Udfordringer på socialområdet kræver gennemsigtighed og sammenhæng i økonomistyringen

Et bedre datagrundlag og nye muligheder for at arbejde med ledelsesinformation. Det har været to af nøglepunkterne i Varde Kommunes arbejde med at skabe en bedre styring af økonomien på det specialiserede voksenområde.

”Vi har i mange år haft en stor udfordring i at styre det specialiserede voksenområde og med underskud på området. Derfor har det helt store udgangspunkt for området været at få vores økonomital understøttet med reelle aktivitetstal,” siger Maiken Schmiegelow, afdelingschef for analyse og økonomistyring i Varde Kommune.

Varde Kommune er ikke ene om at være udfordrede på det specialiserede socialområde. Kommunetal fra VIVE – Det Nationale Forsknings- og Analysecenter for Velfærd – fra 2019 viser, at i 2018 var udgifterne på området 46,8 mia. kr., og kommunerne gik i gennemsnit 5,5 procent over deres budgetter.

Men hvordan griber man sådan en udvikling an? En analyse fra VIVE fra 2019 peger på, at et af de væsentligste områder for økonomistyring på det specialiserede voksenområde i kommunerne er, at man har et administrativt styringsgrundlag i form af data om udgifter og aktiviteter for hver enkelt borger.

Den strategi har de fulgt i Varde Kommune. Tidligere har kommunen arbejdet med et komplekst regneark, hvor udfordringerne var afstemning og vedligeholdelse. For at arbejde mere systematisk med økonomien og indsatser samt udarbejde prognoser til ledelsen har de det sidste halve år skabt sammenhæng og snitflader imellem deres økonomi- og fagsystemer. Kommunen har blandt andet en snitflade til deres økonomisystem og til omsorgssystemet KMD Nexus, som er kommunens fagsystem. Derudover har de afregningssystemet KMD Børn og Voksne.

”Vi har ikke haft en gennemsigtighed i vores regneark, fordi det ikke var holdt op mod økonomisystemet eller fagsystemet. Vi var derfor aldrig helt sikre på, at konteringen var korrekt, og om det afspejlede det forbrug, der var i økonomisystemet. Vi har ikke haft reel sikkerhed før,” siger Maiken Schmiegelow.

Ledelsesinformation: Giver mulighed for at komme hurtigere i handlingsmode

De første effekter af den nye indsats kan kommunen allerede ane. I dag kan kommunen gennemskue, hvilke udgifter de vil have i de kommende år. Ledelsen har fået et bedre overblik og kan både se på området som helhed og dykke ned på borgerniveau.

”Nu kan vi også se, hvad de andre forvaltninger har af indsatser for de enkelte borgere. Eksempelvis på ældre og sundhedsområdet, hvor nogle af vores borgere også får ydelser. Det giver en helhedstænkning, hvor vi kan drøfte indsatser på tværs af forvaltningerne,” siger Maiken Schmiegelow og fortsætter:

”Vi står over for vores første budgetopfølgning, hvor vi nu kan afspejle aktivitetsdata. Det vil sige, at vi rent faktisk kan forklare vores forbrug helt ned på den enkelte funktion og den enkelte borger. Vi kan også lave en kvalificeret prognose for 2020.”

”Næste skridt er, at sagsbehandlerne kan se deres egne sager, så de får et bedre overblik over dem, og hvilke aktiviteter, der har været og er sat i gang. Tanken er, at hver sagsbehandler også kan se priserne for aktiviteterne for borgerne,” tilføjer hun.

Derudover kan kommunen nu arbejde mere strategisk med deres data og eksempelvis igangsætte indsatser for en bestemt borgergruppe.

”Det har skabt et overblik over vores data. Vi ser også udsving tydeligere, og vi får et langt bedre billede af, hvor vi er belastede henne. Det betyder, at forvaltningen får ro i maven i forhold til, hvor de ligger budgetmæssigt. Tidligere blev der brugt meget tid og mange ressourcer på at finde ud af årsagerne. Nu er det lettere for dem at komme i handlingsmode, fordi vi kan forklare tallene med det samme,” siger Maiken Schmiegelow.

Bedre planlægning

I KMD arbejder man med ledelsesinformation på flere niveauer. I social, - sundheds- og omsorgssystemet KMD Nexus er der flere moduler, der kan bidrage til at styrke arbejdet med økonomien på det specialiserede socialområde.

”Området rummer komplekse fagområder, som alle har en økonomisk virkning. Derfor er samarbejdet mellem de forskellige faggrupper og udveksling af data på tværs af fagområder og systemer helt afgørende, da det kan være med til at skabe et samlet overblik, som er nødvendigt, når man skal styre kommunens økonomi,” siger Christian Scheuer, områdedirektør for Sundhed og Social i KMD og peger på, at ledelsesinformation i den sammenhæng er et vigtigt redskab.

”Ledelsesinformation kan bidrage til at styre kommunen bedre og agere på forhånd ud fra prognoser. Det er med til at skabe et overblik for både ledelsen og medarbejdere, når de eksempelvis kan trække rapporter over indsatser i kommunen. Det giver kommunen mulighed for at planlægge deres ressourceforbrug bedre,” siger Christian Scheuer.