderen har lavet) til en ”træner” (hvordan kan jeg hjælpe mine medarbejdere til at levere det bedste indhold til topledelsen og virksomheden). I en verden med højt arbejdspres og ofte meget korte reaktionstider, giver transparensen og effektive værktøjer mulighed for effektiv produktion og behandling af vidensmateriale – i et langt tættere samarbejde mellem medarbejder og topledelse end tidligere.

Værktøjer, der er relevante for lederen

Men for at lederen kan gå forrest og udleve transparensen og digitaliseringen, så kræver det særlige redskaber, som er designet til lederens hverdag – og som samtidig komplementerer de værktøjer, som den øvrige organisation har til rådighed. Løsningerne skal både bygge på de samme data og fælles processer på tværs af organisationen og differentiere redskaberne, der stilles til rådighed for forskellige roller i organisationen.

Lederen skal have enklere redskaber, der er fokuseret på lederens godkendelsesprocesser samt de situationer, hvor vedkommende skal have det producerede til rådighed (f.eks. som mødemateriale på en tablet, CV’er på mødedeltagere tilgængelig på telefonen og så videre). Lederen skal have mulighed for, på en enkel måde, at give feedback til organisationen og stille opklarende spørgsmål – fx direkte til den faglige medarbejder uden om alle mellemled. Og ofte skal lederen ikke nødvendigvis bruge den samme brugergrænseflade som resten af organisationen, men udelukkende have adgang til relevant materiale og funktionalitet via smartphone og tablet – eller via sin Outlook. Altså de redskaber, som lederen bruger i forvejen.

Mellemledelsen skal have adgang til konfigurérbare dashboards, der sikrer overblik over styringen af produktionen og den beskrevne transparens, ligesom de skal have effektive værktøjer til redigering, kommentering og godkendelse af materiale fra deres medarbejdere. Det kræver en avanceret brugergrænseflade, der skal kunne konfigureres til altid at præsentere det relevante indhold og den relevante funktionalitet for mellemlederen, som skal have en bred palette af værktøjer til rådighed.

Lad ledelsen gå forrest med KMD WorkZone

Med KMD WorkZone stilles alle de nødvendige redskaber til rådighed i én samlet løsning. Compliance er helt i top, når det kommer til kontrollen over sagsmængder og vidensmateriale i organisationen. Materialet er organiseret, så det er nemt at finde og der er fuld kontrol over adgang, versionering, logning og alle de klassiske dyder.

Samtidig er der fuld understøttelse for alle produktionsprocesserne undervejs fra den faglige medarbejder, via redigering, kommentering og godkendelse hos en mellemleder til den endelige forelæggelse for topledelsen – ofte via en sekretariatsfunktion, som arbejder på vegne af topledelsen og hjælper med at prioritere og organisere materiale og opgaver for topledelsen.

For såvel mellem- som topledelsen er der adgang til de relevante funktioner og det relevante materiale direkte fra indbakken i Outlook. Derfra er det også nemt for medarbejderne at lægge indkomne mails på sager uden at forlade Outlook.

Endelig er der fuld adgang til alle opgaver, alt mødemateriale samt fremsøgning af alt øvrigt relevant materiale i KMD WorkZone direkte fra den særdeles effektive grænseflade i KMD WorkZone app’en, som findes til både tablets og telefon – og både iOS og Android. Lige til at have med til direktions- eller bestyrelsesmøde, til møde med ministeren, i sommerhuset, i toget til Århus eller flyveren til Bruxelles.

Vil du vide mere?

Vil du læse mere om fordelene ved KMD WorkZone’s Ledelses- og ministerbetjening, så kig ind på vores hjemmeside:

Læs mere om mulighederne herEr du interesseret i at dykke ned i motorrummet og læse mere om, hvordan KMD WorkZone Ledelses- og ministerbetjenings-løsningen kan understøtte jeres behov, så kan du læse mere i vores engelske dokumentation.

Læs mere her