Sparede timer, sparede kroner og et kvalitetsløft. Det er forventningen til Horsens Kommunes implementering af KMD LetBetaling, der skal lette konteringen, betalingen og bogføringen af mellem 60.000-70.000 fakturaer i kommunen.
Horsens Kommune har en klar strategi for at digitalisere flere og flere af kommunens betalinger. Der er indført digitale betalinger i kommunens skoleboder som erstatning for den tidskrævende manuelle håndtering af kontanter. De arbejder på at gøre det mere smidigt at opkræve eksempelvis ejendomsskatter ved hjælp af sms-notifikationer. Og så er de i fuld gang med at effektivisere bogføringsprocessen af fakturaer. Horsens Kommune modtager hvert år ca. 200.000 fakturaer. Hvis man estimerer, at det tager ca. 5 minutter at bogføre én faktura, siger simpel hovedregning, at der kan spares meget tid på at automatisere processen.
Bogføring ikke nødvendigvis primær kompetence
Nogle af de mange fakturaer, der lander i Horsens Kommunes indbakker, bliver automatisk bogført i kommunens fagsystemer og kræver derfor ikke yderligere håndtering. Andre bliver betalt via KMD Betalingsplan, som er en PBS-lignende løsning til betaling af abonnementsbaserede fakturaer såsom internet- og telefonregninger. De kræver heller ikke yderligere håndtering. Men det efterlader stadig en stor restmængde af fakturaer, som tidligere har krævet manuel håndtering. Indtil nu i hvert fald. Horsens Kommune er nemlig med i udviklingen af KMD LetBetaling, som de tester i et pilotprojekt i det tidlige forår 2019 med forventning om fuld drift efter sommerferien. KMD LetBetaling bruger machine learning-teknologi til at automatisere bogføringen af forventeligt ca. 60.000-70.000 fakturaer med en maksimal beløbsgrænse på 2.000 kr.
Det er de mange små indkøb, der bliver foretaget af vores decentrale enheder såsom børnehaver, skoler og så videre. De fakturaer bliver i dag bogført af personer, som ikke nødvendigvis har bogføring som deres primære kompetence. Derfor ser vi et stort potentiale i at få frigivet tid til kerneopgaverne og samtidig sikre et kvalitetsløft.
Machine learning-motor er selvlærende
I fremtiden kommer en indgående faktura, som ikke automatisk ryger til bogføring i et fagsystem eller KMD Betalingsplan, til at gennemgå en automatiseret proces baseret på et sæt regler – eksempelvis vedrørende beløbsgrænse, leverandørhistorik og konteringshistorik – som Horsens Kommune har lagt ind i motorrummet af KMD LetBetaling. Er der grønt lys gennem alle automatiseringstrin i processen, behøver menneskehænder ikke at gribe ind. Er der rødt lys på bare ét trin i processen, overgår fakturaen med det samme til manuel håndtering.
- Der vil være et behov for at fintune motoren i KMD LetBetaling og foretage systemforbedringer i begyndelsen. Det kan ikke undgås. Men i takt med at løsningen løbende bliver bedre til at træffe de rigtige valg indenfor det nuværende regelsæt, forventer vi at spotte nye muligheder for at udvide funktionaliteten i løsningen, siger Niels Ravn.
98-99 procent nøjagtighed i IM-artskontering
Han forklarer, at udover tidsbesparelsen forventer Horsens Kommune også, at KMD LetBetaling vil medføre et kvalitetsløft.
- Vi forventer en nøjagtighed i IM-artskonteringen på 98-99 procent, hvilket dermed også vil sikre en korrekt kontering i forhold til momsafløftning. Fra centralt hold har vi tidligere brugt tid på controlling af korrekt momsafløftning. Men da momsen bliver konteret korrekt fra starten af, forventer vi at bruge mindre tid på den opgave i fremtiden, siger Niels Ravn og understreger, at KMD LetBetaling ikke skal være et kontrolværktøj, der holder øje med indkøberne i kommunens decentrale enheder.
- KMD LetBetaling er tænkt som en hjælp til vores fagpersoner, så de kan fokusere mere på deres kerneopgaver.
Værktøjer til at forhindre svig
Med ny teknologi følger nye muligheder. Det gælder også nye muligheder for svig. Der kan være personer, der vil forsøge at udnytte den høje automatiseringsgrad i betalings- og bogføringsprocessen til at få overført uberettigede beløb. Men det er der taget højde for, forklarer Niels Ravn.
- På baggrund af deres CVR-nummer godkender vi, hvilke virksomheder der er omfattet af KMD LetBetaling. Modtager vi en faktura fra en leverandør, vi ikke kender, ryger fakturaen til manuel behandling. Og hvis kontonummeret fra en kendt leverandør pludselig peger et nyt sted hen, ryger den også til manuel behandling. På den måde er processen jo ikke ny. Vi har bare gjort sikkerhedsnettet mere fintmasket, slutter Niels Ravn.
KMD LetBetaling
- Konterer, bogfører og betaler kommuners fakturaer automatisk.
- Benytter kunstig intelligens og Machine Learning til at løse en ressourcekrævende og rutinepræget opgav.
- Den enkelte fakturalinje beriges med kostbærer og art (baseret på UNSPSC) samt en sandsynlighed på begge, hvilket sikrer kategoriseringspræcision.
- Machine Learning-algoritmerne i KMD Letbetaling lærer af de historiske fakturabehandlinger. Løsningen spotter mønstre i fakturaer og kan præcisere, hvordan fakturaer skal opsplittes og konteres korrekt.
- KMD LetBetaling er integreret i KMD Opus Økonomis bilagsflow. Løsningen giver derfor mulighed for automatisk behandling, kontering, bogføring og betaling af fakturaer direkte i KMD Opus Økonomi gennem genbrug af stamdata, autorisationer m.m.
