Glad medarbejder arbejder ved PC

Da Nordfyns Kommune implementerede KMD Nexus, udskiftede de ikke bare én administrativ platform med en anden. De lagde samtidig fundamentet for den fremtidige levering af kommunens borgernære ydelser med fokus på høj faglighed og valide data.

Nordfyns Kommune brugte to år på at tænke sig godt om, da de skulle udskifte to forældede løsninger til administration af social-, sundheds- og omsorgsområdet. Som en del af tankeprocessen gik de sammen med et par andre kommuner og udarbejdede en grundig markeds- og behovsanalyse. Der var flere konklusioner i den analyse. Men den vigtigste var, at den nye administrationsløsning ikke skulle diktere, hvordan Nordfyns Kommune skulle levere sine ydelser til borgere og kolleger. Det skulle være lige omvendt. Den nye løsning skulle understøtte den organisation, Nordfyns Kommune gerne ville være, og den faglige indsats, medarbejderne gerne ville praktisere. Med konklusionerne fra behovsanalysen på plads gik jagten på den nye administrationsløsning ind. Feltet blev snævret ind til to konkurrerende løsninger, og valget endte med at falde på KMD Nexus.

- Det var den løsning, der på flest parametre matchede vores krav og ønsker. Det handler blandt andet om at skabe mere sammenhæng mellem vores indsatser på social-, sundheds- og omsorgsområdet og om at bruge mindst mulig tid på dokumentation og mest mulig tid sammen med borgerne. Rent systemteknisk handlede det også om at få en fremtidssikret løsning, og her vejede det tungt, at KMD Nexus kan integrere til tredjepartsløsninger via det åbne API, opsummerer Judith Poulsen, projektejer og chef for Sundhed og Rehabilitering i Nordfyns Kommune.

Fokus på medarbejderinvolvering

I sensommeren 2017 påbegyndte Nordfyns Kommune implementeringen af KMD Nexus i tæt samarbejde med konsulenter fra KMD. Forløbet blev kickstartet med en række workshops, hvor repræsentanter fra kommunens forskellige fagområder deltog. At kommunen netop inddrog nøglemedarbejdere tidligt i processen, har været én af nøglerne til en succesfuld implementering.

- Vi har haft meget fokus på den tværgående ledelsesforankring og på medarbejderinvolvering. Allerede under vores indledende markedsanalyse informerede vi medarbejderne om, at vi var i gang med at finde en ny administrationsløsning, så det ikke kom bag på dem. Senere udarbejdede vi en proceslinje for hele forløbet, så hver enkelt medarbejder vidste, hvornår og hvordan de selv var en del af projektet. Og derudover lavede vi en helt simpel video, hvor vi på en tavle tegnede, hvad der skulle ske. Den video gik næsten viralt i Nordfyns Kommune. Alt i alt fik vi skabt en helt unik teamånd gennem alle vores initiativer. I dag kan vi se, at det har været en rigtig god investering, siger Judith Poulsen.

Undervisning udgør kun 20 procent

Efter de forskellige workshops og en periode med systemopsætning blev funktionaliteten i KMD Nexus internt godkendt. Siden begyndelsen af april 2018 har ca. 900 ansatte i Nordfyns Kommune anvendt KMD Nexus på tværs af social-, sundheds- og omsorgsindsatsen. I overgangsfasen oprettede kommunen såkaldte tastestationer, hvor to computere blev sat op – den ene computer kørte den tidligere løsning, og den anden computer kørte KMD Nexus. Ved hver tastestation var en særlig task force af hjælpere til stede, som medarbejderne kunne stille spørgsmål til i forsøget på at aflære gamle vaner og arbejde nye ind under huden.

- Det har været rigtig positivt for driften. For undervisning i anvendelsen af et nyt system udgør kun 20 procent af en implementeringsproces. De sidste 80 procent lærer man først, når systemet er i drift, siger Anne Lørup Christensen, projektmedarbejder og den ene af to systemadministratorer i Nordfyns Kommune.

Følger standardiserede principper

Det er endnu for tidligt at konkludere på Nordfyns Kommunes gevinster ved at arbejde i KMD Nexus. Men de umiddelbare erfaringer er, at KMD Nexus kommer til at styrke tværfagligheden og datakvaliteten på tværs af kommunens indsatser på social-, sundheds- og omsorgsområdet.

- Sammenlignet med vores tidligere løsning er det blevet nemmere at arbejde tværfagligt. Nu kan en sygeplejerske eksempelvis også se, hvad en socialfaglig medarbejder har noteret om en borger. Derudover betyder muligheden for at dele data på tværs, at vi ikke dobbeltdokumenterer i flere fagsystemer, men at vi ensretter vores dokumentation, så data bliver mere valide, fordi vi følger samme standardiserede principper, siger Anne Lørup Christensen.

Tidligere havde medarbejderne en tendens til at registrere det, “de synes og så”. I dag får medarbejderne i KMD Nexus præsenteret en række valgmuligheder for dokumentationen, så de ikke selv skal tolke, men i stedet hakke af i prædefinerede bokse.

KMD-konsulenter har været livliner

Alt i alt har det været et omfattende og intenst implementeringsforløb i Nordfyns Kommune. Men de er kommet godt i land takket være en ægte holdindsats og et vedholdende ledelsesfokus, som trækker tråde helt op til de øverste beslutningslag i kommunen, hvor “borgeren i centrum” har været en topprioritet i leveringen af de borgernære ydelser.

- Vi kan rose os selv for et godt projekt. Men vi kan også takke KMD, for vi ikke bare har haft et kunde-leverandør-forhold, men et rigtigt samarbejde med deres konsulenter. Blandt andet en projektleder, som vi har været meget trygge ved at læne os op af, og som har holdt styr på, hvad vi hele tiden skulle – også når vi selv mistede overblikket, for det gjorde vi. Men vi kan også takke vores faste, tekniske konsulent, som kom hos os hver uge i en periode og hjalp med forskellige opgaver. Gennem hele projektet har vi haft to livliner, vi altid har kunnet ringe til, og det har skabt stor tryghed, slutter Anne Lørup Christensen.

Om Nordfyns Kommune

Nordfyns Kommune er én af i alt 22 kommuner i Region Syddanmark og har ca. 30.000 indbyggere. Nordfyns Kommune har ca. 2.500 ansatte, hvoraf de 900 anvender KMD Nexus på tværs af hele kommunen.