SAP S/4HANA-transformation: Byg business casen på nye automatiseringsmuligheder

Jan Hesthaven er Senior Delivery Director i KMD. Han forklarer, at virksomheder ofte lufter en række forbehold, når de går i dialog om deres forestående SAP S/4HANA-transformation. Men noget af det, der altid skaber begejstring, er præsentationen af de nye automatiseringsmuligheder i SAP S/4HANA. For hvis man kommer fra et ældre system, er det en helt ny verden, der åbenbarer sig.

“For eksemplets skyld kan vi tage en virksomhed, hvor man har fysiske varer på lager. I SAP S/4HANA kan man sætte systemet til at komme med en automatisk notifikation, der popper op på skærmen, når man er ved at løbe tør for en vare. Systemet spørger simpelthen, om man vil bestille nye varer hjem og kommer også med forslag til indholdet af indkøbsordren, og så skal man blot tjekke, at alt stemmer, og klikke ok. Det vil sige, at hele den kædereaktion af manuelle processer, der med det gamle SAP-system førte til, at man på et tidspunkt konstaterede, at man ikke havde flere varer på lager, er blevet afløst af rettidig omhu og ét klik med musen. Samme automatiseringsteknologi kan gøre dig opmærksom på deadlines, kommende betalinger, rabataftaler, forpligtigelser og en masse andet,” siger Jan Hesthaven og forklarer, at intelligensen bag pop op-funktionaliteten ligger indlejret i SAP Fiori, som er SAP S/4HANA’s responsive brugergrænseflade. 

Opgør med “plejer”

Eksemplet med den automatiske bestilling af nye varer er illustrativt, fordi det bringer forretningsaspektet af SAP S/4HANA i spil. For det er ikke kun irriterende at finde ud af, at man er løbet tør for en vare; manglen har negativ betydning for andre dele af virksomheden. I produktionsøjemed kan den manglende vare betyde, at man ikke har den sidste komponent, der skal til for at fremstille et produkt. I salg kommer man måske bagud på leverancen af de ordrer, kunderne efterspørger. Logistikkæden kan blive forsinket, indkøbsprocessen kan blive påvirket osv.

“SAP er ikke længere det økonomisystem, det var engang. Med SAP S/4HANA er det blevet en platform til forretningsdrift, fordi man kan designe workflows, der går på tværs af hele virksomheden, og som også kan integrere til eksterne systemer og data. Mange af de arbejdsgange, der tidligere blev håndteret ved hjælp af håndkraft, huskesedler og specialviden i nøglemedarbejderes hoved, kan i den nye SAP-platform automatiseres. Det giver et stort potentiale for at optimere og effektivisere,” siger Jan Hesthaven og forklarer, at skiftet til SAP S/4HANA af samme årsager ofte afføder et opgør med “plejer”.

“Der er jo nogen ude i virksomheden, som har varetaget de manuelle processer, og som måske endda har bygget en jobfunktion op omkring at vedligeholde dem. Nøglen til fremdrift er selvfølgelig at kaste et kritisk blik på de gamle arbejdsprocesser og finde ud af, hvad der kan automatiseres, og så bruge medarbejdernes ressourcer på opgaver, hvor der rent faktisk er brug for deres faglige dømmekraft.”

Automatisering og compliance kan gå hånd i hånd

KMD bliver ofte mødt med en bekymring om, hvorvidt mere automatisering kan konflikte med den lovgivning, en virksomhed er underlagt. At man ikke længere er compliant, når man eksempelvis erstatter en arbejdsproces, der tidligere er blevet håndteret manuelt i et ældre SAP-system, med en automatiseret proces i SAP S/4HANA.

“Det vil altid komme an på en vurdering i det konkrete tilfælde, men som oftest kan vi dokumentere, at skiftet til en standardløsning i SAP ikke påvirker compliance-forhold negativt. Endda tværtimod fordi automatisering sikrer virksomheden mod alle de fejl og forglemmelser, der følger af den manuelle håndtering,” siger Jan Hesthaven og forklarer.

“I det nye SAP-system kan man lave automatisering baseret på virksomhedens compliance-krav og egne forretningsregler. Det vil sige, at overholdelsen af krav og regler bliver sikret maskinelt. Hvis systemet registrerer handlinger, der kan være i strid med krav og regler, får slutbrugerne automatisk besked. Automatisering, mønstergenkendelse og AI på processer og data skaber dermed et ekstra governance-lag ved at udpege situationer, som kræver særlig opmærksomhed, og på den måde kan man proaktivt forhindre fejl og brud på compliance.”