Når et implementeringsprojekt skal gå rigtig stærkt, er det ekstra vigtigt med en solid projektplan. Rettidig omhu, klar forventningsafstemning og et stramt fokus på intern projektorganisering har været nøglekomponenterne i en hurtig og vellykket implementering af KMD Nexus til 1.000 brugere på tværs af Kalundborg Kommunes forvaltninger.

Da Kalundborg Kommune i foråret 2018 valgte at opsige kontrakten med leverandøren af deres kommende sundheds- og omsorgsløsning, fik de pludselig travlt. De skulle egentlig have implementeret Fælles Sprog III-standarden i løbet af 2018, men måtte hurtigt indse, at det ikke kunne lade sig gøre. Derfor gik de på jagt efter en ny leverandør, som ville forpligtige sig til at overholde en meget stram tidsplan for implementering, og som derudover kunne levere en løsning, der understøttede de mange faglige krav fra kommunens forskelligartede brugere på tværs af forvaltninger. Valget faldt hurtigt på KMD Nexus, forklarer Lene T. Olsen, som er systemansvarlig i Kalundborg Kommune og har været intern tovholder gennem processen. Samarbejdet kom stærkt fra start, erindrer hun.

Den helt store styrke hos KMD er det team, de er i stand til at stille med. Vi blev mødt af en sælger, der forstod at viderebringe opgaven til sine kolleger rettidigt. En kommunekonsulent, som kunne fortælle, hvilke interne ressourcer vi selv skulle koble på projektet. En implementeringskonsulent, som selv havde været systemansvarlig i en kommune og havde en sundhedsfaglig baggrund. Og så en meget, meget skarp projektleder, der har styret hele processen med hård hånd. Det er sjældent, at man hører det fra min mund, men vi har ikke på noget tidspunkt oplevet slinger i valsen. Det har bare kørt, som det skulle.

Lene T. Olsen, systemansvarlig i Kalundborg Kommune.

Leverancer til tiden

Noget af det, der har kendetegnet samarbejdet med KMD, har været en tydelig forventningsafstemning mellem parterne.

- KMD har forstået vores budskab om rettidighed. De kommer ikke til os og fortæller, at de er nødt til at skubbe en aftale, at de bliver forsinket med en leverance eller noget lignende. Det er meget positivt. Men rettidigheden går begge veje. Som kommune har vi også et ansvar for at lave vores hjemmearbejde ordentligt og møde velforberedt op til møderne. Man kan ikke altid bare skyde skylden på en leverandør. Det er jo os, der skal tage stilling til, hvordan systemet skal sættes op, siger Lene T. Olsen.

KMD Nexus gik i drift i Kalundborg Kommune i midten af februar 2019. Det vil sige, at man har været i stand til at holde den tidsplan, der blev lagt i sommeren 2018. Til stor personlig tilfredsstillelse for Lene T. Olsen.

- Når jeg hører nogen sige, at der jo ikke er nogle it-projekter, der ikke bliver forsinket, kan jeg mærke, at jeg straks ryger op i det røde felt. For hvad er det for en holdning at gå ind i et nyt projekt med? Jeg ved godt, at der er mange it-projekter, der bliver udskudt gang på gang. Men sådan vil jeg bare ikke have det. Hvis vi har sagt, at vi leverer noget, så skal det leveres, og det skal leveres til tiden. Heldigvis har jeg fundet en projektleder hos KMD, der deler den holdning. Det er en ren befrielse.

E-læring erstatter klasseundervisning

I løbet af implementeringen af KMD Nexus har Kalundborg Kommune gjort sig vigtige erfaringer. Blandt andet i forhold til den læringsstrategi, de følger, når nye brugere af en løsning skal uddannes. Her har de tidligere anvendt klasseundervisning, men i dette projekt har de – med inspiration i erfaringerne fra et lignende projekt i Københavns Kommune – brugt en kombination af e-læring og små læringsteams i de enkelte afdelinger.

- Hver enhed i kommunen er i dag tilknyttet en lille gruppe bestående af en gruppeleder, en teknisk superbruger og en dokumentationsansvarlig, der fungerer som Fælles Sprog III-instruktør. Gruppen er ansvarlig for implementeringen af KMD Nexus helt ude i yderste led af driften – selvfølgelig med den nødvendige support fra os. Da vi startede op, var jeg lidt nervøs for, hvordan gruppen ville løfte den opgave, men jeg skal love for, at de er blomstret op. De synes, at det er super spændende, og vi kan se, at den lokale forankring giver gode resultater sammenlignet med den traditionelle klasseundervisning, hvor meget hurtigt bliver glemt, når kurset er forbi,” siger Lene T. Olsen.

Selvom hun og resten af organisationen kan puste ud ovenpå et vellykket implementeringsprojekt, står udviklingen af KMD Nexus ikke stille. I løbet af 2019 skal de implementere sundhedslogistik, en borgerportal og et ledelsesinformationssystem i platformen.

- På den måde er KMD Nexus interessant. Vi kan opdatere løsningen og foretage ændringer, der går på tværs af vores mange afdelinger og forskellige brugere, slutter hun.

Læs mere om KMD Nexus