Kvinder taler sammen på kontor

A-kassen og fagforeningen Frie skal ikke bruge den nye KMD Føniks løsning til at fastholde status quo. De skal bruge den til at accelerere forretningsudviklingen og frigøre medarbejderressourcer til at levere en endnu bedre medlemsservice.

Den uafhængige lønmodtagerorganisation, Frie, har glade medarbejdere og glade kunder. Det er ikke bare noget, de selv siger. Det fortæller den tårnhøje score, når man måler på medarbejdertilfredshed og medlemstilfredshed. Det er de selvfølgelig stolte af i Frie, men de er også bevidste om, at de ikke kan læne sig tilbage og nyde succesen. Der er brug for kontinuerlig udvikling, effektivisering og optimering, hvis de fortsat skal være konkurrencedygtige. Blandt andet derfor har Frie for nylig opgraderet deres administrationsløsning til en spritny version af KMD Føniks og samtidig overdraget driftsansvaret til KMD, fortæller Jesper Wengel, direktør i Frie.

- Vi vil forblive nummer 1 på markedet. Vores forventning er, at vi med KMD Føniks kan frigive ressourcer, så vi i endnu højere grad kan levere en personlig service til vores medlemmer og sikre en høj kvalitet i sagsbehandlingen. Vi ved, at det primært er de to parametre, vi bliver vurderet på.

Høj brugervenlighed

Karsten Winther Hansen er souschef i Frie med ansvaret for implementeringen af KMD Føniks. Han er, hvad man kalder en gammel rotte i faget. Han har arbejdet med it-understøttelse af a-kasser og fagforeninger igennem en lang årrække, og han siger, at KMD Føniks “uden tvivl” er den bedste administrationsløsning, han endnu har set.

For det første er det et meget brugervenligt system. Det er pædagogisk og behageligt at navigere i, og så ser medarbejderne kun det, der er relevant for dem. Når en medarbejder har afsluttet en opgave, lukker de opgaven ned, og så kan de fortsætte til den næste. På den måde bliver arbejdsdagen brudt ned i små, overskuelige enheder, og det er rent psykologisk en meget tilfredsstillende måde at løse sine opgaver på.

Karsten Winther Hansen, souschef i Frie

Automatiseret arbejdsflow

Den anden årsag til, at KMD Føniks udmærker sig, er de sammenhængende workflows, løsningen automatisk genererer.

- I dag bruger vi en masse krudt på manuelt at fordele og flytte opgaver mellem vores medarbejdere. Med det nye KMD Føniks vil opgaverne blive fordelt i en automatiseret proces. Så hvis der eksempelvis kommer en blanket ind via en medlemsportal, danner den blanket automatisk et workflow i KMD Føniks, som bliver adresseret til den relevante sagsbehandler, siger Karsten Winther Hansen.

Forenkling af kundeportalen

Det er ikke kun medarbejderne, der kommer til at opleve større sammenhæng og mere enkle brugergrænseflader. Medlemmerne vil også kun blive præsenteret for de valgmuligheder, der er relevante for lige præcis dem og deres situation. Så det er eksempelvis kun, hvis de er meldt ledige, at de har mulighed for at udfylde en ledighedserklæring. Og det er kun, hvis de er tilmeldt en efterlønsordning, at de kan se en efterlønsblanket og så fremdeles.

Det er en stærk vinkel i løsningen, som jeg tror, vil blive meget positivt modtaget af medlemmerne.

Karsten Winther Hansen, souschef i Frie

Der var go-live på KMD Føniks i Frie i slutningen af november 2018, og lige nu er man stadig i en tilretningsfase. Men fra og med januar 2019 forventer både Frie og KMD, at de kan køre helt normalt, så Frie for alvor kan flytte fokus fra de traditionelle driftsopgaver til de mere spændende udviklingsopgaver.

Stærkt og forbedret samarbejde

Frie og KMD har samarbejdet gennem mange år. Somme tider har bølgerne gået højt – som de har for vane at gøre det, når virksomheder og it-leverandører skal forsøge at blive enige. Men som pilotkunde på udviklingen af den nye KMD Føniks-løsning har samarbejdet nået nye højder. Frie har været med til at teste funktionaliteten i KMD Føniks og er undervejs kommet med værdifuldt input til KMD, som efterfølgende har tilpasset nogle af de workflows, der nu er lagt ind som standarder i løsningen.

- Nye kunder eller forbund/a-kasser på KMD Føniks kan oprigtigt glæde sig. Vi har i hvert fald en forventning om, at det bliver en stor gevinst hos os, siger Jesper Wengel og understreger vigtigheden af et godt partnerskab med KMD i fremtiden.

- KMD Føniks bliver motoren i vores administration de næste mange år. Derfor er det også ekstra vigtigt, at vi har et godt samarbejde, for der vil jo løbende dukke tilretninger og udviklingsprojekter op. Min fornemmelse på tværs af hele organisationen er, at vi har en rigtig god dialog med KMD – både på det operationelle, men også på det strategiske niveau, hvor vi har rigtig god kontakt til ledelsen, slutter han.

Om Frie

Frie er en demokratisk lønmodtagerorganisation, som blev grundlagt i 1951 og henvender sig til alle lønmodtagere. Fagforeningen har ca. 15.000 medlemmer, og a-kassen har ca. 23.000 medlemmer. Frie har hovedkontor i Odense og beskæftiger ca. 80 medarbejdere.