En dråbe, der danner ringe i vandet

Da Forsvarsministeriets Personalestyrelse omlagde 12 pdf- formularer til et enkelt digitalt flow, valgte styrelsen ikke blot at tage forandringsledelse og gevinstrealisering med i pakken. De ønskede at forankre kompetencerne i organisationen – og det er nu begyndt at puffe til en ny kultur i organisationen.

Det handler om skabe klart mål og klart ansvar I Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS) er det afdelingen for Proces- og Digital udvikling, der har ansvaret for både digitaliseringen - og for at høste gevinsterne af den. Og det er baggrunden for, at styrelsen prioriterede gevinstrealisering og forandringsledelse, da de gamle pdf-formularer blev erstattet af KMD XForm. Digitaliseringen ville gribe dybt ind i sagsbehandlingen, så der også var tale om organisatorisk forandring.

Systematik giver realisering af de ønskede gevinster

Med KMD’s koncepter for gevinstrealisering og forandringsledelse kører implementeringen med en stærk systematik og struktur. Det kan Kim Gundy Bille Sørensen se på effekterne.

- Vi har i høj grad opnået, hvad vi ville. Vi har holdt fokus på de gevinster, vi gik efter, og vores nøglepersoner har kunnet planlægge, hvornår de skulle bidrage. Det betyder, at projektet har fået de nødvendige input undervejs, og planen holdt, siger han.

Den nye digitale formular guider de unge trin for trin, de kan aflevere fortrolige oplysninger på sikker vis, og mange oplysninger bliver valideret, så datakvaliteten også får et løft.
- Det sparer rigtig meget tid hos os, fordi der bliver færre tilbageløb. Samtidig giver den høje datakvalitet os nye muligheder for robot- behandling af vores sager – noget, vi allerede har på sigtekornet, tilføjer han.

Forandring handler i høj grad om at få medarbejderne med. Her er det nok velkendt, at de fleste har en vis skepsis imod det nye, og den modstand kan vi tage hånd om med gevinstrealisering og forandringsledelse. Målene bliver klare, processen bliver transparent, og  forandringerne bliver mere tilgængelige

Kim Gundy Bille sørensen, afdelingsleder i KMD

Vi vil kunne mere selv fremover

Styrelsen ønskede imidlertid ikke blot at trække på KMD’s kompetencer. Formålet med processen var også at udbygge forandringskompetencerne i huset.

-Vi kører digitaliseringsprojekter løbende, og vi vil gerne kunne drive så meget som muligt selv. Derfor valgte vi et samarbejde med KMD, hvor vores egen konsulent efterhånden tog større ansvar - og samtidig havde KMD’s konsulent som sparringspartner, siger han.

Processen bliver vendt på hovedet

Afdelingschef Lilse Marie Svanholm stod med det øverste ansvar for projektet, og hun understreger betydningen af metoden:

- Vi valgte helt bevidst at gå til processen på en ny måde, hvor vi holdt fast fokus på, hvad vi vil opnå med forandringen. Og hvis det skred, greb vi ind. Men det har også krævet, at formålet var klart og enkelt, siger hun.

I forlængelse af projektet med KMD har afdelingen udviklet et tilpasset koncept for forandringsprocesser i FPS. Konceptet er nu afprøvet på et konkret projekt, og oplevelsen er, at afdelingen i høj grad skifter mindset.

- Ofte ser man – lidt karikeret – at systemer bliver valgt og implementeret først, og at man først bagefter går efter gevinsterne. Det bliver vendt på hovedet, når vi har fokus på gevinstrealisering fra starten. På den måde kan man sige, det nye koncept er et paradigmeskift. Næste skridt er at sikre, det også bliver brugt fremover, pointerer hun. 

Samarbejdet fortsætter

For Kim Gundy Bille Sørensen er den vigtigste gevinst af forløbet, at tilgangen til forandring er - forandret. Han oplever, at medarbejderne bidrager med ideer og selv efterspørger nye forandringer.

Organisationen støtter også op med inspirationscafeer, hvor medarbejderne kan dele erfaringer og inspirere hinanden.

- Vi opsamler ideerne struktureret, vurderer, prioriterer og realiserer det, vi kan. Nogle ideer gemmer vi også til senere brug.

Selvom FPS nu er i færd med at tage KMD’s metodikker til sig, regner han med, at samarbejdet fortsætter.

- KMD har erfaringerne, også fra andre kunder, og udefra ser noget, vi ikke selv ser. På den måde har vi haft et rigtig godt forløb, og fremover kan målet være, at vi kører to tredjedele af processen, mens KMD står for den sidste tredjedel, slutter han.

KMD XForm i Forsvarsministeriets Personalestyrelse

Forsvarsministeriets Personalestyrelse har ansvaret for at invitere alle danske unge til Forsvarets Dag – og i den forbindelse rekruttere til forsvaret. Der er årligt ca 15.000 undtagelser fra den gængse indkaldelse. Hidtil har det involveret helt op til 12 pdf-formularer, de unge skulle udfylde, og som FPS skulle registrere og behandle. 

Disse formularer er nu samlet i én digital, dynamisk formular med KMD XForm. Her bliver de unge guidet gennem udfyldelsen, mange oplysninger bliver valideret, og afleveringen sker sikkert med NemID.