Hvis fraværspolitikken reelt skal gøre en forskel, skal det være let for lederne at føre den ud i livet. Den tanke bar Aarhus Kommune ind i sit samarbejde med KMD, og kommunen er nu i gang med at implementere tre nye moduler til KMD Opus Fravær.
Gør det let at gøre en indsats
Som leder i Aarhus Kommune skal man selv have adgang til at finde de oplysninger, man har brug for i sit job. Det er en integreret del af kommunens strategi for administrationen, men indtil 2013 var det ikke just det billede, der prægede arbejdet med fravær. Her var både indberetning og opfølgning en tidskrævende proces, der gik gennem mange hænder.
Indsatsen for at reducere fravær ligger imidlertid kommunen meget på sinde, og derfor var det et naturligt sted at forbedre it-understøttelsen. Kommunen har benyttet KMD Opus Fravær siden ultimo 2012, og som en del af sit samarbejde med KMD prioriterede kommunen at gøre sin indflydelse gældende i udviklingen af tre områder: Fraværsadvisering, fraværsopfølgning og fraværsrapportering.
Projektet blev forankret i Borgmesterens Afdeling med programleder Peter Feilberg Schjødt for bordenden.
Udvidet advisering støtter en struktureret opfølgning
Kommunens sygefraværspolitik forpligter lederne til at følge op på fraværet med bestemte initiativer. For eksempel skal lederen indkalde til en indledende samtale, hvis en medarbejder har haft fem sygefraværsperioder inden for et år.
- Men det er ikke nok at blive opmærksom på, at det er tid for en samtale. Lederen har også brug for et overblik over medarbejderens fravær. Er der et mønster i det? Og hvilke relevante redskaber har lederen til rådighed i netop denne situation?, forklarer Peter Feilberg Schjødt.
Derfor fik kommunen udviklet et modul til udvidet advisering. Lederen får så ikke blot en påmindelse - de forskellige personalekontorer kan redigere teksten i adviseringen, så den passer til de lokale forhold, og den indeholder links både til medarbejderens fraværskort og til kommunens sygefraværsportal. Det giver hurtig adgang til politikker, regelsæt og de sygefraværsindsatser, som har vist sig at have en positiv effekt. Og ifølge fastholdelseskonsulent Sanne Pserimos gør det en markant forskel:
- Før skulle lederne selv holde øje med, hvornår medarbejderne skulle indkaldes til samtale. Nu får de både en påmindelse og nem adgang til de redskaber, de skal bruge. Så nu begynder det at hænge sammen!, siger hun.
Kalenderoverblik viser mønsteret
Hvordan er medarbejderens fravær fordelt - i korte eller lange perioder, i sæsoner eller på særlige ugedage? Det er nyttig viden i opfølgningen, men svært at overskue i en standardrapport. Derfor ønskede kommunen et grafisk overblik.
- Det har vi fået med et fraværskort, der viser fraværshistorikken i et kalenderoverblik med farver, fortæller Peter Feilberg Schjødt. Og Sanne Pserimos oplever også, det giver nogle aha-oplevelser på begge sider af bordet:
- Al sygdom er rød og ferie er blå. Så mønsteret er tydeligt, og tilsammen viser det, hvor meget medarbejderen er fraværende. Det omfang kan godt komme bagpå nogen, og den visuelle dokumentation er et godt udgangspunkt for en dialog om det, påpeger hun.
Den udvidede fraværsopfølgning giver også mulighed for at registrere flere oplysninger om fraværet, både ved at oprette hændelser til hver fraværsperiode og ved at angive bemærkninger til hændelserne. Derudover kan brugeren springe direkte til den tilhørende refusionssag.
Tilpasning understøtter fleksibel arbejdsdeling
I kommunens institutioner er det ikke altid lederen, der håndterer fraværet. Ofte er opgaven uddelegeret, og derfor savnede brugerne af KMD Opus Fravær en mere fleksibel advisering.
- Nu kan vi sætte det op individuelt, så advis går enten til lederen, til en medarbejder eller til begge. Det afspejler den virkelighed, det skal fungere i, påpeger Peter Feilberg Schjødt.
Samspil mellem digitalisering og processer
Ifølge programlederen er udviklingssamarbejdet ikke kun et spørgsmål om at få it-løsninger, der understøtter netop Aarhus Kommunes behov. Samarbejdet med KMD smitter også af på processerne i kommunen:
- For at formulere vores krav og behov skal vi først kende dem. Og her udfordrer KMD med spørgsmål, der gør os klogere på os selv. Er der noget, vi bør gøre anderledes? Er der procedurer eller arbejdsgange, vi kan få gavn af at ændre? På den måde får vi kvalificeret vores processer, og vi får it-løsninger, der i højere grad understøtter dem, uddyber han.
Processen har også afdækket behov, der indgår i KMD's fortsatte udviklingsplaner for KMD Opus Fravær. Og her er erfaringerne fra Aarhus Kommune vigtigt input til prioriteringen.
Fælles løsning til gavn for flest muligt
Med seks magistratsafdelinger i kommunen har Peter Feilberg Schjødt haft mange meninger om bordet i processen med at udvikle de nye moduler. Det har ikke gjort beslutningsprocesserne enklere, men omvendt har det tilføjet en større fleksibilitet i løsningerne.
- Når vi udvikler nye it-løsninger, forsøger vi at lytte til alles ønsker, og på fraværsområdet er det gået ganske godt. Men det ér en fælles løsning, vi har udviklet, og i sidste ende er det op til de enkelte magistrater af afgøre, om de vi benytte den, fastslår han.
