Århus Kommune

I efteråret har flere kommunale kunder deltaget i et pilotprojekt. Pilotprojektet dækkede over det nyeste skud på stammen i forhold til effektivisering inden for Løn- og Personaleadministration.

Løsningen er målrettet hele tankegangen om en mere effektiv dagligdag. Det vurderes fra KMD’s perspektiv, at løsningen vil kunne minimere den administrative arbejdsbyrde med en betydelig del. Her fortæller Aarhus Kommune, som har deltaget i udviklingen af løsningen, at: "Hvis man ser isoleret set på faktura ved negativ udbetaling, så har vi helt sikkert sparet ressourcer! Det er jeg ikke i tvivl om." Vibeke Juel, Aarhus kommune. Derudover kan Sorø Kommune, som også har deltaget i dette udviklingsprojekt fortælle, at: ”vi har reduceret vores behandlingstid til ca. det halve.” Pia Kronow, Sorø Kommune.

Faktura ved negativ udbetaling

  • Løsningen samler lønudbetaling- og indkrævningsprocessen i et system.
  • Automatiseret proces for håndtering af regninger til medarbejderen i forbindelse med negative lønudbetalinger.
  • Et værktøj som understøtter, at lønkontoret får indkrævet de penge, som medarbejderen skylder.

Efter hver lønkørsel og efter hver aperiodisk lønkørsel er det muligt at få et overblik over alle de medarbejdere, der er beregnet med en negativ løn eller negative feriepenge i lønberegningen. Via den nye dialog er det muligt at markere for, om medarbejderen skal have dannet en regning, eller om medarbejderen skal fortsætte med det negative beløb til næste lønkørsel. KMD afvikler hver aften et program, der udsøger de medarbejdere, der er markeret til at skulle have en regning, og overfører det negative beløb til KMD Opus Debitorsystem. I forlængelse af dette fortæller Vibeke Juel fra Aarhus Kommune, at løsningen har gjort arbejdsgange mere fleksible og minimeret arbejdspresset efter hvert månedsskifte, fordi de netop kan arbejde mere agilt og håndtere negativ løn i løbet af måneden.

Tidligere manuelle arbejdsgange med overførsel til Excel og lokal aktivering på drev, er nu overtaget af systemunderstøttelse. Dette giver et stort og meget overskueligt overblik, hvor det altid er muligt at udsøge negativ løn og -ferie på tværs af både aflønningsform, organisation og perioder. Derudover er det let at overskue mængden af negativ løn og -ferie, og det er let at overskue, hvilke der er fremsendt regning på, og hvilke der går videre til behandling til næste lønkørsel. Det betyder noget i forhold til vores prioriteringer af ressourcer til opgaven, idet vi ikke længere skal dobbeltbehandle de, der går igen. Tidligere havde vi ikke dette overblik og i vi har bestemt sparret ressourcer herop.

Vibeke Juel fra Aarhus Kommune

Ydermere kan Pia Kronow fortælle, at de, hos Sorø Kommune, nu kan: ”klare hele opgaven med at sende en regning til medarbejderen kun via Opus Løn og skal ikke aktivt ind i debitorsystemet, som vi skulle tidligere for at udarbejde selve regningen. Det er derfor blevet meget nemmere at håndtere de negative lønspecifikationer.

Ordinær lønkørsel

Efter hver lønkørsel, på dag 2 om aftenen, overføres medarbejdere med negativ løn eller negative feriepenge til den nye løsning og til videre behandling.

Aperiodisk lønkørsel

Efter hver aperiodiske lønkørsel overføres eventuelle medarbejdere med negativ løn eller negative feriepenge til den nye løsning og til videre behandling.

Kunderne bakker op

De kunder der har været med i udviklingsprojektet, har alle kvitteret med ros til den nye løsning.

Pia Kronow fra Sorø Kommune giver udtryk for, at det har været spændende at deltage i dette udviklingsprojekt samt være med til at præge løsningen og fortæller: ”Vi vil helt sikkert gerne deltage igen, hvis vi får mulighed for det, og der kan ses en gevinst for os i vores daglige arbejde.” Derudover råder hun også andre kommuner, store som små, til at deltage og anbefaler: ”Spring ud i det, hvis der er tid og overskud til det. Nu var denne løsning jo nok ikke en af de største, og derfor har vi heller ikke brugt mange ekstra timer på dette projekt, men vi er rigtig glade for resultatet og for at få lov til at gøre det så optimalt som muligt i forhold til vores arbejde.”

Vibeke Juel fra Aarhus Kommune er både begejstret for selve løsningen, men også styrken i at samarbejde med KMD i forbindelse med udviklingsprojekter: "Jeg synes, at det er nogle rigtig gode forløb, vi får lavet, når vi laver udviklingsprojekter sammen. KMD ved lige præcis, hvordan og hvorledes tingene skal strikkes sammen, og vi får lov til, i kommunerne, at fortælle om vores arbejdsgange og vores hverdag. Når vi forener de to ting, så synes jeg, at det giver nogle rigtig gode resultater!" Vibeke Juel, Aarhus Kommune.

KMD spurgte Vibeke, om deltagelsen i pilotprojektet var givet godt ud, og om Aarhus Kommune ville deltage en anden gang. "Det er et godt forløb, når man sammen sætter sig ned og finder ud af, hvad er det egentlig, der skal til for, at det her kommer til at fungere både systemteknisk og også i den hverdag, der er ude i kommunerne. Jeg har det rigtig godt med de her forløb!". Vibeke tilføjer: "Selvom det koster os nogle ressourcer, så synes jeg, at det er rigtig vigtigt, for vi får også lov til at byde ind med vores hverdag." Vibeke Juel, Aarhus Kommune.

Der skal lyde en stor tak til Aarhus Kommune, Sorø Kommune samt de øvrige, som har deltaget i udviklingsprojektet!

I alt benytter 11 kommuner sig af funktionaliteten.

Vækker funktionaliteten interesse for din kommune, så tag fat i jeres Service Delivery Manager eller ret henvendelse via Help Desk, for yderligere information.

Mere om KMD Opus

Hold dig opdateret

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få de seneste nyheder, indsigter og invitationer fra KMD Administration.

Tilmeld dig her