Hvad er PDF/UA?

PDF/UA (Universal Accessibility) er en ISO-standard udviklet til at skabe tilgængelige og brugervenlige PDF-dokumenter.

Ved at følge retningslinjerne og anbefalingerne fra PDF/UA-standarden kan organisationer sikre, at deres digitale indhold er tilgængeligt for alle, uanset deres evner eller handicap. PDF/UA-Standarden giver retningslinjer til forfattere og udviklere, så PDF-dokumenter kan læses op af skærmlæsere og dermed gøres tilgængelige. Retningslinjerne for standarden indbefatter b.la. dokumentets struktur, tekstalternativer, dokumentmetadata samt farvestyring til at beskrive dokumentets indhold og layout.

Fordele ved PDF/UA

En af fordelene ved at bruge PDF/UA-funktionalitet er, at det kan hjælpe organisationer med at opfylde juridiske krav til tilgængelighed. I Danmark er der juridiske krav til webtilgængelighed der er baseret på EU's webtilgængelighedsdirektiv. Disse krav gælder for alle offentlige organers websites og mobile applikationer i Danmark. Kravene omfatter en række retningslinjer for webindholdstilgængelighed (WCAG), udviklet af World Wide Web Consortium (W3C). Disse retningslinjer giver en række tekniske standarder for generel webtilgængelighed, såsom at websites er navigerbare via tastatur, at billeder har alternative tekstbeskrivelser til skærmlæsere mm. I Danmark er Digitaliseringsstyrelsen ansvarlig for at overvåge overholdelsen af webtilgængelighedskravene og fremhæver vigtigheden af webtilgængelighed, da det skaber et mere inklusivt samfund. Ved at sikre, at alle kan få adgang til digitale tjenester, uanset deres evner, kan vi hjælpe med at nedbryde barrierer og fremme større deltagelse i alle livets aspekter. Loven om webtilgængelighed træder i kraft 1. juli 2023 i Danmark. Læs mere om webtilgængelighedsloven på Digitaliseringsstyrelsen hjemmeside her.

En anden fordel ved PDF/UA-funktionalitet er, at det forbedrer den overordnede brugeroplevelse af PDF-dokumenter. Ved at levere et velstruktureret dokument med tydelig navigation og meningsfuldt indhold kan brugerne nemt finde og forstå den information, de har brug for. Dette er særligt vigtigt for personer med handicap, der er afhængige af hjælpemidler for at få adgang til digitalt indhold, men kan også være en fordel for den ældre del af befolkningen i samfundet.

PDF/UA i KMD WorkZone

Som førende leverandør af ESDH-systemer, anerkender KMD WorkZone vigtigheden af at overholde PDF/UA-standarden og lovkravet om webtilgængelighed i Danmark, så vi kan skabe tilgængelige og brugervenlige digitale oplevelser. KMD WorkZone indeholder funktionaliteter til at oprette, redigere og validere PDF-UA-dokumenter, så man kan kontrollere tilgængeligheden af dokumenter og foretage justeringer for at sikre overholdelse af PDF/UA-standarden. Derudover understøtter KMD WorkZone automatisk tilføjelse af semantisk struktur, tekstalternativer til ikke-tekstindhold samt metadata til at beskrive dokumentet ved omdannelse af Word-dokumenter til PDF/UA-dokumenter. Særlige forudsætninger gør sig dog gældende for omdannelsen af Word-dokumenter til PDF/UA-dokumenter, da der kan forekomme manuelle handlinger i Microsoft Word, som brugere skal forholde sig til, før omdannelsen til PDF/UA kan finde sted. Dette skyldes, at semantiske strukturer, tekstalternativer og metadata skal være knyttet til Word-dokumentet før KMD WorkZone automatisk kan tilføje disse egenskaber til PDF/UA-versionen. Alternativt skal brugerne selv knytte disse egenskaber til et almindeligt generet PDF-dokument, så dette bliver PDF/UA tilgængeligt. Dette kræver et PDF-værktøj såsom Adobe Pro eller lignende. Overstående gælder ligeledes fra PDF-dokumenter til PDF/UA-dokumenter. Håndteringen af dette flow kan brugerne få vejledning herom.

Videre læsning

Hvis du vil vide mere om, hvordan PDF/UA-funktionalitet kan forbedre tilgængeligheden og brugervenligheden af PDF-dokumenter, kan du besøge PDF/UA Foundations hjemmeside her. Du kan også lære mere om, hvordan KMD WorkZone inkluderer PDF/UA-understøttelse i bl.a. SmartPost og Masseforsendelse via linket her.