Mere samarbejde: Systemadministrator henter sparring hos Nexus-konsulenter

Vores team af Nexus-konsulenter rækker ud til kommuner og regioner på en ny måde, hvor de lægger op til et løbende, uformelt samarbejde.
Furesø Kommune er en af de organisationer, der er kommet med. Læs, hvordan Charlotte Larsen, en af kommunens systemadministratorer, oplever samarbejdet.

Charlotte Larsen er systemadministrator i Furesø Kommunes Center for Sundhed og Seniorliv.

’Det hjælper os til at rykke vores organisation tættere på smidig dokumentation’
Charlotte fortæller, at Per Olsen, der er Customer Success Manager (CSM) for KMD Nexus i Furesø Kommune, luftede muligheden for et konsulentbesøg ved et af de sædvanlige statusmøder: ’Min kollega og jeg sagde ja tak – vi kunne sagtens lave en liste med emner, vi gerne vil have sparring til at komme videre med.’

På bagkant af statusmødet afstemte de forventninger – hvad skal de gå til Servicedesk med, og hvad skal de gå til Tina med? Og Charlottes leder har indkøbt seancer om de seks emner, Furesø Kommune har valgt at gå videre med.

’Tit starter jeg med at sende en mail om det, vi gerne vil tage hul på – hvor jeg spørger Tina, hvordan vi skal gøre det. Hun melder så, om jeg skal lægge en sag ind hos Servicedesk eller skrive direkte til en bestemt konsulent.’

Når Charlotte og hendes kolleger er guidet til den rigtige hjælper, aftaler de onlinemøder, der handler om det helt konkrete emne. Det kan være sundhedsfremme; så er dét mødets eneste emne.

Hvad er det, I kan bruge den løbende sparring til?
’Der er mange områder, hvor vi skal tilpasse både konfiguration og arbejdsgange. Men hvor skal vi begynde? Tina Borch Herlev [red.: Nexus-konsulent] har hjulpet os med at gennemgå vores lister, dele dem op og komme i gang,’ svarer Charlotte.

Overordnet er der tre grunde til, at Charlotte så gerne vil strømline og ensrette arbejdsgange:

  • Når fx hvert plejehjem og hjemmeplejen har mange forskellige arbejdsgange, er det som systemadministrator svært for at sørge for, at borgernes data kan udstilles i de rigtige sammenhænge.
  • De forskellige arbejdsgange gør det også svært at supporthjælpe kommunens medarbejdere – systemadministratoren skal kende til og tage udgangspunkt i de mange individuelle arbejdsgange.
  • De mange forskelle giver også en unødvendigt tung dokumentationsbyrde ude i plejen, når fx en borger rykker fra hjemmepleje til plejehjem. Reelt skal medarbejdere tit dokumentere al viden og erfaring om borgeren helt forfra.

’Vi skal gøre dokumentationen mere intuitiv’
Charlotte har snart været systemadministrator i 20 år, før det var hun først sosu-hjælper og så sosu-assistent. Også fra den tid ved hun, hvad god dokumentation betyder. Hun har simpelthen lyst til at rydde op.

’Jeres standard for Nexus hjælper os til at kunne gennemgå vores arbejdsgange – og til at optimere dem,’ fortæller Charlotte om den måde, de går til opgaverne på.

Hun fortsætter: ’Vi er nysgerrige, og vi spørger ind til nye områder. Så vi hele tiden kan rykke vores organisation mod mere smidig dokumentation. Når vi er igennem de seks aftalte seancer, må vi igen vurdere, hvor vi kan opnå de største fordele ved at sætte ind.’

CSM-rollen er uændret
Hvordan ændrer det nye konsulentsamarbejde forholdet til jeres CSM?

’Det ændrer ikke noget. Når vi taler med konsulenter, bliver vi meget faglige – der kan Per, vores CSM, jo ikke byde ind. Hans fokus er uændret, at vi får den aftalte leverance, at vi er tilfredse, om der er nyt i forhold til sager, kontrakt og økonomi.’

I Charlottes øjne er den eneste ændring, at de nu undgår, at der opstår flaskehalse i samarbejdet – fordi de som systemadministratorer rækker ud efter hjælp løbende, i stedet for at samle til bunke op til statusmøderne.

Hun uddyber: ’Per og vores leder tager sig af økonomien. Når den er trukket ud af ligningen, kører vi det rent faglige. Tina er den, der hjælper os videre – det kan være med moduler, specifikke konsulenter eller kontakt til andre kommuner, der har erfaringer, vi kan have glæde af’.

Hvad siger Nexus-konsulenterne om det direkte samarbejde?
Tina Borch Herlev, der er Nexus-konsulent, fortæller, at det hele startede med, at konsulenterne gerne ville høre direkte fra kunderne, hvad de oplever, og hvad de tumler med.

’Vi lytter med en konsulents ører, ikke som en kontraktsansvarlig. Som udgangspunkt handler det om at identificere kundernes behov og derfra tilbyde vores hjælp – og svare på deres konkrete faglige spørgsmål,’ fortæller Tina.

Tina Borch Herlev er en af de fem konsulenter, der er tilknyttet det nye samarbejde. De fire andre er Henrik Mossing, Kirsten Torp Henriksen, Pernille Thomsen og Simba Hansen.

Er der en særlig måde, I går frem på?
’Den første kontakt går gennem vores kolleger, CSM’erne. Er en kommune eller region interesserede i få en Nexus-konsulent med til et statusmøde? Og vil de give lov til, at vi på forhånd kigger ind i deres løsning?’

Tina fortæller videre, at nogle typiske undersøgelsespunkter for hende kan være, hvis der er brugere, der kan se mange borgere, eller hvis kunden har løsninger i sin kontrakt, som de ikke udnytter.

Vores ressourcer kan hjælpe til at skabe bedre performance
’En anden indsats kan være at trække en rapport over alle visninger hos en kunde. Med rapporten i hånden kan systemadministratoren rydde op i fx prøvevisninger. Og vi kan hjælpe dem med at tjekke, om alle visninger er bygget om til den nye kode. Den slags løfter løsningens performance og skaber mere tilfredse brugere.’

Skræddersyede løsninger til kunden
Helt overordnet ser konsulenterne på, hvad en konkret kunde har brug for. Oppe i interviewet med Charlotte fra Furesø, beskriver hun, hvad de havde brug for. Andre har brug for helt anderledes støtte.

’Vi tilbyder sparring – vi anbefaler, at I gør sådan og sådan. Så vælger kunden, hvad de vil bruge og implementere. Det er dygtige og erfarne systemadministratorer. De kan sagtens omsætte anbefalinger om konfiguration, så det passer til deres egen butik,’ forklarer Tina om den videre proces.

Mangler der ressourcer som projektledertimer, bistand til tastearbejde eller anden konsulenthjælp, vælger nogle at betale for, at Nexus-konsulenter hjælper med at implementere løsningen – hvis kundens egen organisation simpelthen ikke har tiden.

Vi får viden med tilbage
Udover tilfredsheden over at sikre, at vores brugere får det optimale ud af Nexus-løsningen, fortæller Tina, at de får en masse viden med tilbage: ’Vi får feedback på releasenotes, der fører os løsningskonsulenter tættere på udviklingen – vi bringer viden med tilbage til vores product owners og produktmanagement.’