Kan man definere systemadgangene for en medarbejder, der ikke engang er ansat endnu? Ja, det kan man, og det har man gjort på tværs af alle forvaltninger i Randers Kommune.
Baseret på roller og jobfunktion kommer KMD Delta til at strømline autorisationsprocessen, styrke sikkerheden og frigøre mange timer til support og udviklingsopgaver, efterhånden som flere og flere af kommunens systemer kobles på.
I Randers Kommune har man igennem mange år håndteret brugeradgange til kommunens enorme systemlandskab på manuel manér. De enkelte ledere i de enkelte afdelinger har udfyldt en elektronisk autorisationsblanket, hver gang en medarbejder skulle have adgang til et nyt system. Det har fungeret i praksis, men oprettelsesprocessen var langsommelig, der var ikke et samlet overblik over, hvilke medarbejdere der havde adgang til hvilke systemer, og der var heller ikke et overblik over, hvilke systemadgange der skulle lukkes, når medarbejdere eksempelvis flyttede afdeling, blev afskediget, gik på pension eller lignende.
Problemet var ikke så stort, hvis det drejede sig om fratrådte medarbejdere, for de havde ikke længere adgang til vores netværk. Men problemet var stort, hvis det drejede sig om medarbejdere, der skiftede job internt i kommunen, og som efter jobskiftet stadig havde adgang til systemer, den nye stilling ikke berettigede til. Ledere kan som regel godt huske at oprette nye systemadgange. Det kniber mere med at få lukket de gamle ned.
Med ønsket om at bruge mindre tid, hæve kvaliteten og styrke sikkerheden i autorisationen af kommunens brugere gik Randers Kommune derfor på jagt efter en central administrations- og brugerstyringsløsning og endte med at vælge KMD Delta.
En stor kommode med skuffer i
Med KMD Delta har Randers Kommune vendt autorisationsprocessen på hovedet. Hvor kommunen tidligere tildelte den enkelte medarbejder systemadgange baseret på vedkommendes formelle stillingsbetegnelse i en afdeling, vil de i fremtiden basere systemadgangene på medarbejderens reelle jobfunktion i en afdeling.
- Jeg kan bedst beskrive logikken i KMD Delta ved hjælp af en metafor, siger Poul Henrik Pedersen. Man skal forestille sig, at vores forskellige afdelinger i kommunen er kommoder med skuffer i, og hver skuffe svarer til en jobfunktion. Det kan være en kommode, der står Ydelseskontor på, og i den kommode er der en Sagsbehandler-skuffe. Nede i skuffen ligger der en række billetter, som giver adgang til de systemer, der er brug for, når du er sagsbehandler på Ydelseskontoret i Randers Kommune. Det tager selvfølgelig tid at definere alle systemadgangene og sætte løsningen op, og der skal ske ændringer i arbejdsgange, hvilket gør implementeringen til en kompleks opgave. Men når først det er gjort, kører det af sig selv, siger Poul Henrik Pedersen.
Han forklarer, at KMD Delta også på sigt er med til at lette processen omkring ledelsestilsyn.
- Det eneste, en leder skal gøre, er at af- eller bekræfte, at medarbejderen stadig er sagsbehandler på Ydelseskontoret. For vi har jo allerede én gang besluttet, hvilke adgange en sagsbehandler i Ydelseskontoret skal have.
100 pct. styr på autorisationsprocessen
KMD Delta understøtter mantraet om åbenhed og digital sammenhæng på tværs af den fællesoffentlige infrastruktur. Løsningen har snitflader til KOMBIT Støttesystemer og kan integrere til lønløsninger, ESDH-løsninger og fagsystemer fra andre leverandører. Åbenheden forvaltes dog under snævre sikkerhedsrammer, forklarer Poul Henrik Pedersen. Som en sikkerhedsforanstaltning fungerer KMD Delta således, at løsningen automatisk sletter alle brugeradgange, hvis en medarbejder får en ny stilling i kommunen.
Den nye afdeling har sin egen kommode og en skuffe fyldt med billetter, der passer til den jobfunktion. Der er altså ikke systemadgange, der automatisk følger medarbejderen, og det lukker et stort sikkerhedshul.
Som en anden sikkerhedsforanstaltning forklarer han, at der godt kan være to eller flere afdelinger, hvis medarbejdere har brug for at arbejde tæt sammen, og som skal kunne udveksle data på tværs. Men efter præcis samme logik bygger de en jobfunktion op i KMD Delta, hvor det på forhånd er defineret, hvilke data og systemer fra andre afdelinger denne jobfunktion har og ikke har adgang til.
Frigør tid til andre opgaver
Når KMD Delta er fuldt implementeret, bliver der frigivet en masse tid i Randers Kommune, som i fremtiden kan bruges på at levere bedre service og mere support til kollegaerne.
- Man kan gevinstrealisere på mange måder. For os har det været væsentligt at få et bedre overblik over vores samlede autorisationsproces og gøre det hele smartere. Så i stedet for at en ny medarbejder eksempelvis skal bruge de første dage, måske uger på at få oprettet de rigtige systemadgange, er der fuld adgang til de relevante fagsystemer den første arbejdsdag, slutter Poul Henrik Pedersen.
faktaboks
KMD Delta
-
Central styring af data og processer indenfor Organisation, HR og Identity Management
-
Én platform til at vedligeholde og udstille organisatoriske stamdata på tværs af fagsystemer og KOMBIT Støttesystemer
-
Modulopbygget løsning med et basis-, organisations-, IdM- og Onboarding-modul
Læs mere om KMD Delta
KMD Delta holder styr på data vedrørende organisation, medarbejdere og it-brugere og skaber sammenhæng på tværs af systemer og processer.
