KMD XForm i Region Syddanmark

Glad kvinde smiler til kollega

Daglig håndtering af tusindvis af forretningskritiske processer. Fuld fleksibilitet, høj brugertilfredshed og hurtig procesdigitalisering. KMD XForm gør det stadig muligt 4 år efter første implementering.

Med 26.000 ansatte et budget på over 25 milliarder kroner er Region Syddanmark en procestung virksomhed med mange interne og eksterne processer. Dagligt sendes der tusindvis af formularer rundt i systemet. Regionen havde derfor brug for en kosteffektiv og fleksibel it-løsning, der kunne understøtte deres forskellige forretningsbehov. Samtidig skulle løsningen være så brugervenlig, at den kunne anvendes decentralt uden den store indkøringsperiode. Valget faldt på KMD XForm.

Med KMD XForm har Region Syddanmark sikret sig en høj datakvalitet og reduceret risikoen for tilbageløb, da alle nødvendige informationer indgår med det samme. Den høje datakvalitet er en fordel ved digital selvbetjening, og giver værdi i alle typer af processer – fra anmodninger om inspektioner af forurenede grunde over konferencer til tilmeldinger til julefrokoster.

Interne kompetencer frem for konsulenter

Region Syddanmark har købt KMD XForm Fri, hvilket giver ubegrænset platformsadgang. På en entreprise-licens står regionen selv for drift, samt en del af opdateringerne og sikkerheden. Denne model er valgt, fordi hver sygehusenhed har egen HR- og IT-stab. Der er altså en række store interne kunder i Region Syddanmark, der skal kunne anvende KMD XForm på én gang men på hver deres måde.

- Da jeg overtog ansvaret for KMD XForm efter min forgænger i projektet, var det den klassiske historie om ’hvad sker der, når ildsjælen stopper’? siger Web product Manager Louise Kyed Jansen. Men hos os er brugen af KMD XForm så decentral og gennemgående, så jeg skulle ikke ud at samle en masse op. Det kører bare derudad i rigtigt mange afdelinger.

De medarbejdere, som skal arbejde med KMD XForm, kommer på enten et internt kursus eller på et KMD-kursus. Der er også mulighed for at få sidemandsoplæring af en af KMD’s XForm-konsulenter, der favner både platformen, men også kan give sparring på gevinstpotentialet ved omlægning til digital selvbetjening, kortlægning af arbejdsprocesser og grafisk design af flows mv.

- Vores tilgang er, at brugere selv har kompetencerne til at udvikle de formularer, de har brug for. Det har flere fordele: Det gør det let og fleksibelt for brugerne, at de bare kan ’bruge løs’, og det betyder at implementeringen hos os er dyb, fortsætter Louise Kyed Jansen.

Region Syddanmark har for eksempel anvendt det til digital journalbestilling af åbne og akutte journaler, til at håndtere medarbejdernes ansøgninger til videreuddannelse, og til bestillinger fra eksterne samarbejdspartnere som plejehjem.

En fleksibel værktøjskasse

KMD XForm er en fleksibel værktøjskasse, der kan anvendes til digitalisering af simple såvel som komplekse og forretningskritiske processer. Data valideres i realtid ved kilden, hvilket giver færre tilbageløb, og med en lang række standardintegrationer til den offentlige digitale infrastruktur: NemID Login, E-boks, Cpr services, Cvr 3.0., DIBS betaling m.fl., har man hurtigt en egenudviklet løsning, der er rig på funktionalitet.