Kvinder smiler på kontor

Med tiden havde Norddjurs Kommune fået bygget en egenudviklet mastodontversion af KMD Nexus, som betød masser af dobbeltarbejde og dårlig datakvalitet. Efter en optimering af anvendelsen af KMD Nexus arbejder kommunens medarbejdere nu efter strømlinede standardprincipper og satser på at kunne producere mere valide data til ledelsen og kollegaerne.

For mange, mange år siden var Norddjurs Kommune blandt de første kommuner i Danmark, der implementerede den løsning, der senere kom til at hedde KMD Nexus. Dengang var løsningen knap så omfattende, som den er i dag, så med tiden knopskød systemet med forskellige specialtilpasninger, efterhånden som kommunen fik nye behov. Til sidst havde Norddjurs Kommune fået bygget et monstrum af et system, som var blevet umuligt at overskue og svært at opdatere. Så da kommunen alligevel skulle i gang med implementeringen af Fælles Sprog III – den fælleskommunale metode for dokumentation og udveksling af data på social-og sundhedsområdet – besluttede de sammen med en KMD-konsulent at tage et grundigt kig ned i maven af KMD Nexus.

- Det var en rodebutik. Meget af opsætningen gav ikke mening længere. Og der var endda ting, der direkte modsagde hinanden. Alle medarbejdere havde løbende fået deres ønsker opfyldt, og det betød, at borgernes data blev præsenteret på et væld af forskellige måder. Alt i alt havde vi ca. 1.700 forskellige visninger til vores ca. 1.000 medarbejdere, der arbejder med Nexus. Det var ikke holdbart, siger Lotte Maarslet, som er systemadministrator i Norddjurs Kommune.

Standardiseret og fremtidssikret løsning

Efter en dialog med KMD-konsulenten blev Norddjurs Kommune tilbudt en optimering af anvendelsen af KMD Nexus. Det betød, at de kunne få den standardudgave af KMD Nexus, som nye kommuner på løsningen anvender med automatiske opdateringer af ny lovgivning og standardiserede skemaer til dokumentation.

- Det er en stor fordel at komme over i en standardløsning, hvor vi ved, at alt virker, og at alt er gennemtænkt, så vi har en fremtidssikret platform. Det er også en fordel, at vi er blevet en del af et netværk med mange andre kommuner i Danmark. Vi ved, at de arbejder efter samme principper og i samme løsning som os. Så hvis nogen oplever et problem, ruller løsningen ud til alle, siger Signe Vang, udviklingskonsulent i Norddjurs Kommune.

Det er en stor fordel at komme over i en standardløsning, hvor vi ved, at alt virker, og at alt er gennemtænkt, så vi har en fremtidssikret platform. Det er også en fordel, at vi er blevet en del af et netværk med mange andre kommuner i Danmark.

Signe Vang, udviklingskonsulent i Norddjurs Kommune

Producerer mere valide data

De indledende drøftelser gik i gang i august 2017, og efter en periode med grundigt forarbejde, tests og undervisning af medarbejderne, gik Norddjurs Kommune i drift med den optimerede udgave af KMD Nexus i april 2018. Selvom meget stadig er nyt, og medarbejderne skal aflære gamle vaner og arbejde nye ind under huden, kan Norddjurs Kommune allerede konstatere, at de efter optimeringen er i stand til at producere mere valide data til ledelsesrapportering.

- Tidligere noterede medarbejderne op til tre forskellige steder i Nexus for at dokumentere én ting. Nu gør alle medarbejdere det ét sted på én måde, så i stedet for 1.700 forskellige visninger er vi nu nede på 500 visninger. Det betyder for det første, at vi slipper for dobbeltarbejde. Men det betyder også, at vi kan løfte den faglige kvalitet af vores arbejde, hvilket kommer både ledelsen og borgerne til gode, fordi vi producerer bedre data, siger Signe Vang.

Keep it simple

Signe Vang og Lotte Maarslet kan i dag kigge tilbage på en intens, men god implementeringsproces af deres “nye” KMD Nexus-løsning. De har undervejs haft stort fokus på medarbejderinddragelsen og anvendt både faglige nøglepersoner og tekniske superbrugere for at komme i land med projektet. Begge dele har været afgørende faktorer for et succesfuldt forløb.

- Hvis jeg skulle komme med et godt råd til andre, der skal ud i en lignende proces, så vil jeg anbefale, at man har en så lille projektgruppe som muligt, så der altid er mandat til at træffe vigtige beslutninger i lokalet. Vi var kun fem i vores projektgruppe. Kombineret med en stram og ambitiøs tidsplan har det betydet, at der hele tiden har været god fremdrift i projektet, siger Signe Vang og bliver suppleret af Lotte Maarslet:

- Vores motto undervejs har været keep it simple. Vi har holdt os til standardopsætningerne i Nexus, for hvis vi kan nøjes med minimum, er der ingen grund til at lave noget om. Faktisk har vi haft det princip, at der skulle argumenter på bordet, hvis nogen mente, at standarden ikke dækkede vores behov. Belært af tidligere, hvor vi selv udviklede på løsningen, vil vi hellere melde vores ønsker om tilpasninger til systemopsætningen ind til KMD, og så kan de foretage ændringen for alle kommuner med næste systemopdatering. Det, har vi faktisk allerede set eksempler på, er sket.

Vildt dygtig konsulent

Både Signe Vang og Lotte Maarslet har været meget begejstrede for deres faste KMD-konsulent, som udover at være “vildt dygtig” også har haft en stor forståelse for behovene i Norddjurs Kommune. Konsulenten var blandt andet med til at holde Norddjurs Kommune fast på deres eget ønske om at holde sig til standardopsætningerne i KMD Nexus.

- I begyndelsen var hun lidt bange for at blande sig. Men hun fandt hurtigt ud af, at vi syntes, det var rart, at hun blandede sig. Hvis hun så noget, der ikke gav mening, måtte hun gerne skyde vores ideer ned. Hun har stor erfaring fra implementeringsprojekter i andre kommuner. Det var nemmere at forholde sig til hendes konkrete forslag til en optimal opsætning fremfor selv at prøve sig frem. Det har hun været god til. Faktisk så god, at vi har valgt stadig at have hende tilknyttet projektet, så hun kan hjælpe med at følge op på kvaliteten af det, vi laver, slutter Signe Vang.

Om Norddjurs Kommune

Norddjurs Kommune er en kommune i Region Midtjylland med et samlet indbyggertal på ca. 38.000 personer og Grenaa som den største by. Norddjurs Kommune beskæftiger ca. 3.000 medarbejdere, hvoraf ca. 1.000 er brugere af KMD Nexus.