Lollands klemte økonomi får indbygget kompas

Budgetopfølgning med strategisk sigte

Når økonomichef Brian Johansen i Lolland Kommune kigger i krystalkuglen, er han ikke i tvivl om, hvor kommunens udfordringer ligger: Tilbagegang i befolkningen får indtægterne til at falde med 70-90 millioner om året, og væksten i kommunen er lav. Så opgaven er en krævende kombination af at udvikle og tilpasse økonomi til et lavere aktivitetsniveau.

For at forsvare servicekvaliteten i turbulensen ønsker kommunen et bredere afsæt end budgetstyringens traditionelle fokus på økonomi og aktiviteter.

- Vi vil gerne udfordre lederne til at forholde sig mere offensivt til effekten: Hvad kommer der reelt ud af de ressourcer, vi bruger? Hvilke processer ligger bag? Hvis vores budgetter skal afspejle vores plan- og udviklingsstrategi, stiller det større krav til beslutningsgrundlaget. Og når vi nu ønsker at digitalisere processerne, kræver det noget ekstra af KMD Koncernstyring, forklarer Brian Johansen.

Implementeringen af KMD Koncernstyring foregår derfor i to tempi: Først to udviklingsprojekter - et centralt på beskæftigelsesområdet og et decentralt på skolerne. Dernæst en udrulning på de øvrige områder, både centralt og decentralt.

Mindre benarbejde - mere hovedarbejde

Mens økonomien skrumper måned for måned, er økonomichefens modtræk en finperiodisk styringsmodel med evaluering hvert kvartal. Det bliver imidlertid hurtigt komplekst i en kommune med omkring 4.000 ansatte og en omsætning på 3 milliarder.

- Politisk og centralt har vi brug for noget, der er enkelt at gå til, mens rapporteringen skal være tilpasset og relevant for de decentrale ledere. Endelig skal vores brugerbestyrelser også have et godt overblik, siger han. Det har hidtil medført tidskrævende manuelle processer med at indsamle data i flere regneark, efterfølgende kommentarer i word og endelig distribution i pdf. Derfor har implementeringen af KMD Koncernstyring også et administrativt sigte:

- Vores tunge eksisterende processer skal digitaliseres, og uden at have regnet på det endnu forventer vi et betydeligt potentiale her, siger Brian Johansen. Og han pointerer, at kvartalsregnskaberne ikke er den tidsrøver, nogle kunne frygte. Tværtimod sætter de skub i den endelige regnskabsaflæggelse: Regnskabet for 2014 blev behandlet i byrådet allerede i februar 2015.

Derudover betyder digitaliseringen, at rapportgrundlaget hurtigere kan ligge klar hos fagcheferne. Det giver dem bedre tid til at gå i dybden med kommentarerne, inden rapporterne bliver distribueret til ledere, politikere og bestyrelser.

Opfølgningen får et kvalitetsløft

Ud over at digitalisere eksisterende arbejdsgange får ledelsesrapporteringen også ny skarphed. De lange pdf'er bliver afløst af et grafisk, interaktivt styringscockpit med hurtigt overblik - og lederne kan gå i dybden der, hvor afvigelserne springer i øjnene. Også direkte fra deres iPad.

- Samtidig får vi en stor gennemsigtighed på alle niveauer. Rapporteringen bliver bygget på en generisk platform, så alle ser og taler om det samme. For politikerne bliver det også nemmere at gennemskue rapporter fra forskellige fagområder, når de bliver dus med skabelonen, påpeger Brian Johansen. Derudover sparer kommunen administrative ressourcer ved at benytte samme standard overalt.

Skolerne går forrest med decentral styring

Skolerne er et af de decentrale områder, hvor der allerede er skabt en vis kultur for rapportering. Derfor blev skoleområdet valgt til det decentrale udviklingsprojekt med KMD Koncernstyring.

- Gennem blandt andet kvalitetsrapporterne har vi et datagrundlag at tage afsæt i. Folkeskolereformen giver os også nogle mål at arbejde med, selv om reformens målsætninger kræver en meget professionel bearbejdning, før de kan indgå i operationel styring og rapportering, konstaterer Brian Johansen med henvisning til, at eleverne for eksempel 'skal blive så dygtige de kan'.

Omvendt viser standardskabelonen sin styrke netop her, hvor målene kræver en tolkning. Den sikrer, at opfølgningen kommer til at ske efter fælles regningslinjer med fuld transparens på tværs af skolerne.

Godt afsæt - og høje forventninger

Udviklingsprojektet i Lolland Kommune har både udfordret kommunen og KMD. For KMD ligger opgaven i at skabe samspil mellem valide data fra både økonomi- og fagsystemerne og dermed komme hele vejen rundt i styringscirklen. I kommunen er opgaven at tilpasse styringen til organisationens behov. Men nu, hvor de to udviklingsprojekter er søsat, vurderer Brian Johansen, at de udgør et godt afsæt for den videre udrulning.

- Det er uhyre sårbart for os, hvis systemerne svigter. Derfor kører vi manuelle og digitale processer parallelt i første omgang. Men, pointerer han: Systemerne kører! Og hvis det lykkes for os at få alle områder med, bliver det virkelig, virkelig godt.

KMD Koncernstyring i Lolland Kommune:

• Digitaliserer de tunge manuelle arbejdsgange med at indsamle data til rapportering.
• Bygger bro mellem strategier og budgetter ved at integrere data om økonomi, aktiviteter, effekter og processer i meningsfulde KPI'er, både centralt og decentalt.
• Skaber transparens gennem standardskabeloner, grafisk overblik og mulighed for at søge forklaringer i dybden.
• Giver mulighed for at holde fingeren på pulsen månedligt og at generere kvartalsregnskaber.