KMD trimmer forretningsprocesserne med SAP S/4HANA-transformation

Indtil for nylig havde KMD anvendt den samme on premise-løsning fra SAP i mere end 20 år. Det fungerede, men med årene skete der det, der er sket for så mange andre virksomheder: Installationen knopskød i forsøget på at følge med kravene og behovene til moderne forretningsdrift. Og ligesom for så mange andre havde det den konsekvens, at vedligeholdelsesarbejdet og fejlrettelserne til sidst slugte så mange ressourcer, at der ikke var plads til at tænke i udvikling. Derfor blev der truffet en beslutning om at migrere til SAP S/4HANA i Danmark og Polen.

“Vi valgte en Greenfield-implementering, fordi det var vigtigt for os at adaptere SAP’s standardprocesser, som er billigere i drift. Hvis vi havde valgt en Brownfield-implementering, ville alle strukturerne og arbejdsprocesserne fra vores gamle installation flytte med. Dermed ville vi skabe det samme vedligeholdelsesmonster, som vi havde før, bare på en ny platform,” indleder Allan Hejndorf, Vice President Group IT.

Nej til røde change-anmodninger

Han forklarer, at én af de største læringer i processen har været afvejningen mellem at følge standarderne i SAP Best Practice og give efter for impulsen om at designe sine egne skræddersyede processer.

“Vores udgangspunkt var, at alle processer skulle følge SAP’s standarder. Hvis en procesansvarlig havde en change-anmodning, skulle det gå igennem et change board. Vi havde tre kategorier af change-anmodninger – grøn, gul og rød. Hvis et ændringsforslag var grønt, betød det, at vi kunne holde os 100% indenfor SAP’s standarder. Hvis et ændringsforslag var gult, holdt vi os stadig indenfor standard, men ændringen krævede lidt mere arbejde og var derfor dyrere at håndtere. Hvis ændringsforslaget var rødt, bevægede vi os uden for standard. Ved hjælp af benhård stakeholder-styring og en overbevisning om, at man kan gøre rigtig meget indenfor rammerne af SAP Best Practice, lykkedes det os at finde alternative løsninger til ændringsanmodninger uden for standard – de røde – så vi i dag udelukkende følger SAP’s standarder,” siger Allan Hejndorf.

Simplificeret systemunderstøttelse

Noget af det, der trækker kunder væk fra ældre SAP-versioner og over mod SAP S/4HANA, er platformens indbyggede muligheder for at anvende nye teknologier såsom AI. Selvom ny teknologi – især automatisering – er på KMD’s roadmap, har de først og fremmest haft fokus på at simplificere forretningsprocesserne med skiftet til SAP S/4HANA. 

“Vi brugte blandt andet anledningen til at rydde op og slukke for nogle af vores ældre løsninger, fordi de ikke længere gav den ønskede værdi,” siger Allan Hejndorf. “Noget af det nye, vi har implementeret, er SAP Analytics Cloud og SAP Group Reporting. De to nye tools gør det langt nemmere for os at konsolidere vores regnskaber på tværs af vores datterselskaber og rapportere til vores japanske ejere.”

De nye rapporteringsværktøjer gør det også muligt at arbejde med regnskaberne i et helt andet tempo. I deres on premise-version af SAP skulle de vente flere dage i en ny måned, før de kunne trække tallene fra det forrige månedsresultat. I dag har de altid adgang til et opdateret regnskabsoverblik, så de kan reagere hurtigt på en udvikling.

“Visionen for vores økonomistyring er, at vores forretningsenheder selv kan få et overblik ved at dykke ned i tallene. Med de nye rapporteringsværktøjer bliver der stillet et dashboard til rådighed, som giver indsigt til den enkelte forretningsejer. Tidligere skulle der trækkes data manuelt ud af systemet, så vi kunne bygge noget i Excel og sende det rundt i organisationen. Det var besværligt og tidskrævende.”

Overlader driftsopgaverne til SAP 

SAP S/4HANA kan leveres i forskellige driftsmodeller. KMD har valgt en Private Cloud-leverancemodel, hvor de overlader de ressourcekrævende opgaver til SAP.

“Vi kunne godt have valgt en model, hvor vores egne infrastrukturarkitekter havde styr på sikkerhed, vedligehold og opdateringer, men det overlader vi til SAP. Dels fordi vi ikke er bundet af compliance-hensyn, der siger, at det må vi ikke. Dels fordi SAP er 100-meter mestre i at holde styr på deres egen platform,” siger Allan Hejndorf og slutter.

“Budskabet er, at man kan få det, som man vil have det. Vi valgte SAP S/4HANA Private Cloud, fordi det er den model, der passer bedst til os. Belært af fortiden vil vi gerne bruge krudtet et andet sted og fokusere mere på udviklingen af vores forretningsprocesser end på drift.”