Fra KMD Aktiv til KY – alligevel bruger Aalborg Kommune KMD Nexus-modulet Udbetaling

Aalborg Kommune bruger økonomimodulet til KMD Nexus, selvom de er skiftet til Kommunernes Ydelsessystem (KY). Forstå hvorfor gennem interviewet her med Johnny Vad fra Aalborg Kommune.

KMD Nexus ligger som standardrammesystem, og vi kan skrue på det til afdelingens behov.

Johnny Vad, it-chef, Job- og Velfærdsafdeling, Aalborg Kommune

Kort om KMD Nexus' økonomimodul Udbetaling

Udbetalingerne sker til NemKonto med en funktionsadskillelse, så en udbetaling altid forudsætter en anviser og en godkeder for at begrænse risikoen for fejl.

Til forskel fra Kommunens Ydelsessystem (KY) kan kommunerne med dette modul til KMD Nexus også gennemføre udbetalinger til borgere med gæld til det offentlige – i stedet for at modregne beløbet i borgerens gæld.
Kombinerer en kommune Udbetaling med modulerne Borgeropkrævning, Takstopkrævning og Pladskøb, opnår kommunenet fuldt dækkende billede af de udgifter, der knytter sig til den enkelte borgers indsatser.

Kommunen får en sammenhængende proces for sagsbehandleren ved at arbejde i ét system med funktionsadskillelse og kontrolleret kontering af fakturaer.

Modulet Udbetaling tilbyder en sikker og effektiv arbejdsgang, der er mulig at revidere efterfølgende.

I Aalborg Kommune forberedte de sig i efteråret 2021 på at følge kravet om at skifte til Kommunernes Ydelsessystem (KY) fra KOMBIT. Processen forud for konverteringen viste dog, at der var typer af udbetalinger, der ikke var omfattet af den nye løsning – som kommunen var vant til at klare i KMD Aktiv, som de havde dengang. 

Johnny Vad, der er it-chef i Aalborg Kommunes Job- og Velfærdsafdeling, fortæller:

”Overordnet er vi opsatte på at inddrive gæld til kommunen – og en af måderne er at modregne i udbetalinger. Men der er situationer, hvor modregninger er særligt vanskelige – der kan være situationer, hvor individuelle hensyn gør, at vi må vægte anderledes. Dér er det vigtigt med et system, der også understøtter afvigelserne.”

Johnny fortæller videre om afklaringsprocessen, ”Da det stod endeligt fast, hvilken type udbetalinger vi skulle finde alternativer til, fik vi travlt. Det viste sig hurtigt, at Nexus var den bedste alternative løsning, og derfra fik både Aalborg Kommune og KMD travlt med at opsætte KMD Nexus hen over efterårsferien. For kommunen kom fra KMD Aktiv, der var færdigudviklet, og skulle skifte til Nexus-modulet Udbetaling, der på det tidspunkt var nyudviklet.” 

Som det er nu, er det kun cirka ti medarbejdere, der har brug for at lave udbetalinger i det nye økonomimodul. Disse medarbejdere sidder i en specialgruppe i Børne- og Familieafdelingen, der hører under Job- og Velfærdsforvaltningen.

”KMD Nexus ligger som standardrammesystem, og vi kan skrue på det til afdelingens behov. Vi kunne godt mærke, at det var et nyt modul, der var lidt børnesygdomme. Men samarbejdet med fx Jennie Hansen hos jer i KMD fungerede virkelig godt”, forklarer Johnny. 

”I en kommune med 217.000 indbyggere er der brug for mange afvigelser i forhold til de standarder, der dækker flertallet. Uanset hvordan vi arbejder – om det gælder mange sager eller få – så er et vigtigt, at vi arbejder i et solidt og sikkert værktøj. Nexus er sådant et værktøj, og vi er blevet rigtig glade for den funktionalitet, løsningen tilbyder til netop disse sager. 

Derfor dækker økonomimodulet Udbetaling et særdeles relevant behov i kommunen. Arbejdsgangene er intuitive – sagsbehandlerne ryger direkte over på et udbetalingsoverblik, hvor de kan oprette en overførsel ud fra en borgerliste og samtidig revidere ud fra udbetalingslisten. 

’Vi havde brug for nogle tilpasninger til mere komplekse situationer, som når en ung tildeles en ydelse, men forældrene skal have beløbet udbetalt. Det har I hjulpet os med at gennemføre og revidere trygt. Nu kan vi det, vi gerne vil.’

Johnny slutter med at fortælle, ’KY er selvfølgelig vores hovedsystem, helt efter reglerne. Men økonomimodulet Udbetaling redder os i nogle virkelig vigtige situationer.’