KMD Educa Elev skaber vejen til MU Elev
I 2004 lancerede KMD den første løsning til elevadministration; KMD Educa Elev. Systemet har gennem årene været en uundværlig samarbejdspartner og hjørnesten i en skoles og kommunes drift og behovet for at have alt samlet på ét sted er i dén grad stadig til stede – måske mere end nogensinde før. Derfor er tiden inde til en forandring.
SAAS:
- Hvis vi kigger på IT-årtiet 2000-2009 var en af de store trends, at mere og mere kunne køre direkte fra en browser. Det skulle vi lige vænne os til, for kunne man nu stole på noget oppe i skyen til at være det samme, som i den gode gamle installerede løsning?, lyder det fra Anette Falkner Larsen, Business Line Director hos KMD.
Som med så mange andre trends kan det give god mening at se tiden lidt an, før man følger strømmen – særligt, når den eksisterende, velkendte og velafprøvede løsning netop udgør en del af et fundament ude i det danske skolevæsen, som ikke må vakle.
I den kommunale folkeskole stifter man i forbindelse med introduktionen af det såkaldte nationale brugerportalsinitiativ, som indebar, at kommunerne skulle anskaffe en pædagogisk platform til skolerne og en kommunikationsplatform (AULA). KMD’s svar på dette var lanceringen af undervisningsplatformen MinUddannelse. Platformen udstyrer lærere og pædagoger med digitale redskaber til at assistere i planlægningen, afviklingen og evalueringen af undervisningen, og som via sin webbaserede brugergrænseflade tillader deling af materialer mellem skoler og brugere.
Flere sammenhænge, færre indgange
Et af formålene med Brugerportalsinitiativet fra 2013 var at samle adgangene til de relevante digitale løsninger for personer i og omkring folkeskolen – bl.a. elever, medarbejdere, forældre osv. – og forsimple landskabet, så brugerne nemt kunne finde frem til lige netop dét de havde brug for.- Vi bygger i virkeligheden videre på samme tanke; at det skal være lettere at navigere i landskabet af de IT-løsninger, som jo gerne skulle være med til at gøre alting nemmere, siger Anette Larsen og fortsætter: I arbejdet med vores undervisningsplatform stødte vi ofte på brugere, som efterspurgte flere og flere funktioner. Hvorfor kunne noteringen af fravær ikke ske i samme KMD-platform, som lærerne allerede havde åbnet for at finde deres materiale til undervisningen? Hvorfor kunne arbejdet med tekstopgivelserne til eksamensperioden ikke blot foretages i samme platform, som medarbejderne allerede var fortrolige med?
Der var med andre ord behov for at lade de pædagogiske og administrative redskaber flyde mere sammen til gavn for en mere brugervenlig og tidsbesparende opgaveløsning. Ydermere blev ønsket om webbaseret understøttelse af skoleområdet mere og mere markant, og således stod det klart, at tiden var inde til at påbegynde udviklingen af en ny løsning til elevadministration.
En ny fraværsløsning banede vejen
- Som årene gik, rykkede en fornyelse af KMD Educa Elev tættere og tættere på. Med MinUddannelse havde vi fået nogle greb, som vi ikke havde tidligere. Samtidig vidste vi godt, at vi stod overfor en voksen-opgave, idet KMD Educa Elev var og er en kørende løsning, som dækker sektorens behov, og som brugerne tilmed er rigtig glade for. Vi var dog ret sikre på, at vi kunne udvikle en løsning, som var mere brugervenlig og assisterende end den eksisterende løsning, udtaler Anette Larsen.I 2018 kom der en ændring på lovgivningsområdet, som fik afgørende betydning for det videre forløb hos KMD. Her blev reglerne om registrering af elevernes fravær i folkeskolen nemlig strammet, og det kaldte på nogle fornyede muligheder for at kunne registrere fraværet mere fleksibelt.
- Vi satte os for at udvikle en løsning, der på én gang understøttede lovgivningen, gav forvaltningen mulighed for at ensrette praksis og opfølgning på tværs af skolerne samtidig med at registreringen blev let og fleksibel for personalet. Resultatet er en effektiv og tidsbesparende praksis, som giver nye muligheder for indsatser, der fokuserer på trivsel, som lige nu er et fokuspunkt hos alle kommuner, udtaler Christian Østerballe, som er Product Owner på skoleporteføljen i KMD.
Byd velkommen til MinUddannelse Elev
Fraværsløsningen blev det første modul i den nye elevadministrative løsning. Modulet kan stå alene og kan således benyttes sideløbende med de eksisterende værktøjer i elevadministrationen, hvilket har betydet, at mange kommuner og skoler efterhånden har benyttet fraværsløsningen i flere år. Samtidig gav det mulighed for at få afprøvet og modnet den platform, som hele den nye elevadministrative løsning skulle stå på. Det hele hænger sammen i én og samme løsning.- At lade fraværsmodulet være første skridt på vejen mod en ny elevadministrationsløsning har vist sig at være en rigtig god idé. Dels fordi det tillader os at skære den berømte elefant op i bidder rent udviklingsmæssigt, og dels fordi brugerne har mulighed for at blive sluset ind i den nye løsning på en lidt mere lempelig måde, end ved en såkaldt ”big bang implementering”, siger Anette Larsen.
Særligt sidstnævnte peger hun på som afgørende i forhold til den implementering KMD står foran i alle de kommuner, som i dag benytter KMD Educa Elev og som skal skifte til MinUddannelse Elev (MUE) i løbet af 2024: -Vi er klar over, det er en svær forandring ude i kommune- og skolelandskabet. Vi rører her ved nogle af grundstenene i skolens drift, og hvor tingene bare skal spille – hele tiden! Samtidig har vi nok alle en iboende skepsis mod forandringer og særligt, hvis vi egentlig er godt tilfredse med det vi har i forvejen. Derfor er fraværsmodulet et godt sted at starte – det er en overskuelig flig at implementere og det tillader brugerne at lære løsningens grundstruktur, designprincipper og navigation at kende, før man tænder for resten af elevadministrationsløsningen, siger Anette Larsen og fortsætter: -Ja, og så tør jeg godt love, nej garantere, at når man har fået fraværsmodulet, så er man ikke bange for at give sig i kast med resten af løsningen. Det kæmpe fokus vi har på brugervenlighed, har givet en intuitiv løsning, hvor brugerne altid føler sig assisteret og hjulpet godt på vej i deres opgaveløsning.
Thisted, Esbjerg og Kalundborg Kommune benytter allerede MUE som elevadministrationssystem, og KMD er netop nu i gang med at tage hul på implementeringsplanen for 2024, som naturligvis er nøje afstemt med kunderne, så den rette timing er på plads i forhold til skoleårets årshjul. Enkelte steder kan der også være lokale forhold, som spiller ind i forhold til implementeringen af MUE:
- Vi hører også fra kommuner, som har skoler, hvor der er et generationsskifte på vej i en sekretærgruppe. I de tilfælde kan det naturligvis give god mening, at man går i gang med implementeringen af hele MUE med det samme. Så skal en ny gruppe sekretærer ikke først lære KMD Educa Elev at kende, og så MUE efter få måneder. Og lad mig blot understrege, at det kan vi naturligvis også håndtere, slutter Anette Larsen.
MU Elev principper
WEBBASERET
MU Elev sikrer, at brugeren ikke længere er tvunget til at sidde ved den samme computer, hvor programmet skal være installeret. Brugeren får et unikt ID og kan derfor arbejde ved hvilken som helst computer med adgang til internettet. Vi sikrer til enhver tid, at alt hvad du som bruger har foretaget dig, bliver gemt, samt at der er backup.
ROLLEBASERET
MU Elev er rollebaseret, hvilket betyder, at forskellige roller har hver deres adgang til værktøjet, og dermed kun ser det, der er relevant for den enkelte bruger. Af roller kan nævnes forældre, lærere, skolekontor og forvaltning
ASSISTERENDE
MU Elev er assisterende, hvilket betyder, at værktøjet et udviklet til, at det til enhver tid vil guide dig med relevante forslag i forhold til opsætning og opgaveløsning. Værktøjet handler ud fra et indbygget og indstilbart årshjul, der hjælper brugeren med at få opsat de relevante rammer for at kunne løse nødvendige opgaver på det rette tidspunkt. Det kunne eksempelvis være elevindskrivning, prøveoprettelser, automatisk genereret fraværsstatistik, observationslister i forhold til bekymrende fravær osv.
OPGAVEBASERET
MU Elev er opgavebaseret. Værktøjet er som elev-administrativt værktøj en nytænkning af den virkelighed, vi kender i dag. Det er ikke længere (alene) et elevkartotek med en række udvidede funktioner. Det er et værktøj, der er designet til at hjælpe med at løse de relevante opgaver, skolen skal løse.
MU Elev sikrer, at brugeren ikke længere er tvunget til at sidde ved den samme computer, hvor programmet skal være installeret. Brugeren får et unikt ID og kan derfor arbejde ved hvilken som helst computer med adgang til internettet. Vi sikrer til enhver tid, at alt hvad du som bruger har foretaget dig, bliver gemt, samt at der er backup.
ROLLEBASERET
MU Elev er rollebaseret, hvilket betyder, at forskellige roller har hver deres adgang til værktøjet, og dermed kun ser det, der er relevant for den enkelte bruger. Af roller kan nævnes forældre, lærere, skolekontor og forvaltning
ASSISTERENDE
MU Elev er assisterende, hvilket betyder, at værktøjet et udviklet til, at det til enhver tid vil guide dig med relevante forslag i forhold til opsætning og opgaveløsning. Værktøjet handler ud fra et indbygget og indstilbart årshjul, der hjælper brugeren med at få opsat de relevante rammer for at kunne løse nødvendige opgaver på det rette tidspunkt. Det kunne eksempelvis være elevindskrivning, prøveoprettelser, automatisk genereret fraværsstatistik, observationslister i forhold til bekymrende fravær osv.
OPGAVEBASERET
MU Elev er opgavebaseret. Værktøjet er som elev-administrativt værktøj en nytænkning af den virkelighed, vi kender i dag. Det er ikke længere (alene) et elevkartotek med en række udvidede funktioner. Det er et værktøj, der er designet til at hjælpe med at løse de relevante opgaver, skolen skal løse.