De decentrale ledere skal være herrer i eget hus. Det er det bærende princip i Skanderborg, og derfor er koncernstyringen designet med en høj grad af lokal fleksibilitet og frihed.
Styringen skulle have et løft lokalt
Sammenhængen mellem central og decentral styring er ikke ny i Skanderborg, men efter en årrække med løsninger inden for fravær og økonomi var ambitionerne vokset. Teknologisk mødte kommunen imidlertid begrænsninger i sin daværende løsning, så tiden var inde til at tænke nyt. Kommunen tog helt naturligt udgangspunkt i sin prioritering af det decentrale råderum:
- Det er decentralt, de kender problemerne, og derfor vil vi gerne understøtte dem med relevante værktøjer. Vi kan godt tilbyde nogle standardrapporter, men de skal også have mulighed for at arbejde med problemstillingerne selv, forklarer Lars Leth, der er specialkonsulent i Skanderborg Kommunes afdeling for Analyse & Innovation.
Fjern bøvlet - og inspirer!
Valget faldt på KMD Koncernstyring i kombination med Targit. Det giver brugerne et grafisk og intuitivt værktøj, de bliver dus med på blot en times workshop. Kommunen havde også krævet, at løsningen skulle have single sign-on for at fjerne en helt banal barriere mod daglig brug.
- Med den nye løsning kan brugerne efterhånden finde alle svarene ét sted. Se oplysninger om sit eget og sammenligne sig på relevante områder med lignende enheder i kommunen. Og vi kan se, deres nysgerrighed er vakt. Men det er også ude hos brugerne, koncernstyringen skal stå sin prøve. Vælger de den ikke aktivt til, må vi spørge os selv hvorfor og gøre noget ved det, så vi kan dække deres behov. Det kan vi følge tæt op på i vores log-kube, der registrerer, hvilke analyser der bruges af hvem og hvornår. Det giver nyttig indsigt til forbedringer, siger Lars Leth:
- Vores rolle er at fjerne deres bøvl - at stille den hjælp til rådighed, der giver mere tid til kerneopgaven. Derfor er vi meget opmærksomme på, om de nye redskaber bliver brugt. Vi udvikler også gerne fælles rapporter, hvis det kan lette arbejdsgangene generelt. Det kan for eksempel være printvenlig fraværsrapport, lederne kan tage med til en samtale.
Kommunen har kun givet hver institution en enkelt licens til Targit, men de kan selv tilkøbe flere. Det har foreløbig resulteret i, at antallet af brugerlicenser er mere end fordoblet til 170 - så værdien er slået igennem. Og når institutionerne selv betaler, har det den ekstra gevinst, at de husker at lukke inaktive licenser, samtidig med det øger fokus på, at de skal have værdi ud af løsningen.
Fundamentet på plads først
Første udviklingsprojekt med den nye løsning var at erstatte den tidligere fraværsløsning.
- Fravær indgår som fokuspunkt i alle kontrakter med vores funktioner og institutioner, så det er noget, alle er optaget af. Men årsagerne til fraværet kan være meget individuelle, og det giver den nye løsning mulighed for at afdække. Lokalt kan de skrælle løget lag for lag og finde ind til det, de reelt kan gøre noget ved - og som gør en forskel, fortæller Lars Leth. Efterfølgende har kommunen bygget resten af fundamentet for de faglige løsninger med økonomi-, løn-, personale- og borgerdata. Så nu er vejen banet for beskæftigelses- og ældreområdet, der står først for.
Nyttig indsigt til lokal styring
En afgørende styrke ved KMD Koncernstyring er, at kommunen nu kan kombinere data på tværs. Dermed kan lederne få svar på helt konkrete spørgsmål som ”hvad koster fraværet?”, og se, hvorfor budgettet skrider.
- Når vi taler aktivitetsstyring, er det helt afgørende at kunne se årsagerne til de økonomiske ændringer. Og følge dem løbende, så man kan reagere tidligere, påpeger Lars Leth.
I forlængelse af kommunens fokus på LEAN får lederne også mulighed for at identificere relevante indsatser, følge op på dem og fastholde fokus. Vel at mærke på en måde, der ikke tager mere tid end højst nødvendigt. For eksempel kan en leder selv sætte rapporteringen op og målrettet følge effekterne af en indsats for – eksempelvis – at nedbringe overarbejde og vikarforbrug.
- Så tager det ikke mange øjeblikke at se, om effekten er i det grønne, gule eller røde felt, pointerer Lars Leth.
Ideerne løber i forvejen
Hele udviklingsprojektet i Skanderborg har båret præg af, at ideerne er vokset frem undervejs. Derfor er kommunen meget tilfreds med den indstilling, de har mødt i KMD.
- Det har været en både smidig og fleksibel proces, hvor KMD har været lydhøre over for vores måde at tænke på. De har ikke stået fast på en stiv kravspecifikation, men været en både kritisk og konstruktiv sparringspartner, der har givet os den fornødne modstand. Det har kvalificeret vores løsning i et godt møde mellem ideerne og den erfaring, de har fra andre kommuner, mener Lars Leth.
Han har også stor tiltro til den forestående udvikling:
- KMD har fagsystemerne, og det lægger en rolig bund under det hele. Der er heller ingen tvivl om, at de næste områder kommer til at gå hurtigere nu, hvor vi har et fælles fundament at stå på.
