Skive Kommune integrerer lagerstyringsmodul i KMD Nexus

Omstændelig og tidskrævende. Omtrent således opsummerer Skive Kommune den tidligere administration af hjælpemidler til kommunens ældre borgere. Dengang som nu anvendte de KMD Nexus som fagsystem. Men de havde en selvstændig løsning til lagerstyring af hjælpemidler på ældreområdet, og fagsystemet og lagerstyringsløsningen kunne ikke tale sammen. Derfor var det forbundet med en række manuelle – og unødige – arbejdsgange på kryds og tværs af de to systemer, hver gang en fagperson skulle bestille et hjælpemiddel til en ældre borger. Akkumuleret over tid blev det til mange spildte arbejdstimer. 

- Derfor slog vi til, da KMD præsenterede muligheden for at få en integreret løsning til sagsbehandling og lagerstyring via KMD Nexus Sundhedslogistik-modulet, siger Jan P. Larsen, som er it-koordinator på ældreområdet i Skive Kommune.

Tværgående gevinstrealisering

Han forklarer, at Skive Kommune gik i gang med implementeringen af KMD Nexus Sundhedslogistik i januar 2019 og blev færdige i slutningen af april. Han lægger ikke skjul på, at den første tid var præget af forvirring. Men han siger også, at implementeringen af løsningen allerede har været med til at effektivisere nogle af arbejdsgangene for både fagpersoner og lagermedarbejdere – og så er der derudover udsigt til at høste langsigtede gevinster på tværs af kommunen.

- I dag har vi kun implementeret KMD Nexus Sundhedslogistik på ældreområdet. Men vi har også fagpersonale indenfor sundhedsområdet, der anvender KMD Nexus og bestiller hjælpemidler til borgerne. Det vil være et naturligt skridt at koble dem på løsningen, så medarbejderne selv kan bestille de nødvendige hjælpemidler direkte i KMD Nexus uden involvering af terapeuter eller sagsbehandlere, siger Jan P. Larsen.

Overholdt tidsplan

Hans kollega i Skive Kommune, Susanne Nielsen, arbejder på lageret og har bl.a. haft ansvaret for at koordinere plukning og kørsler af hjælpemidler til og fra borgerne. Selvom de seneste måneder har budt på mange forandringer i hverdagen, er indtrykket af KMD Nexus Sundhedslogistik godt.

- Overordnet er jeg utrolig positiv. Det gælder selve løsningen, som har nogle gode værktøjer, som jeg nu skal i gang med lære at udnytte fuldt ud. Men det gælder også implementeringsforløbet med vores konsulent fra KMD. Hun har været meget kompetent, og vi har følt os i trygge hænder. Hun har været god til at finde midlertidige løsninger på vores udfordringer, mens der er blevet arbejdet på mere permanente løsninger.

I Skive Kommune lægger de også vægt på, at tidsplanen er blevet holdt, forklarer Jan P. Larsen.

- Vi kan jo ikke bare slukke for driften, mens vi implementerer løsningen. Der skal løbende bestilles og leveres hjælpemidler. Det lægger et pres på hele organisationen, og derfor har det været vigtigt, at vi har kunnet stole på de planer, der er blevet lagt. Der må vi sige, at KMD har leveret, hvad de har lovet.

Kan ikke leve uden track and trace

Susanne Nielsen har tidligere været vant til at arbejde i KMD Nexus, så hun kender godt brugergrænsefladerne og metodikken i løsningen. Alligevel er hun overrasket over, at det har været så nemt – “faktisk utrolig nemt” – at blive lært op i løsningen. Udover brugervenligheden hæfter hun sig mest ved de daglige arbejdsgange, der er blevet optimeret siden implementeringen af KMD Nexus Sundhedslogistik. Optimeringerne har eksempelvis sparet hende for mange kilometers unødvendig gang på lageret.

- Tidligere var vi nødt til at tage hjælpemidlerne med hen til en stationær pc, hver gang vi skulle scanne dem. I dag har vi en mobiltelefon med indbygget scannerfunktion, så vi på lageret, under transport eller ude hos borgeren altid kan scanne et hjælpemiddel, siger Susanne Nielsen.

- Vi har også fået et nyt planlægningsværktøj med track and trace-funktionalitet på alle vores hjælpemidler. Det giver et godt overblik. Det er meget rart, at jeg kan komme med et svar med det samme, hvis jeg står ude hos en hjemmehjælper, og de eksempelvis spørger, om et hjælpemiddel er på vej eller ej. Jeg vil næsten sige, at det er utroligt, at vi har kørt rundt så længe uden den mulighed.