Mand forklarer ved møde med computer

Med KMD som partner har Herning Kommune gennemført et stort migreringsprojekt til Microsoft Office 365. Gevinsterne tæller blandt andet nye samarbejdsværktøjer til medarbejderne og bedre integrationsmuligheder til kommunens fagsystemer.

Som den sidste kommune i Danmark arbejdede Herning Kommunes ca. 4.000 administrative medarbejdere på IBM Notes-kontorplatformen indtil for ganske nylig. Det satte visse begrænsninger for medarbejdernes samarbejdsmuligheder, og det afskar organisationen fra at udnytte de mange muligheder i de allerede eksisterende integrationer mellem kommunens fagsystemer og den mest udbredte kontorløsning på markedet, Microsoft Office 365. Derfor traf Herning Kommune en “fornuftsdrevet beslutning” og satte gang i et stort migreringsprojekt til Microsofts platform med KMD som partner.

- Med Office 365 har vi fået en ny kontorpakke, som giver vores ansatte mulighed for at samarbejde på helt nye måder. Især når det kommer til at producere indhold og mødes online. Det sidste behøver ikke længere at foregå i specialindrettede mødelokaler, men kan finde sted bag medarbejderens skrivebord, siger Anders Kjær, afdelingsleder for it drift og infrastruktur i Herning Kommune.

- Derudover er det en klar fordel at blive en del af et større udviklingsfællesskab med de andre kommuner. De nødvendige integrationer mellem Microsoft-platformen og vores fagsystemer eksisterer i de fleste tilfælde allerede. Det vil sige, at der er kendte løsninger på de mest almindelige integrationsudfordringer. Og når der opstår nye udfordringer, kan vi også forvente, at der bliver udviklet en generel løsning hurtigt.

Ugentlige statusmøder nøglen til succes

KMD har etableret strategiske partnerskaber med en håndfuld konsulenthuse, som hver især er nøje udvalgt for at være nogle af de absolut bedste i det danske marked. Det betyder en arbejdsdeling, hvor KMD leverer styring af forløbet og rådgivning omkring produkterne, mens det konkrete design og implementeringen leveres af samarbejdspartneren. Sådan var samarbejdsmodellen også i Herning Kommune-projektet, hvor KMD arbejdede sammen med ProActive.

- På den måde fik vi kombinationen af rutineret projektledelse og licensrådgivning fra KMD og ProActives tekniske kompetencer på Office 365-platformen. Begge dele var nødvendige for at løfte så kompliceret et projekt, siger Anders Kjær.

Grundet kompleksiteten og omfanget af opgaven tog Herning Kommune selv initiativ til at indføre ugentlige statusmøder, hvor kommunens eget projektteam mødtes med konsulenter fra KMD, ProActive og under tiden Microsoft.

- De statusmøder blev nøglen til at holde sammen på projektet. Vi skrev simpelthen ned, hvad de enkelte parter forventede af hinanden, hvad der skulle leveres, hvordan det skulle leveres, og hvad der var sket siden sidst. Den model kan jeg varmt anbefale til andre, der skal i gang med et lignende projekt med flere leverandører.

De nødvendige integrationer mellem Microsoft-platformen og vores fagsystemer eksisterer i de fleste tilfælde allerede. Det vil sige, at der er kendte løsninger på de mest almindelige integrationsudfordringer. Og når der opstår nye udfordringer, kan vi også forvente, at der bliver udviklet en generel løsning hurtigt.

Anders Kjær, teknisk leder i it-afdelingen, Herning Kommune

Det digitale fundament er på plads

Det er vigtigt for Anders Kjær at understrege, at Herning Kommune med migreringen til Office 365 har fået et vigtigt, digitalt fundament på plads. Men det er først i den kommende tid, at det sande potentiale i Office 365 vil folde sig ud. Her nævner han eksempelvis muligheden for at samarbejde tættere med andre kommuner og med eksterne samarbejdspartnere via de indbyggede snitflader i Microsoft-platformen. Og så giver den nye digitale platform hele organisationen en anden agilitet, når medarbejdernes kontorpakke leveres via skyen fremfor on-premise, som det tidligere var tilfældet. Det mobile arbejde og samarbejde flugter bedre med kravene til fremtidens kommunale arbejdsplads.

Hvis Anders Kjær skal komme med et godt råd til andre organisationer, der står overfor en lignende, stor forandringsproces, så er det, at man kan hente meget værdi gennem grundige forberedelser.

- Vores medarbejdere har haft relativt let ved at tilegne sig de nye værktøjer. Det skyldes for en stor del, at vi har aktiveret vores superbrugerorganisation og kørt med en særlig hotline-support i tiden lige efter implementering, så vi kunne gribe medarbejderne med det samme, inden de blev frustrerede. Resten skyldes en meget stor indsats indenfor uddannelse og kommunikation. Erfaringsmæssigt går så store it-projekter ikke altid glat; men det har det gjort i det her tilfælde, og det skyldes først og fremmest en grundig koordinering af projektet og en særligt indsats for brugerne i overgangsperioden, slutter Anders Kjær.

Om Herning Kommune

Der bor ca. 90.000 indbyggere i Herning Kommune, og der er i alt ca. 8.500 ansatte i kommunen. Efter implementeringen arbejder ca. 4.000 ansatte i Herning Kommunes administration på Microsoft Office 365-platformen med adgang til mere end 100 it systemer.