Der er mange minutter at spare

Hvor lang tid tager det at behandle et bilag? I Halsnæs Kommune vurderer de, at det i gennemsnit tager 5 minutter. Gang det med 70.000 - så ved du, hvorfor selv en mindre kommune som Halsnæs har meget at vinde ved at effektivisere bogføringen. Derfor kastede kommunen sig også ivrigt over en pilotdrift af KMD LetBetaling - og er nu i fuld gang med at rulle løsningen ud.

Ideen med KMD LetBetaling er, at kommunen får automatiseret kontering, bogføring og betaling af mindre beløb. Fra fødslen kan løsningen kategorisere varer og oversætte dem til kommunens egen artskontoplan. Dertil kommer den indbyggede machine learning, der gør KMD LetBetaling mere sikker i sin sag for hver kontering, medarbejderne foretager - en læring, der kommer alle brugere af løsningen til gode.

Automatisk bogføring får hurtigt volumen

KMD LetBetaling giver Halsnæs Kommune fuld kontrol over, hvad der må bogføres automatisk. Både kommunens EAN-numre og leverandører skal tilmeldes individuelt. I opsætning af betalingsløsningen skal kommunen sætte en nedre grænse for, hvor stor sandsynligheden skal være for automatiske konteringsforslag, og den skal lægge en øvre grænse for beløbet. I Halsnæs er sandsynlighedsgrænsen på 60 procent, og den generelle beløbsgrænse på 5.000 kroner.

- Alligevel har vi hurtigt opnået en høj grad af automatisering. Her efter få måneder udgør de automatiske betalinger godt 15 procent af alle periodens regninger på de tilmeldte EAN-numre. Ser vi på de regninger, hvor både leverandør og EAN-nummer er tilmeldt, og hvor beløbet er under 5.000 kroner, er tallet helt oppe omkring 70 procent. Og det betyder ganske enkelt, at brugerne ser færre fakturaer i deres indbakke, forklarer Martin Langbjerg-Andersen, der er økonomikonsulent i kommunen.

Intelligente konteringsforslag for alle fakturaer

I Halsnæs Kommune opdagede de hurtigt, at det ikke kun er den automatiske bogføring, der sparer tid:

- En rigtig vigtig sidegevinst er, at brugerne får intelligente konteringsforslag for alle de øvrige fakturaer - også fra de leverandører, der ikke er tilmeldt automatisk bogføring. Er konteringsforslaget korrekt, skal medarbejderen blot trykke godkend, og det sparer også tid. Så på den måde er der et langt større potentiale i løsningen - alle regninger er jo i spil, pointerer Martin Langbjerg-Andersen.

KMD LetBetaling bliver stadig klogere

Trods den høje succesrate kan enkelte fakturaer stadig drille. Er persille i lynlåsposer fx en fødevare eller en emballage? Det ved et menneske, men maskinen skal lære det først.

- Ellers har vi især mødt udfordringerne, når organisationen under et EAN-nummer er for bred. Eksempelvis har beskæftigelsesområdet en ret bred kontoplan, hvilket gør det sværere at finde den rette kostbærer. De kollegaer, der betaler regningerne i dag, har lært at håndtere det. Men når vi sætter strøm på, kan det være en fordel at dele det mere op, forklarer Martin Langbjerg-Andersen.
Udviklingen af KMD LetBetaling fortsætter i samarbejde med Halsnæs Kommune og 3 andre kommuner, og det har bl.a. resulteret i to nye features:

- Løsningen kan nu også tage højde for leveringsadressen, så den får en større træfsikkerhed, når den foreslår en kostbærer. Det næste er en ny type ledelsestilsyn, der kører automatisk. Løsningen tager de krævede stikprøver, og de dukker automatisk op til godkendelse i indbakken hos de ansvarlige.

Halsnæs vil mere

I Halsnæs Kommune er KMD LetBetaling en naturlig forlængelse af den betalingsautomatisering, kommunen allerede var i gang med. Og Martin Langbjerg-Andersen er ikke i tvivl om, hvad han vil anbefale andre:

- Det er denne her vej, vi skal, så implementer hele pakken. KMD Betalingsplan klarer de faste betalinger af store beløb. LetBetaling tager de små beløb, hvor vi kender leverandørerne. Og med app’en Mine Udlæg er det de medarbejdere, som har haft udlæg, der selv opretter udgiftsbilaget og sender det til godkendelse. Af forskellige årsager vil der altid være en rest af bilag, der skal håndteres manuelt. Så i den sidste ende vil der på trods af automatiseringen, stadig være kollegaer for enden af bilagsflowet. Og det er betryggende, slutter Martin Langbjerg-Andersen.

7 tips:
Kom godt fra start med KMD LetBetaling:

• Start smalt med EAN-numre - vælg ét organisatorisk område ad gangen og enheder, der har en smal kontoplan, fx børnehaver.
•  Start bredt med leverandører - dem alle bruger, fx kontorartikler, rengøring og fødevarer.
• Sæt i gang! KMD LetBetaling bliver klogere og mere præcis i sine konteringsforslag, så snart den får noget at tygge på.
•  Inddrag både medarbejdere og leverandører. Brug tid på at mødes. Vis dem de nye skærmbilleder, forbered dem på forandringen, og følg op - mest i starten.
• Opret eventuelt en digital erfa-gruppe for brugerne.
• Giv feedback til indkøberne: Gør bestillingerne tydelige, så regningerne bliver nemme for KMD LetBetaling at placere.
• Sæt ressourcer af i den centrale økonomifunktion.
  
  

Kilde: Martin Langbjerg-Andersen, Økonomikonsulent, Halsnæs Kommune