Faktura ved negativ udbetaling

Hvad er Faktura ved negativ udbetaling?

• Løsningen samler lønudbetaling- og indkrævningsprocessen i et system.

• Automatiseret proces for håndtering af regninger til medarbejderen i forbindelse med negative lønudbetalinger.

• Et værktøj som understøtter, at lønkontoret får indkrævet de penge, som medarbejderen skylder.

Efter hver lønkørsel og efter hver aperiodisk lønkørsel, er det muligt at få et overblik over alle de medarbejdere, der er beregnet med en negativ løn eller negative feriepenge i lønberegningen. Via den nye dialog er det muligt at markere for, om medarbejderen skal have dannet en regning, eller om medarbejderen skal fortsætte med det negative beløb til næste lønkørsel. KMD afvikler hver aften et program, der udsøger de medarbejdere, der er markeret til at skulle have en regning, og overfører det negative beløb til KMD Opus Debitorsystem.

Ordinær lønkørsel 

Efter hver lønkørsel på dag 2 om aftenen, overføres medarbejdere med negativ løn eller negative feriepenge til den nye løsning og til videre behandling. 

Aperiodisk lønkørsel  

Efter hver aperiodiske lønkørsel overføres eventuelle medarbejdere med negativ løn eller negative feriepenge til den nye løsning og til videre behandling. 

Udvidet med ny og efterspurgt funktionalitet

Mens løsningen er brugt flittigt, er der udviklet yderligere funktionalitet med et formål om at øge effektiviteten yderligere i det daglige. Den nye funktionalitet indebærer følgende: 

• Muligheden for automatisk at bestille en aperiodisk lønkørsel efter sagsbehandlingen af negative beløb.
• En genvej til lønspecifikationen, så sagsbehandleren hurtigt kan danne sig et overblik over, hvad der har resulteret i negativ løn/ferie 
• Implementeringen af Tjenestemandspensionisters aflønningsforhold i løsningen, så de nu også kan behandles 

I Aarhus Kommune er den nye funktionalitet blevet taget godt imod. ”Den her med lønspecifikation, den er rigtig god og den bruger vi jo hele tiden. Førhen sad vi jo også dagen efter vi havde lavet vores negativer og havde en lille liste over medarbejdernumre, vi skulle danne aperiodisk på. Så det er jo blevet én samlet sagsgang. Det er rigtig godt. Det er vi supertilfredse med.”, fortæller Vibeke Juel fra Aarhus Kommune. Vibeke fortsætter: 

”Det bedste ved Faktura ved negativ udbetaling, det er, at man har et samlet sted, hvor man konstant kan se alle sine negativer. Vi kan selvfølgelig søge på alle de kriterier, der er i Opus, men skulle vi savne noget, så er det samlet i ét overblik her. Det synes jeg, giver mig en enormt stor værdi, og det gør det også i forhold til vores refusion, for de skal jo hvert år have vores negative sagsbehandling for det indeværende år”.

Vibeke Juel runder af ved at beskrive, hvordan løsningen ligeledes har hjulpet dem i forbindelse med rapportering: “[...] og her kan vi jo afrapportere ved bare at lave et udtræk”. Hun tilføjer: “Så er det også rigtig fint, vi har det her bemærkningsfelt på med mulighed for at påsætte kategori. Her har vi kategori 1, 2 og 3 og så har vi nogle underårsager, så vi hele tiden ved, hvad der har været indholdet i den her negative udbetaling. Det laver vi statistik på til både direktørgruppen og styregruppen for Løn og Personale, og selvfølgelig til alle vores tjenestesteder, så de løbende kan følge med i, hvad er det for nogle institutioner, der har negativ og hvad er det for nogle årsager”. 

Rapporteringsmulighederne har desuden styrket grundlaget for, at der kan udarbejdes handlingsplaner med fokus på at nedbringe antallet af negative udbetalinger. I den forbindelse har det været et særligt opmærksomhedspunkt at understøtte korrekt og rettidig indberetning af bl.a. fratrædelser, ferieindberettet fratrædelse og orlov. “De her hovedkategorier kan vi hele tiden følge op på, og dem er vi ude og snakke med vores medarbejdere ude i magistraterne omkring - hvad der skal til for, at vi kan blive bedre til at indberette til tiden? For det er jo i bund og grund det, det handler om. ”, fortæller Vibeke. 

En af de altoverskyggende gevinster for Aarhus Kommune, har været at få sagsgangen digitaliseret og procesunderstøttet. ”Førhen sad vi jo med vores Excel-regneark og nogle gange, gemte vi dem jo som ’2020 november’ og andre gange som ’November 2020’ og andre gange, så kom vi til at stave ’november’ forkert og nogle gange, så kom vi også til at lade være med at gemme i det her Excel-regneark og nogle gange, så forsvandt det jo også.” fortæller Vibeke Juel. 

Vi vil endnu engang takke de kunder, som har været med i rød drift tilbage i 2018, og de der har taget løsningen i anvendelse efterfølgende. Jeres input og gode ideer danner grundlag for endnu bedre understøttelse af manuelle og gentagne processer.