Kvinde sidder med dokument og regner på regnemaskine

Lolland Kommune har oprettet en ny økonomisk enhed, der håndterer 70 pct. af alle kommunens fakturaer. Centraliseringen har strømlinet fakturabehandlingen, styrket fagligheden og sparet kommunen for et årligt millionbeløb.

Lolland Kommune har ligesom mange andre kommuner fokus på at højne effektiviteten i alle administrative arbejdsgange, så borgerne kan få mest mulig velfærd for deres skattekroner. Derfor spærrede de økonomiansvarlige også øjnene op, da KMD med løsningen KMD Opus Nøgletal kunne dokumentere, at mere end hver tiende faktura blev betalt for sent med risiko for at trække gebyrer og renter. De for sene betalinger opstod ofte som følge af decentral håndtering af fakturaerne ude i de enkelte institutioner, hvor økonomi og regnskab ikke er en kernekompetence blandt fagpersonerne. Den analyse gjorde indtryk i sig selv. Dertil kom, at Lolland Kommune i en årrække har fået eksterne konsulenter til at hjælpe med korrekt momsafløftning og håndtering af refusionsmidler. Konsulentomkostningerne kombineret med de unødige fakturaomkostninger fik kommunen til at spørge sig selv, om det ikke var på tide at optimere hele faktureringsprocessen med baggrund i data fra KMD Opus Nøgletal? Som sagt så gjort. Lolland Kommune oprettede i 2018 en helt ny enhed – Økonomiservice – med ansvar for centralisering af ikke alle, men så mange bogføringsopgaver som muligt.

I dag håndterer vi ca. 70 pct. af alle kommunens fakturaer, ligesom vi også har sparet konsulenterne væk og selv afløfter momsen og søger om refusionsmidler. Den samlede besparelse beløb sig i 2018 til ca. tre millioner kroner, og i 1. kvartal af 2019 var det kun 3,8 pct. af alle fakturaer, der blev betalt for sent, sammenlignet med 11,5 pct. i 2015.

Lone Brylle, teamleder i Økonomiservice

Hun fremhæver også, at Lolland Kommune med centraliseringen har reduceret deres sårbarhed ved ferie, sygdom og fratrædelser, fordi de ikke længere er afhængige af enkeltpersoner, men har samlet ressourcerne i et team, der kan tage over for hinanden. Eksempelvis blev ca. 20 pct. af regningerne tidligere konsekvent betalt for sent i august måned på grund af ferieafholdelse. Men efter at have oprettet Økonomiservice kunne kommunen ved hjælp af KMD Opus Nøgletal dokumentere, at antallet af for sent betalte regninger i august måned 2018 dykkede et godt stykke under 10 pct.

Medarbejder vil ikke længere på pension

Formålet med at centralisere bogføringen i Lolland Kommune har ikke primært været drevet af ønsket om at spare penge. Selvom den del selvfølgelig er tilfredsstillende og skaber begejstring på direktionsgangen. Formålet var først og fremmest at gøre en administrativ proces mere effektiv ved at tilrettelægge nogle smartere arbejdsgange. Økonomiservice består i dag af 16 medarbejdere, hvoraf de ni medarbejdere tidligere sad i andre funktioner spredt ud over kommunen, hvor de ikke havde økonomi som deres primære ansvarsområde. Medarbejderne var umiddelbart lidt skeptiske, da de hørte, at de skulle have nye arbejdsopgaver, og at de skulle skifte arbejdsplads til en ny lokation. For hvem var deres nye kollegaer, og skulle de nu bare sidde og bogføre regninger hele dagen?

- Men det er gået over al forventning. Medarbejderne har været positive fra dag 1, og de kan tydeligt se den værdi, de er med til at skabe for kommunen. De har fundet ind i et fagligt fællesskab, hvor de sparrer med hinanden, og hvor de løser en lang række varierende opgaver. De har virkelig fået et kompetenceløft, siger Lone Brylle.

Hun har endda haft en samtale med en medarbejder, som tidligere havde tænkt at gå på pension, så snart muligheden bød sig, men som har taget beslutningen op til genovervejelse, fordi vedkommende har fundet en helt ny arbejdsglæde i Økonomiservice.

- Så nu vil hun gerne blive i teamet, så længe hun må.

Tal taler deres tydelige sprog

Næste skridt i jagten på yderligere effektiviseringer i Lolland Kommune består blandt andet i, at medarbejderne i Økonomiservice tager ud til kommunens institutioner og hjælper de fagpersoner, som stadig skal have decentralt ansvar for fakturabehandlingen, med at håndtere processen korrekt og effektivt ved at oprette betalingsplaner. Derudover er de i fuld gang med at implementere e-handel med KMD Opus Rakat, så de kan optimere indkøbsprocessen og opnå en højere grad af automatisering i arbejdsgangene, ligesom de også er i gang med at implementere en KMD-baseret udlægs-app, som effektiviserer arbejdet med udbetaling af udlæg og brug af kommunale dankort.

- KMD Opus Nøgletal har fået os godt i gang med at arbejde mere dataunderstøttet. Vi kan skrive stolpe op og stolpe ned om vores administrative processer. Men det er først nu, vi har facts, som vi kan vise ledelsen og direktionen. Tal taler bare deres tydelige sprog, slutter Lone Brylle.

Sammenligning af Lolland Kommune (grøn markering) med andre kommuner, der anvender KMD Opus Nøgletal (anonymiseret). Grafen illustrerer den positive udvikling med færre og færre for sent betalte fakturaer samt elimineringen af sommerferiepuklen i august måned.

Læs mere om KMD Opus