Digital Lønafstemning - en mere digital vej til at sikre korrekt løn
Den digitale hverdag er efterhånden på de fleste danske kommuners dagsorden, og derfor bliver det også mere og mere interessant at undersøge, hvordan det administrative arbejde kan digitaliseres yderligere. Det er netop, hvad Ringkøbing-Skjern Kommune har gjort, da de deltog i udviklingen af den nye løsning Digital Lønafstemning.
I starten af 2020 blev den nye løsning Digital Lønafstemning præsenteret for KMD Opus Personales kunder. Løsningen digitaliserer og erstatter den manuelle del af lønafstemningsprocessen, og frigiver dermed tid til sagsbehandling og andre arbejdsopgaver på lønkontoret. Ved hjælp af eksisterende datakendskab på tværs af de administrative løsninger kan KMD sammenstille data fra KMD Opus Personale, KMD Opus Økonomi og KMD Udbetaling og på den måde foretage en digitaliseret og automatisk lønafstemning af artkonti inden for løn. Herefter kan lønadministrationen tage fat og fokusere på, at sagsbehandle på de udeståender, der er opdaget på baggrund af afstemningen.
Forud for frigivelsen af Digital Lønafstemning påbegyndte KMD i september 2019 et kundeudviklingsprojekt med Brønderslev, Fanø og Ringkøbing-Skjern Kommune. Baggrunden for Ringkøbing-Skjern Kommunes deltagelse i projektet var bl.a., at de løbende arbejder med optimering af deres driftsprocesser og digitalisering, men også helt generelt ønsket om at: ”påvirke det I udvikler” som Gitte Ebbesen fra Ringkøbing-Skjern Kommune fortæller. ”Det er nemmere at påvirke inden produktet er sat i værk, end at vi skal til at udvikle noget efterfølgende, så derfor ville vi gerne deltage i det, så vi kunne få indflydelse og komme med idéer”. For KMD er der stor værdi i at udvikle nye løsninger eller funktionalitet i samarbejde med en eller flere kunder, for at få konkrete brugseksempler og best practise indarbejdet fra start. Det har også været afgørende i dette tilfælde, fordi lønafstemning kan være en kompleks opgave, der indeholder en stor grad af individuelt kendskab og viden.
Det er nemmere at påvirke inden produktet er sat i værk, end at vi skal til at udvikle noget efterfølgende, så derfor ville vi gerne deltage i det, så vi kunne få indflydelse og komme med idéer
KMDs erfaring er, at en tung del af lønafstemningsopgaven hos mange kunder handler om tilvejebringelse af datagrundlaget for afstemning af de enkelte konti. Ofte forholder sig også sådan, at 1-2 personer sidder med den nødvendige viden om, hvordan de relevante data fremsøges, og at der kræves særlige kompetencer og en vis struktur for at bearbejde disse data med henblik på at sikre korrekt grundlag til selve sagsbehandlingen efterfølgende. Det er netop bl.a. datagrundlaget, som Digital Lønafstemning sætter strøm til, mens de menneskelige og systemmæssige fejlkilder også minimeres. Derfor vil kunderne også opleve, at der er en effektiv besparelse af de timer, som bruges på den manuelle del af lønafstemningen hver måned.
For Ringkøbing-Skjerns vedkommende er det overordnet set det tidsbesparende aspekt, som har været synligt i første omgang: ”Lige nu og her så er det nok kun tidsbesparelsen, men vi ser jo selvfølgelig på sigt, at vi ikke er så sårbare og har flaskehalse. Nu kan alle forhåbentlig sætte sig ned og afstemme ud fra det her koncept, udfylde nogle datoer ud fra en vejledning, og så kan alle forhåbentlig afstemme.” På længere sigt vil sårbarheden ved aktørskifte mindskes, mens forståelsen for den enkelte konto øges.
Lige nu og her så er det nok kun tidsbesparelsen, men vi ser jo selvfølgelig på sigt, at vi ikke er så sårbare og har flaskehalse. Nu kan alle forhåbentlig sætte sig ned og afstemme ud fra det her koncept, udfylde nogle datoer ud fra en vejledning, og så kan alle forhåbentlig afstemme
Helt overordnet har Ringkøbing-Skjern Kommune, som så mange andre, fokus på at finde tidsbesparende gevinster ved at digitalisere deres arbejdsgange. Det var også formålet med at deltage i dette udviklingsprojekt, som har resulteret en i sammenhængende løsning set fra deres perspektiv. Derudover har Digital Lønstemning også bidraget til tidsbesparelser ved afstemningerne uden at skubbe ressourcer fra selve afstemningsopgaven til sagsbehandling. Generelt fortæller Gitte Ebbesen og Tove Andersen fra Ringkøbing-Skjern Kommune, at et udviklingssamarbejde med KMD kræver kendskab til de pågældende arbejdsgange og -opgaver som det pågældende projekt vedrører. Derudover er det også vigtigt, at de deltagende parter har en vision om, hvilken løsning der skal udvikles, samt hvilke funktioner den skal understøtte og i dette tilfælde automatisere. Det er netop, hvad Digital Lønafstemningen er et resultat af – et givende samarbejde, hvor alle parter i udviklingsgruppen har udfordret KMD på potentielle systemudfordringer og sikret den rette prioritering af muligheder i løsningen.
Ringkøbing-Skjern Kommune fortæller, at deres deltagelse i udviklingsprojektet har været et spændende forløb, hvor de har haft god sparring med KMD undervejs. Derfor deltager de gerne i lignende udviklingsprojekter i fremtiden, hvis det har relevans for kommunens behov og situation. Tid, ressourcer og ’den gode idé’ spiller nemlig en rolle ifølge Tove Andersen og Gitte Ebbesen. I dette tilfælde så de det som en enestående mulighed, som også har båret frugt: ”Vi var aldrig kommet til den her løsning, hvis ikke vi havde været i det her samarbejde med jer, for så havde vi kun fået en robot til at lave udtrækkene til et Excelark, og så skulle vi selv i gang med at afstemme efterfølgende.” fortæller Tove Andersen.
Vi var aldrig kommet til den her løsning, hvis ikke vi havde været i det her samarbejde med jer, for så havde vi kun fået en robot til at lave udtrækkene til et Excelark, og så skulle vi selv i gang med at afstemme efterfølgende.
Det skaber stor værdi for KMD at samarbejde med kunder i forskellige omfang. Derfor skal der også lyde en rigtig stor tak til Ringkøbing-Skjern Kommune samt de øvrige kunder, som har deltaget i projektet og udviklingen af Digital Lønafstemning.
Hvis du ønsker at høre mere om løsningen Digital lønafstemning, er du velkommen til at kontakte din salgskontakt i KMD.