Nyt personalecockpit gør det lettere at være leder i København.
Lederne i Københavns Kommune har fået et nyt ledelsesinformationssystem, som de bruger til at følge ferie, fravær, løn og øvrige personaleforhold. Den nye løsning er udviklet i samarbejde med KMD, og her får den enkelte leder et nyt og samlet cockpit, der giver overblik og kort vej til handling.
Da Københavns Kommune skiftede både økonomi- og lønsystem i perioden 2015-18, faldt blikket også på ledelsesinformationen for den enkelte personaleleder. Nye ledelsesinformationssystemer skulle gøre det lettere for lederne at styre både økonomi- og personaleforhold.
I november måned 2018 stod det nye ledelsesinformationssystem på løn- og personaleområdet klar. Løsningen er baseret på KMD Opus Insight og går i kommunen under navnet Ledelsesinfo Personale. Kommunen tog løsningen i brug efter et længere projektforløb med KMD.
- Vi opstillede allerede tidligt i projektet tre klare mål for designet: Løsningen skulle være intuitiv. Den skulle være handlingsorienteret. Og den skulle være tilpasset de enkelte brugeres behov, fortæller Janus Rønholt Hansen, der er kontorchef i Økonomiforvaltningen og styregruppeformand for projektet. Derudover var det vigtigt, at løsningen blev fleksibel og kunne udbygges efter behov.
Det tidligere system havde kommunen selv udviklet, men denne gang valgte kommunen at gå til KMD, der også står bag de nye løn- og økonomisystemer. Et valg kontorchefen er godt tilfreds med i dag.
Løsningen skulle være intuitiv. Den skulle være handlingsorienteret. Og den skulle være tilpasset de enkelte brugeres behov.
Forud for designet af løsningen gik en grundig dialog med forvaltningerne. For hvordan kunne løsningen bedst understøtte en travl leder, der skal leve op til både regelsæt og politikker?
Her landede kommunen på et styringscockpit med seks helt centrale KPI’er. Når lederen er på omdrejningshøjde, er tallene sorte – mens røde tal kalder på handling. Cockpittet omfatter kun lederens egne medarbejdere, det er sat op med individuelle KPI’er og baseret på lokale politikker.
- Er sygefraværet for højt, eller er medarbejderne bagud med afvikling af ferie? Det kan lederen se på et øjeblik, og herfra er det nemt at finde forklaringen. Skyldes det en generel tendens eller udsving hos enkelte medarbejdere? Lederen kan hurtigt se, hvor der skal sættes ind, og det er netop pointen: Vejen til handling er kort, forklarer Janus Rønholt Hansen.
I første omgang har der primært været fokus på at understøtte kommunens ca. 2300 ledere og stedfortrædere. Løsningen rummer dog også brugerprofiler til HR, og de første 2-300 HR-medarbejdere er i gang.
Løsningen skulle være intuitiv. Den skulle være handlingsorienteret. Og den skulle være tilpasset de enkelte brugeres behov
Kommunen skrev kontrakt med KMD i marts 2018, og planen var at gå i luften den 6. november. Det kom til at holde stik, også inden for den aftalte økonomi.
- KMD har været rigtig gode på kerneløsningen – med høj faglighed, god projektledelse og et lydhørt samarbejde. Hvis det brændte på, smed de alt, de havde i hænderne. Og det gjorde vi også selv, understreger Janus Rønholt Hansen.
Eneste væsentlige hængeparti til den oprindelige implementeringsplan var en mailmotor, der adviserer lederne om obligatoriske sygefraværssamtaler og frister. Mailmotoren er ikke en del af selve BI-løsningen, men er opsat i Rollebaseret Indgang. Den var fra starten behæftet med fejl, men fungerer nu også efter hensigten. Kommunen er derfor i gang med en genudrulning til alle lederne i kommunen.
BI-løsningen i Københavns Kommune er udviklet i KMD Insight og kan nu komme andre kommuner til gavn. I Københavns Kommune går løsningen under navnet Ledelsesinfo Personale.
En af de vigtigste anbefalinger fra Janus Rønholt Hansen er, at man har fokus på interessentinddragelsen og forandringsledelsen hele vejen igennem i store implementeringsprojekter. Dette viste sig også vigtigt i forhold til Ledelsesinfo Personale.
- Selvom vi var enige om mock-ups før sommerferien, måtte vi sætte ekstra kræfter ind på at teste løsningen til nøglemedarbejdere i forvaltningerne op til deadline. Det understreger bare, hvor vigtigt det er at huske sin interessentpleje. De medarbejdere, der er løsningens ambassadører ude i forvaltningerne – de skal jo lægge hovedet på blokken over for deres kolleger. Og det gør dem ekstra årvågne, når løsningen begynder at tage form, bemærker han.
Som landets største kommune har København en særlig udfordring, når i størrelsesordenen 2.500 brugere skal skifte til en ny omfattende løsning samtidig. Men kommunen har også de ekstra muskler, der kan skubbe viden og motivation ud til mange på én gang:
- Vores kommunikationsafdelinger har selvfølgelig været involveret. Derudover har vi afholdt to velbesøgte stormøder, udarbejdet et katalog af e-læring og oplært 17 medarbejdere fra vores interne Serviceindgang i systemet, så de kan hjælpe brugerne på telefonen. Der findes også en rapportbeskrivelse til hver rapport - en forklaring, der dukker op blot ved mouse over, fortæller kontorchefen.
Mindre end to måneder efter skiftet er han allerede opløftet over resultatet.
Vi har fået en brugervenlig løsning, som allerede i dag er meget anvendelig og som vi glæder os til at udbygge yderligere. På den lange bane er jeg ikke i tvivl om, at vi får lettere ved at leve op til både regler og politikker. Og vi får en mindre risiko for fejl, slutter han
KMD Insight i Københavns Kommune
Hent og læs kundecasen om udviklingen og implementeringen af KMD Insight i Københavns Kommune.
Hent og læs
Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få de seneste nyheder, indsigter og invitationer for kommuner og regioner direkte i din indbakke.
Tilmeld dig her
