Det skal være let at gøre det rigtigt

Decentralt ansvar kræver gode redskaber

Da Charlotte Josefsen satte sig i direktørstolen for Psykiatrien i Region Syddanmark i 2013, var der lagt op til en centralisering af økonomistyringen for psykiatriens mange enheder. Tankegangen var, at det ville give bedre styring at samle kompetencen. Men den nye direktør havde en anden dagsorden, der også vandt genklang decentralt:

- Hvis vi vil have de decentrale enheder til at tage ansvar, må vi til gengæld give dem indsigten i den daglige økonomi. De skal kunne følge budget og daglige dispositioner. De skal kunne prognosticere. Og det skal være let at gå til, forklarer hun. På den baggrund har regionen nu indgået en 4-årig kontrakt med KMD om at indføre NemØkonomi på tværs af hele psykiatrien.

Ny sammenhæng og bedre dialog

Regionens enheder bliver afregnet efter produktivitet, og derfor var et væsentligt krav til it-løsningen, at den kunne skabe sammenhæng mellem økonomi og aktiviteter.

- Det kan NemØkonomi, og KMD har også vist en god forståelse for at indarbejde aktivitetsafregningen, så man får et godt overblik, mener Charlotte Josefsen. Hun lægger samtidig vægt på, at dialogen mellem enhederne og de centrale controllere bliver styrket.

- Der ruller hele tiden penge frem og tilbage, og her rummer NemØkonomi flere fordele: For eksempel kan brugerne tilføje bemærkninger, så tallene ikke står alene. De har også løbende overblik over både historie og fremtidige dispositioner. Og når vi godkender noget centralt, indgår det straks i afdelingens overblik. Det betyder noget for rettidigheden i økonomistyringen.

Bedre styring smitter af på råderummet

Historisk har psykiatriens regnskaber fra tid til anden ramt en del ved siden af skiven, og det vil direktøren gerne lægge bag sig. Området er også underlagt både udgiftsloft og budgetlov, så der er et åbenlyst behov for en fælles styring, der ikke kun fungerer i teorien.

- Navnet siger det: Det skal være nemt, og det er sådan, vi oplever NemØkonomi. Det giver et godt overblik, og herfra er det nemt at navigere i detaljerne. Samtidig er det enkelt at trække data ud. Så med en god uddannelsesplan har jeg fuld tiltro til, at brugerne tager det til sig, siger Charlotte Josefsen. Dermed skal NemØkonomi også gerne blive et farvel til de subsystemer og regneark, der eller hurtigt kunne friste, hvis økonomisystemet var for utilgængeligt. I stedet kan psykiatrien se frem til en større samklang mellem sygehusets og afdelingernes mål - noget der også bliver understøttet af ensartede processer og begreber på tværs.

- Tidligere har det ind imellem været mere held end forstand, hvis regnskaberne stemte overens med budgettet. Nu kan vi basere os mere på forstand end held. Og det smitter af på vores råderum. Økonomistyring handler jo også om, at vi gerne vil have rum til at udvikle og forny. Det kan vi kun få, hvis vi har styr på det basale, slutter sygehusdirektøren.

NemØkonomi er et økonomi- og budgetstyringsværktøj udviklet specielt til brugere, der ikke har økonomi som deres primære arbejdsområde. Løsningen giver transparent økonomistyring på alle niveauer, den understøtter den aktivitetsbaserede økonomistyring decentralt og giver et konsolideret overblik centralt.

Psykiatrien i Region Syddanmark håndterer et årligt budget på 1,5 mia. kroner. Psykiatriens 32 matrikler er fordelt på afdelinger i hele regionen med ca. 3.000 ansatte.