Min Kørsel - Fra manuel dobbeltindberetning til fuld digitalisering på 3 måneder
Læs om hvordan Nordfyns Kommune fik digitaliseret kørselsindberetningen og vinkede farvel til de traditionelle kørselsblanketter samt den manuelle håndtering og dobbeltindberetning af disse.
I slutningen af 2017 implementerede Nordfyns Kommune KMD’s app Min Kørsel. Med appen har kommunen digitaliseret den tidligere manuelle kørselsindberetning, samt optimeret medarbejdernes indberetning af kørsel. Det er nemlig muligt at registrere og indberette kørsel når som helst og hvor som helst både via mobil- og browserapp, når medarbejderen er på farten.
Før Nordfyns Kommune fik implementeret Min Kørsel i organisationen, håndterede lønkontoret omtrent 250 fysiske kørselsblanketter om måneden – typisk indeholdte én blanket flere kørsler, som den enkelte medarbejder udfyldte manuelt med kørsel til/fra, samt beregning af kørte kilometer. Disse blanketter blev indtastet manuelt i KMD Opus Personale, når de var blevet godkendt af den enkelte leder. Derefter blev hver kørselsblanket afslutningsvist arkiveret til fremtidig dokumentation. Formålet med at implementere appen var således at minimere de manuelle arbejdsgange i forbindelse med håndtering af kørsel og dermed effektivisere og digitalisere processen.
Efter implementering af appen indberettes der mellem 2000 og 3000 særskilte kørsler via Min Kørsel om måneden, af omkring 400 forskellige medarbejdere. Det er således indberetninger, der let og fleksibelt, registreres direkte i systemet. Kommunens medarbejdere og lønkontor har dermed sagt farvel til de fysiske kørselsblanketter og manuelle dobbeltregistreringer.
Økonomisk Konsulent, Henrik Sand Jensen fra Nordfyns Kommune fortæller, at forud for implementeringen af kørselsappen havde flere af kommunens medarbejdere givet udtryk for, at arbejdsgangen i forbindelse med kørselsregistrering og -indberetning var forældet. ”Det blev efterspurgt ude i organisationen – altså en mere digital måde at indberette kørsel på”, fortæller han og tilføjer, at det bl.a. skyldes, at de digitale muligheder i dag er blevet en naturlig del af hverdagen, hvilket også spillede en rolle for selve implementeringen af Min Kørsel. Appen blev nemlig først udrullet centralt for medarbejderne på Bogense Rådhus, da disse medarbejdere bl.a. er en af de grupper, der har meget kørsel til og fra rådhuset. Dermed fungerede den første del af implementeringen også som en tre måneders pilotfase for at teste hele processen og kortlægge undervisningsbehovet ved den komplette udrulning af appen i hele kommunen.
Det blev efterspurgt ude i organisationen - altså en mere digital måde at indberette kørsel på
Efter denne tre måneders pilotfase blev den resterende del af kommunens ledere introduceret for appen på et lederforum, hvor alle decentrale ledere fik demonstreret appens funktionalitet herunder understøttelse af efterfølgende ledergodkendelse. Derudover blev der udarbejdet vejledninger samt plakater, som skulle understøtte medarbejderne og deres ledere under selve implementeringsfasen, så de decentrale enheder fik taget appen i brug. Udover denne synlighed tilbød Henrik Sand Jensen og de resterende i projektgruppen at give særskilte introduktioner til de enkelte enheder, der kunne have behov for det. I perioden fra appens officielle udrulning og tre måneder frem var det stadig valgfrit at anvende de traditionelle kørselsblanketter eller Min Kørsel. Henrik Sand Jensen fortæller: ”Der var ikke, som jeg husker det, de store udfordringer eller modstand i det”, men tilføjer, at der stadig i ny og næ dukker en kørselsblanket op på lønkontoret, som blot giver anledning til at få sikret fuld forankring rundt i organisationen.
Der var ikke, som jeg husker det, de store udfordringer eller modstand i det
Hvorfor Min Kørsel fra KMD?
Da valget faldt på KMD’s kørselsapp var den primære årsag den tætte integration til Opus Personale kontra et tredjepartsprogram, fortæller Henrik Sand Jensen.
Information om Min Kørsel
- Min Kørsel henvender sig til samtlige ansatte i kommunen, og primært medarbejdere, hvor kørsel i egen bil i arbejdstiden er en del af hverdagen.
- Kørselsindberetning bliver let og fleksibel, fordi medarbejderen kan kopiere tidligere registreringer, tilføje via-punkter, registrere ruter både manuelt, men også ved brug af GPS-positionsbestemmelse af start-, via- og stopadresse. Derudover giver appen mulighed for at tilføje favoritadresser og gemme kladder.
- Min Kørsel understøtter 4-kilometersreglen og 60-dages-reglen. Inden 60 dages kørsel opnås for den enkelte medarbejder, frigives en meddelelse til opfølgning automatisk i meddelelsessystemet i KMD Opus Personale.
Digitalt datagrundlag og statistikmuligheder
En sidegevinst ved at have implementeret digital kørselsindberetning via Min Kørsel, er at datagrundlaget fra indberetningerne nu ligger digitalt og kan benyttes i forskellige sammenhænge til opfølgning og statistik. Henrik Sand Jensen forklarer, at de har gjort brug af muligheden for at foretage dataudtræk baseret på indberetninger fra appen. Data over kørslerne har således dannet grundlag for overvejelser omkring, hvorvidt det kunne svare sig at have kommunale biler til låns. Eksempelvis ved kørsler til og fra rådhusene: ”Der blev vi faktisk rigtig overraskede over, hvor mange kilometer, der bliver kørt. Så det har vi prøvet at arbejde med i forhold til, om det vil give mening at have nogle rådhusbiler som man kan låne i stedet for at køre i egen bil. Og der er det supernemt at trække data ud på tværs af afdelinger eller et helt rådhus for eksempel”. Henrik Sand Jensen er bestemt ikke afvisende overfor, at der fremadrettet vil opstå et behov for at anvende datagrundlaget i andre statistiske sammenhænge.
Der blev vi faktisk rigtig overraskede over, hvor mange kilometer, der bliver kørt. Så det har vi prøvet at arbejde med i forhold til, om det vil give mening at have nogle rådhusbiler som man kan låne i stedet for at køre i egen bil. Og der er det supernemt at trække data ud på tværs af afdelinger eller et helt rådhus for eksempel
Effektiv implementering er hurtig gevinstrealisering
Vi glæder os over, at Min Kørsel kan understøtte både digitalisering af proces for indberetning og godkendelse af kørsel, samt danne grundlag for fremtidige handlingsplaner ud fra de data, som nu er digitaliseret. Implementeringen af Min Kørsel i Nordfyns kommune er et eksempel på, at appen anvendes fuldt ud og derved øger effektiviteten og gør dagligdagen lettere for medarbejderne i kommunen. Digital indberetning, der er let og lige til at gå til, med en hurtig gevinstrealisering. Dette er Nordfyns Kommune et rigtig godt eksempel på.
Vidste du...
...at hele 49 kommuner benytter sig af Min Kørsel, og at der alene i 2020 er blevet foretaget 193.448 rene indberetninger ved hjælp af appen.