Udkantsøkonomien kræver præcis styring

De unge glemmer returbilletten - og det koster

I sommeren 2014 stod Morsø Kommune over for besparelser på 50 millioner kroner. Men hvor skulle de mange penge findes? Hvor vil det gøre mindst ondt? Den type spørgsmål er desværre hverdag på den grønne ø i Limfjorden, hvor befolkningstallet falder år for år.

- De unge flytter fra Mors for at tage en uddannelse, og det synes vi er rigtig klogt. De glemmer bare at komme tilbage igen, forklarer Bodil Kristensen, der er økonomichef i kommunen - og for øvrigt selv er vendt tilbage til området.

Men der er for få, der vælger returbilletten, og andelen af de ældre og plejekrævende vokser. Den udviklingstendens fik i 2010 de lokale politikere til at efterspørge mere detaljeret indsigt i kommunens økonomi og aktiviteter.

Første generations ledelsesrapportering

Den politiske efterspørgsel satte gang i en proces, der skridt for skridt introducerer koncernstyring i kommunen. Første afsæt var et seminar for kommunalbestyrelsen og direktionen, hvor de i samarbejde med KMD definerede den lange ønskeseddel.

Rapporterne var baseret på en kombination af udtræk fra systemerne og manuelle processer i den centrale økonomifunktion. De blev udsendt som pdf’er til politikerne på månedsbasis sammen med dagsordenen for næste møde.

Endnu skarpere med digital koncernstyring

De manuelle rutiner betød både et stort tidsforbrug og risiko for fejl. Derfor har kommunen valgt at tage skridtet videre til den digitale dashboardløsning, som brugerne også kan tilgå fra deres iPad.

- Nu får politikere og ledere noget, de selv kan trække og fordybe sig i, når det passer dem. De kan skrive kommentarer eller spørgsmål til os, og svarene bliver tilgængelige for alle. På den måde tror jeg, de både bliver mere tilfredse - og mere nysgerrige. Det må også gerne resultere i flere spørgsmål til os, så vi ikke bare stirrer os blinde på det, vi har for vane, funderer Bodil Kristensen.

Den nye løsning tager udgangspunkt i de ønsker, politikere og ledere allerede havde formuleret - nu omsat i KPI’er, de kan følge i deres grafiske dashboard.

Et vigtigt afsæt for de svære beslutninger

Kommunen har et ønske om at brede koncernstyring ud til alle fagområder og niveauer, så der kommer gennemsigtighed i både økonomien, og hvad man får for pengene. Udrulningen sker område for område, og i første omgang blev det fælles fundament inden for økonomi, løn og personale omlagt til KMD Koncernstyring.

- Derefter stod Børn og Undervisning for tur. De har selv vist stor interesse for at arbejde med styring, nøgletal og benchmarking på en måde, der giver dem mulighed for at komme i dybden med tingene, siger Bodil Kristensen.

Derfor har området nu fået et styringscockpit, der både understøtter styring af mål, aktiviteter og effekter.

- KMD har været en rigtig god sparringspartner for os i udviklingen. De har ikke kun bidraget med deres erfaring og rigtig gode ideer. De har også stillet de frække spørgsmål, der får os til at overveje, om der er noget vi kan gøre smartere. Og det er der jo ind imellem, smiler hun.

Udrulningstakten for koncernstyringen afhænger - lige som alt andet - af kommunens ressourcer, men på ønskesedlen står blandt andet ældreområdet, handicap og psykiatri og miljø- og naturområdet.

Vejen til en bæredygtig økonomi

Ifølge økonomichefen er formålet med koncernstyringen at understøtte en bæredygtig økonomi i kommunen. Og det er ingen selvfølge med den udvikling, kommunen kan forudse.

- Derfor har vi også indført en længere tidshorisont i vores planer. I stedet for at se 3 år frem som hidtil, har vi nu udarbejdet Serviceplan 2020 - som altså har en 6-årig horisont. Og det vil vi fortsætte med, slutter hun.