Ambulance fra Region Syddanmark

Umiddelbart kan det nok provokere at forbinde noget så livsvigtigt som ambulancekørsel med e-sport. Men for ambulancedisponenterne i Region Syddanmark er parallellen ikke helt skæv. Jo bedre og jo hurtigere de kan overskue opgaver og ressourcer på skærmen, jo hurtigere kan borgerne få assistance. Og det hjælper en specialudviklet BI-løsning med.

Responstiden handler om hurtig hjælp

Når de blå blink rykker ud i Region Syddanmark, er der to forhold, der for alvor tæller: Responstiden og dokumentation af responstiden. Responstiden er den tid, der går fra eksempelvis en ambulance er bestilt, til den når frem, og den er et kritisk målepunkt både for borgerne og deres politikere.

- Det lyder måske enkelt. At måle tiden fra et opkald til ankomst på adressen. Men når vi også vil bruge vores rapportering til at udnytte ressourcerne optimalt her og nu, har vi brug for, at rapporteringen nærmest er i realtid. Samtidig er det vigtigt, at den er valid – og at den har en form, der motiverer medarbejderne til at bruge den. Det er sådan et redskab, vi har udviklet i samarbejde med KMD. Og det har langt fra været en enkel opgave, men jeg vil bestemt kalde det en succes, fortæller Kim Ahlers, der er vagtcentralchef hos Region Syddanmark.

Missionen skal lykkes – hver dag

Ambulancer, lægebiler, helikoptere, sygetransporter, nødbehandlere og akutbiler. Næsten 100 beredskaber står hver dag klar til at rykke ud til mere eller mindre akutte situationer i hele regionen. På vagtcentralen i Odense sidder et 3-mands team klar til at sende beredskaberne af sted – og det er en mission, der både kræver gode værktøjer og is i maven. Og det er her, parallellen til e-sport
kommer ind i billedet. For de ved, hvad der er bestilt lige nu, men de ved ikke, hvad der akut bliver brug for om en halv time.

Vagtcentralens i alt ca. 20 ambulancedisponenter er helt centrale i den opgave, vagtcentralen har løst sammen med KMD.

- Det er disponenterne, der skal få så meget som muligt ud af vores ressourcer. Derfor har det været vigtigt at skabe et redskab, de ville tage til sig. Og det gør de, når de for eksempel får en opdateret status hvert kvarter. Så kan de prioritere i nuet eller flytte ressourcer rundt, hvis der er behov for det, forklarer Kim Ahlers.

Det er sygeplejersker og reddere, der tager i mod 112- opkald, og også her benytter regionen sin BI-løsning fra KMD. Kunsten er at balancere antallet af medarbejdere med antallet af opkald, og den balance monitorerer regionen også løbende, så borgerne kan få hurtig hjælp.

Valide data er alfa og omega

Hvert 20. sekund fortæller en ambulance, hvor den er, så man både kan følge, hvor hurtigt den tilbagelægger bestemte strækninger, og hvor hurtigt den kom ud. Men der sker fejl – og fejlene skal både findes og rettes.

Dette bliver håndteret af systemets interaktive datakvalitetshåndtering. Den danner løbende observationslister, der giver de enkelte disponenter mulighed at rette op på fejlbehæftede data. For eksempel når ambulanceredderne prioriterer akut førstehjælp frem for at registrere ankomsten til skadestedet korrekt.

- Hvis en ambulance er rapporteret fremme men ikke har samme koordinater som målet, må vi undersøge hvorfor. Her kan der både være tekniske og menneskelige faktorer inde i billedet, og alt det samler vi op på hurtigst muligt, mens de implicerede kan huske hændelsen. Vores rapportering er jo ikke bedre end datagrundlaget, understreger Kim Ahlers.

En intens proces gik forud

Opgaven landede på Kim Ahlers bord, da regionen udbød ambulancedriften og samtidig hjemtog disponeringsfunktionen i 2015. Han vidste straks, det ville kræve avanceret rapportering, og opgaven blev ikke enklere, da regionen samtidig skiftede disponeringssystem. Derfor fremhæver Kim Ahlers det tætte samarbejde, der gik forud for driften.

- I det meste af et år mødtes vi jævnligt tre mand høj fra regionen med vores konsulent fra KMD. Det gav en tæt proces, hvor vi løbende fik forklaret opgaven for KMD, justeret og præciseret. I processen fik vi virkelig forenet vores faglighed med det store kendskab, vores konsulent har til at omsætte vores ønsker til relevante KPI’er. Og ikke mindst værktøjer vores medarbejdere kan bruge i hverdagen.

Nøgletal rykker i virkeligheden

Selvom responstiden er det absolut mest efterspurgte, leverer BI-løsningen og dens snart 3 års data også indsigt til de mere langsigtede beslutninger. Er beredskabet korrekt dimensioneret? Er det placeret optimalt? Er det nødvendigt at justere enten antallet af ambulancer eller servicemålene? Og hvordan ser landskabet ud under de generelle tal – for kommuner, postnumre eller områder?

- Det, vi sætter fokus på, rykker. Så når vi sætter fokus på nøgletal og benhård drift, kan vi hjælpe folk hurtigere. Og det er jo den mission, vi er sat på, slutter Kim Ahlers.

Beredskabet pr. 1. juli 2018 i Region Syddanmark

Region Syddanmark råder over 6 akutlægebiler, 3 akutbiler, 4 helikoptere*, 14 sygetransporter og 71 ambulancer, der tilsammen udgør det professionelle beredskab. Vagtcentralen modtager i gennemsnit over 500 opkald i døgnet, og det dækker både opkald fra borgere, der har akut brug for hjælp (112), og opkald fra læger og sygehuse.

*sammen med andre regioner og fra Tyskland