Dreng lægger an til at sparke en fodbold i mål

Den 1. november 2017 gik det nye KMD Booking i luften i Odense Kommune. Forud gik års, måneders og ugers grundig forberedelse – og et meget tæt samarbejde med KMD. Indsatsen gav pote, og det fejrede afdelingen med ægte fynsk brunsviger.

Medarbejderne kunne stille de frække spørgsmål

Fire leverandører blev inviteret, da Odense Kommune gik i udbud med sin booking-løsning i 2017. De blev set grundigt efter i sømmene, som fuldmægtig og projektleder Vivian Glasdam Sørensen, Odense Kommune, fortæller:

- Vi sad vel 11-12 mand om bordet, blandt andet alle medarbejderne i afdelingen. Og det var en fordel. Medarbejderne er helt nede i materien, så de kan stille alle de frække spørgsmål til systemet. Det var der et par leverandører, der faldt på.

Efter leverandørdagene gik en arbejdsgruppe i gang med at skrive den egentlige kravspecifikation. Og den blev lang ...

Kontrakten præciserer forventningerne

Da valget faldt på KMD Booking, betød det ikke, at kommunen var i mål med sine ønsker.

- Vi er meget opmærksomme på, at løsningen skal kunne bruges til alle kommuner, så det handler ikke om at skræddersy alt specielt til os. Men vi havde nogle yderligere krav. Derfor har vi 8 udviklingspunkter med i kontrakten og nok 100 kriterier, som systemet skal leve op til. De bliver testet nu.

På den måde er kontrakten styrende for samarbejdet mellem kommunen og KMD, og det er Vivian Glasdam Sørensen særdeles tilfreds med.

- Vi har afstemt forventningerne så godt som muligt på forhånd. Og de overraskelser, vi alligevel får nu, tager KMD utrolig positivt op.

Implementering gik efter planen

Kommunens grundige indstilling fortsatte ind i implementeringen, så implementeringsplanen blev gennemgået nøje.

- Planen tog afsæt i vores årshjul, så den passede ind i vores aktiviteter og deadlines. Men lige så vigtigt vurderede vi, om tidsplanen var realistisk. Vi har jo data helt tilbage til 1998, så der var virkelig meget at rydde op i, understreger Vivian Glasdam Sørensen.

Og der blev ryddet op. Faktisk blev planen fulgt til punkt og prikke - også selvom der dukkede uforudsete ting op undervejs. De blev diskuteret i styregruppen – lige ud af posen – og efter sommerferien var medarbejderne klar til 4 dages kursus.

- Men det bedste, vi gjorde, var at lukke i 8 dage, før det nye system gik i luften. Ikke bare med systemet i frozen zone, men 8 dage, hvor vi fik arbejdsro til at komme på plads. Det var mega-effektivt!

Så hurra for teknologien – vi føler os virkelig godt klædt på!

Vivian Glasdam Sørensen, fuldmægtig og projektleder i Odense Kommune

Skype-møder klarer spørgsmålene

Et af kommunens krav til KMD handlede om support. Der skulle være hurtig hjælp at hente, og det blev sat i system:

- Vi samler vores spørgsmål sammen til et Skype- møde, når der er behov for det, og her deltager alle, der har spørgsmål eller undren, de gerne vil have afklaret. På den måde får vi utrolig god støtte fra supporten, og de tager os seriøst. Så hurra for teknologien – vi føler os virkelig godt klædt på!, smiler Vivian Glasdam Sørensen.

Hun tilføjer, at Skype-møderne bliver suppleret med fysiske møder, hvis der er større ting på dagsordenen.

Næste skridt er acceptprøve nummer to og en driftsprøve. Her er planen dog skredet lidt - dels på grund af sygdom, dels fordi alle brugere ikke er på systemet endnu.

BRUGERNE FINDER SELV RUNDT

Den 1. november 2017 kl. 8.30 skiftede Odense Kommune til det nye KMD Booking, og kl. 10 gik der en mail med vejledning ud til foreninger og andre brugere.

- Det blev fejret med en flot fynsk kagemand med slik og det hele. Foreningerne fik dog lidt udfordringer med at oprette sig i det nye system. Men når de først var inde, kunne vi se, de selv fandt rundt - så let og intuitivt er systemet. For os betyder den nye løsning også, at vi har fået aftenskolerne ind i samme system, så flere opgaver er samlet ét sted. Uden Excel-ark, slutter Vivian Glasdam Sørensen.

Odense Kommune har tegnet en 4-årig kontrakt med KMD, og Vivian Glasdam Sørensen sidder fortsat i referencegruppen for KMD Booking.

Odense Kommunes tips til at skifte bookingløsning

  • Vis rettidig omhu. Det er en fordel at skifte på et tidspunkt, der passer ind i årshjulet.
  • Sæt ressourcer af. En god implementering kommer ikke af sig selv.
  • Involver medarbejderne. De kan være specifikke i krav og ønsker.
  • Vær klar til at bøje af. En standardløsning til 98 kommuner kan aldrig dække individuelle behov 100 procent.

KMD Booking i Odense Kommune

Odense Kommune har benyttet KMD's bookingløsning siden 1998. Kommunen aflyste et udbud på området i 2012, da de vurderede, at markedet ikke var modent. Fuldmægtig i Fritid og Eliteidræt Vivian Glasdam Sørensen har bidraget til udviklingen af det nye KMD Booking i KMD's referencegruppe.